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雲端安全性與專案管理權限管理-03

《Google工具輕鬆上手!專案管理不用怕》

雲端資料安全嗎?幾乎每一人都會關心的問題?也許大家會擔心,為何要將重要的資料給他人保管,不過,想想自己對錢的處理,錢對每一個人而言都是貴重,那為何要存放於銀行呢?

將資料交給專業人士來進行保管,不但可以保管,還可以進行異地備份,就以下三種狀況,來提供大家思考:


一、內部主機 vs. 雲端硬碟
資料放在公司內部的主機大家都會覺得非常的安全,可是別忘記了資料的存放,除此之外,還有桌機、筆電,跟USB。簡單的觀察,公司重要的資料被放在沒有被保護的桌機或者是筆電上,例如總經理的電腦。每十台筆記型電腦會有一台被偷,於USB方面,有高達66%的人,遺失過他們的USB,而這USB裡面放有重要的資料。


若是將資料放在雲端的硬碟就不會帶用USB,不會有遺失與被偷,電腦的資料也可以受到保謢。同時長期儲存的效果,更不用擔心檔案與郵件損壞,更不用怕害主機會被偷喔!



二、政府機關有權檢視我的資料嗎?
Google很重視個人的隱私,除非政府機關提出符合的法律的程序。絕不會「開後門」,讓他人存取您的資料或資料所屬的伺服器。這表示任何政府單位 (無論隸屬美國或其他國家/地區) 都無法直接存取 Google 使用者的資訊。


比較有名的案例是,美國司法部2006年要求,Google交出2005年6月1號到7月31號兩個月的關鍵字檢索,主的目的是要查出有多少的兒童會搜尋到色情內容,但Google拒絕了,最後美國司法部告上法庭,判決的結果是Google並不需要交出資料。

三、資料放在Google安全嗎?
Google所有的資訊都採取與網路銀行同等的安全機制。
裡面有許多安全的專家致力維護資料的安全,保護您的資訊。維護服務時獲得的深入分析資料,有助於Google預先偵測及自動封鎖安全性威脅,站在前線幫我們好好把關。如果偵測到安全性風險並認為需要通知您,會發出通知。


除了系統本身,那麼?我們做什麼事情可以讓資料更安全,提供以下五個作法供大家參考
  1. 定期備份資料
  2. 使用獨立的密碼不要社群混用
  3. 建立備份的郵件與手機號碼
  4. 設定可疑活動的主動要通知
  5. 開啟兩步驟的驗證
這些(做法)都會讓你的資料更為安全,特別要跟各位介紹的是保護二跟保護五,如何設定密碼?密碼設定的第一個原則,長度一定要8碼,但不要隨設定,例如:12345678、password…等,雖有八碼,還是很容易資料外洩,如何來設定呢?

設定的密碼技巧大家可以用的是聯想的方式,例如,大家最常用的密碼就是自己的英文(名子),那麼,例如個人的英文名字為Jason,就可以把英文Jason將a改@,將s改為$的符號,想一下您的密碼要如何來設定,才會好記又好用。

再來要與各位分享是兩步驟的驗證,為什麼有需要兩步驟證?因為我們會在各式各樣的場所使用電腦,兩步驟的驗證可以強化我們帳戶的安全。


 

使用兩步驟驗證時,不但要輸入帳戶密碼,時也要再要輸入另外一組密碼,這一組密碼是由你的手機接收或是存放於USB當中,這樣資料的安全性就會大大的增加。
詳細設定請參考:開啟兩步驟驗證功能

啟用兩步驟之後,各位要記得你必需要輸入你的帳號密碼,還有Google會傳一個密碼到你的手機上,因此你出門的時候要記得帶(手機)哦!
了解雲端安全性之後,我們再來看Google的權限設定的種類,與如何來規劃,Google的權限大致有三種,但要視APP的屬性而定。三種分別為編輯、註解以及檢視,編輯指的是最大權限可以新增及編輯內容,註解只能提供建議但無法編輯內容,檢視當然只能看喔!



有這樣的概念之後,我們就可以把專案成員、檔案名稱與GoogleAPP,製作成一張權限表。什麼的角色需要什麼樣的權限?例如,專案核心成員必定有最大的權限,若是支援的角色,只要有註解即可。這樣的設定將有助於各位進行資料共享的時候,可以讓資料更進一步的受到安全的保護機制與管理。

就動手試試看,同時,有需要的話,也可以請分享給專案的成員哦!

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