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專案管理的概念與範疇-02

《Google工具輕鬆上手!專案管理不用怕》

現代人事情很多,不管是公事還是私事,每天總有做不完的事,所以才會覺得這些做不完的事有必要管一管。因此,衍生出了「專案管理」以及「時間管理」兩個概念。不過專案管理聽起來有點難,到底什麼是專案?常聽高手說,人生無處不是「專案」。

專案感覺上很特別,其實專案無所不在,例如:搬家結婚舉辦員工旅遊…等都是專案。專案與一般工作有什麼差別呢?通常工作,一般指的是例行性的日常工作,對相於一般工作來說,專案是屬於非例行性的,專案有以下幾個特徵:
  • 清楚定義的工作範疇
  • 具一次性跟多工作業
  • 會有明確的開始及結束的時間
  • 有預算的限制
  • 有一個專責團隊

由以上幾特徵,進行簡區分一下,是否比較容易判斷呢?進一步來說明,專案管理的三五十,分別為金三角,五流程,十領域。當然這是給初次進行專案管理的夥伴,相關的細節就請參照PMP。

專案管理裡的金三角為何?就是時間、品質與成本,這三個是專案經人最關心的,完成一個專案我們經常掛在嘴邊,要如期、如質、如預算。

專案進行時要管理的事務較多,因此會有一個標準的流程讓大家依循。為了要讓專案能達到金三角的要求,進行專案時候我們通常會依據五大流程。五大流程從右上角開始分別為起始、計劃、執行、控管最後是結案,那這五個流程的關係是什麼呢?

專案的起始會有一個目標,這個目標用來訂計劃有了計劃之後會執行,在執行的過程我們必需要進行監控與控制,因此計劃、執行與監控就會形成一個小循環,不斷的循環到專案結束為止,然後最後會進行專案結案的動作,五個流程當中會有許多的細項需要執行,依序往下開展我們稱之為十大領域。

專案管理的十大領域裡,A會有序為專案的整合、專案的範疇,專案時程規劃、專案的成本,專案的品質、裡面會有哪些成員,還有溝通的機制、專案的利害關係人,專案的風險、最後為採購,以上就是我們經常聽到的五個大流程及十大領域。



對於第一次接觸專案管理的朋友是否有初步的認識呢?如果想要進一步深入瞭解專案管理的運作方式,建議各位可以買相關書或上網搜尋相關的資料或是參與相關課程,在專案有了基礎概念之後在未展開專案之前,通常我們先會對專案範疇先進行確認,專案範疇是非常重要。

範疇管理大概是我們在工作上頭最關鍵的一項工作了,當主管交辦一項工作下來時,你如何確保你完全明瞭主管要你做的內容是什麼?也就是說做到那些東西就能滿足老闆的需求。

以讀書會例,主管要的是大家都參加,你限制名額,因為你告訴他,這樣做,比較省成本,也不會浪費大家的時間,但主管卻說,要大家參加主要是要提升競爭力,為未來準備,把你「柔性勸導」一陣子,希望下次能問清楚,當你犯了類似的錯誤,代表執行的範疇不對,因為範疇管理清楚的告訴我們:「完成所有範疇內的事情,且只做範疇內的事情。」為何?回到專案的定義與金三角,就清楚明瞭。

重新來過,如果公司想要辦一個讀書會,那大家都會一頭霧水,讀書會目的?讀書會的內容?我要去哪裡讀?我一定要參加嗎?那麼如果我們要將讀書會的內容,描述的清楚一點我們可運用管理理論5W2H,這是一個廣為人知用於工作內容思考通用型架構。

用一個實際的案例來跟各位說明例,例如公司想要辦讀書會但這樣子不容易定義清楚,我們可以將它展開配合管理理論五W2H來,展開之後就會變成這樣,有目的、內容、地點、成本、時間、人員、以及如何做,各位有沒有發現我們要辦讀書會這件事情,透過這樣的架構來展開就會變得非常清楚,這一張圖是如何做出來的呢?它是用心智圖軟體Xmind完成的,相關請參考以下文章:架構思考讓企劃有好開始-11


一個專案的範疇在定義上,若是初學者或是一般性的專案,可善用管理理論來配合,才不會導致專案無法結案的困境,範疇一但出現誤差時,時程、成本與資源的預估就會造成偏差,甚至可以說是整個專案的規劃都會出了問題,專案範疇定義不清或者範疇控制不當,專案執行過程中,若是進行修正時,所花費的成本往往非常高,範疇定義首重需求的收集與確認,前頭多下功夫,後頭才會輕鬆。

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個人年度計劃﹙職涯發展﹚ for 2020

5、4、3、2、1…新年快樂,新年新希望…﹙不變的台詞,變化的歲月﹚

「煙火好像沒有比從前好看,但還是不自覺地走過來。真希望明年能到世界各地去旅行,不再被一堆鳥事圍繞!!」看著煙火的Sandy,自然地脫口而出。「這不是跟去年一樣嗎?又是去旅行,S小姐,能點些別的嗎?」Sandy最要好朋友,一旁吐糟說…
旅行,不是許願就好,總是要做點什麼吧??每個人心中都有想做的事,只是有人經常想,有人只有在「特別節日想」,例如:12/31、或是生日時,有人費了很大的勁,也不太清楚自己要許什麼願望,因為想要的太多。

秋高氣爽的九月,公司會開始例行性進行一項計畫,就是設定明年目標。光是為公司想明年的目標,再加上今年底公司要檢討今年成果,早已有些焦頭爛額,再也找不出時間為自己想想,自己需要的是什麼?

每年都為達成公司的使命而努力,自己的願望清單早已深埋工作中,難道這是上班族無法扭轉的宿命嗎?回想起,就有些許不甘心,為何我變成現在這個樣子?

古有云:「你想什麼?就會去做什麼?然後經驗什麼?你就是什麼?」我們都希望明天的我,變得比今天更好更進步。期待未來的生活與過去不同,享有人生不同面貌,實踐自己的夢想。

夢想很大,有點摸不著頭緒,容易讓人感覺是混亂的,那倒不如從一個點出發。想要重整人生,或許年度計畫是一個不錯的起點。

如何來展開年度計畫呢?當我們覺得混亂的時候,擺脫方法超簡單,解法就在各位的手機上。當我們把玩著手機時,發現有點混亂時,會想到回到原始點,此時,會直覺按Home鍵。年度計畫也是一樣,要先找到一個起始點,按下Home鍵是一個不錯的方法。


年度計畫的Home鍵是什麼呢?其實,它是一個人生的參考點。探索人生參考點的方法有很多,推薦一個方法給大家,就是生命之輪。運用生命之輪的八個面向﹙分別為:工作、學習、家庭、健身、休閒、人脈、靈性、理財﹚進行反思,如同Home鍵,用來找到年度計畫的起始點。

生命之輪的操作方式為,將八個面向分為滿意度與時間配置。最滿意為10分,不滿意為0分。利用十分鐘的時間,就可以得出兩個輪子樣貌,不知您手上的形狀為何?是圓滑平衡?還是奇形怪狀?

完成之後,問問自己為何會有這樣分數?有什麼樣高峰經驗可以回想?從高峰經驗中獲得什麼?想要改善的是什麼?這就是年度畫的Home鍵,找到立足點,就知悉自己目前處境為何?依據這樣的結果來設定年度計畫,就會有所依據,進退之間能夠拿捏。

接續,開始構思年…

Evernote筆記進階搜尋技巧-07

《數位職人必備的超效知識管理術》 搜尋,是改變人類學習樣貌的兩個關鍵字。過去,是一個擁有知識為王的年代,有知識佔盡先機。但近年來,人們學習的方式產生很大的變化,在這個網路上幾乎什麼都查得到的年代,「補習」、「上課」似乎慢慢過時了。

Google認為,現代人需要的不是課程,而是「經驗值」。若要能快速吸收好的經驗值,自己也需要下一些功夫,需要有一些先備的知識。在自己打造的圖書館﹙Evernote﹚內搜尋,就是一個重要的起始點,若發現不足,再以這些知識為背景,向外去延伸與求助時,目標與範疇明確,進而漫遊於網路知識海時就不會迷失。
於Evernote中搜尋,廣義而言,個人總共分以下三種:
搜尋語法:利用關鍵字或是程式語法標籤記事:利用標籤,串接不同的「記事本」的「記事」記事內連結:利用「記事」內部超連結,變成一個知識網,如同大腦一樣,可以利用聯想找您需要的內容這一篇文章,將專注於第一種類別的介紹,讓大家知悉相關的語法。要於Evernote中搜尋,可以直接使用我們已學會搜尋技巧,不過,Evernote也有進階的語法﹙參考網址於最下方﹚,讓我們來嚐試應用,一起來操做。

關鍵字搜尋
於右上角搜尋的欄位中,鍵字您要搜尋的內容:
不確定需要的資料的位置時,想要擴大搜尋範圍:any: 專家 知識管理已確定需要的資料所含的關鍵字,想要縮小搜尋範圍:專家 知識管理﹙去除any: 這個語法﹚若記得「記事」的標題,可以直接搜尋標題:intitle:知識管理※小秘技:搜尋時可以加入 “知識管理"﹙雙引號﹚來找出完全符合這個詞組的「記事」,或是透過「 -專家 」在搜尋時排除有出現 “專家“ 關鍵字的「記事」。

利用時間搜尋找回憶
機器幫我們「快速」找資料,人類則賦予這些資料存在的「意義」,時間流是人重要的認知,運用對時間的概念加上語法來搜尋,可以如此來巧妙搭配應用:
想知道過去一週使用Evernote的狀況:created:week-1想知道過去一週完成哪些事情:reminderDoneTime:day-7﹙若要有結果,記事內含核取方塊且勾選完成之記事﹚想知道2017這一整年收集的資料:created:20170101 -created:20171231
強化資源應用的方法
書是我們最好的朋友,但很多時候,我們並未充份使用它。我將有關於書的「記事」,建立一則範本給記錄書籍用。書買來之後,利用「記事」範本來記錄…

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