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雲端安全性與專案管理權限管理-03

《Google工具輕鬆上手!專案管理不用怕》

雲端資料安全嗎?幾乎每一人都會關心的問題?也許大家會擔心,為何要將重要的資料給他人保管,不過,想想自己對錢的處理,錢對每一個人而言都是貴重,那為何要存放於銀行呢?

將資料交給專業人士來進行保管,不但可以保管,還可以進行異地備份,就以下三種狀況,來提供大家思考:


一、內部主機 vs. 雲端硬碟
資料放在公司內部的主機大家都會覺得非常的安全,可是別忘記了資料的存放,除此之外,還有桌機、筆電,跟USB。簡單的觀察,公司重要的資料被放在沒有被保護的桌機或者是筆電上,例如總經理的電腦。每十台筆記型電腦會有一台被偷,於USB方面,有高達66%的人,遺失過他們的USB,而這USB裡面放有重要的資料。


若是將資料放在雲端的硬碟就不會帶用USB,不會有遺失與被偷,電腦的資料也可以受到保謢。同時長期儲存的效果,更不用擔心檔案與郵件損壞,更不用怕害主機會被偷喔!



二、政府機關有權檢視我的資料嗎?
Google很重視個人的隱私,除非政府機關提出符合的法律的程序。絕不會「開後門」,讓他人存取您的資料或資料所屬的伺服器。這表示任何政府單位 (無論隸屬美國或其他國家/地區) 都無法直接存取 Google 使用者的資訊。


比較有名的案例是,美國司法部2006年要求,Google交出2005年6月1號到7月31號兩個月的關鍵字檢索,主的目的是要查出有多少的兒童會搜尋到色情內容,但Google拒絕了,最後美國司法部告上法庭,判決的結果是Google並不需要交出資料。

三、資料放在Google安全嗎?
Google所有的資訊都採取與網路銀行同等的安全機制。
裡面有許多安全的專家致力維護資料的安全,保護您的資訊。維護服務時獲得的深入分析資料,有助於Google預先偵測及自動封鎖安全性威脅,站在前線幫我們好好把關。如果偵測到安全性風險並認為需要通知您,會發出通知。


除了系統本身,那麼?我們做什麼事情可以讓資料更安全,提供以下五個作法供大家參考
  1. 定期備份資料
  2. 使用獨立的密碼不要社群混用
  3. 建立備份的郵件與手機號碼
  4. 設定可疑活動的主動要通知
  5. 開啟兩步驟的驗證
這些(做法)都會讓你的資料更為安全,特別要跟各位介紹的是保護二跟保護五,如何設定密碼?密碼設定的第一個原則,長度一定要8碼,但不要隨設定,例如:12345678、password…等,雖有八碼,還是很容易資料外洩,如何來設定呢?

設定的密碼技巧大家可以用的是聯想的方式,例如,大家最常用的密碼就是自己的英文(名子),那麼,例如個人的英文名字為Jason,就可以把英文Jason將a改@,將s改為$的符號,想一下您的密碼要如何來設定,才會好記又好用。

再來要與各位分享是兩步驟的驗證,為什麼有需要兩步驟證?因為我們會在各式各樣的場所使用電腦,兩步驟的驗證可以強化我們帳戶的安全。


 

使用兩步驟驗證時,不但要輸入帳戶密碼,時也要再要輸入另外一組密碼,這一組密碼是由你的手機接收或是存放於USB當中,這樣資料的安全性就會大大的增加。
詳細設定請參考:開啟兩步驟驗證功能

啟用兩步驟之後,各位要記得你必需要輸入你的帳號密碼,還有Google會傳一個密碼到你的手機上,因此你出門的時候要記得帶(手機)哦!
了解雲端安全性之後,我們再來看Google的權限設定的種類,與如何來規劃,Google的權限大致有三種,但要視APP的屬性而定。三種分別為編輯、註解以及檢視,編輯指的是最大權限可以新增及編輯內容,註解只能提供建議但無法編輯內容,檢視當然只能看喔!



有這樣的概念之後,我們就可以把專案成員、檔案名稱與GoogleAPP,製作成一張權限表。什麼的角色需要什麼樣的權限?例如,專案核心成員必定有最大的權限,若是支援的角色,只要有註解即可。這樣的設定將有助於各位進行資料共享的時候,可以讓資料更進一步的受到安全的保護機制與管理。

就動手試試看,同時,有需要的話,也可以請分享給專案的成員哦!

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個人年度計劃﹙職涯發展﹚ for 2020

5、4、3、2、1…新年快樂,新年新希望…﹙不變的台詞,變化的歲月﹚

「煙火好像沒有比從前好看,但還是不自覺地走過來。真希望明年能到世界各地去旅行,不再被一堆鳥事圍繞!!」看著煙火的Sandy,自然地脫口而出。「這不是跟去年一樣嗎?又是去旅行,S小姐,能點些別的嗎?」Sandy最要好朋友,一旁吐糟說…
旅行,不是許願就好,總是要做點什麼吧??每個人心中都有想做的事,只是有人經常想,有人只有在「特別節日想」,例如:12/31、或是生日時,有人費了很大的勁,也不太清楚自己要許什麼願望,因為想要的太多。

秋高氣爽的九月,公司會開始例行性進行一項計畫,就是設定明年目標。光是為公司想明年的目標,再加上今年底公司要檢討今年成果,早已有些焦頭爛額,再也找不出時間為自己想想,自己需要的是什麼?

每年都為達成公司的使命而努力,自己的願望清單早已深埋工作中,難道這是上班族無法扭轉的宿命嗎?回想起,就有些許不甘心,為何我變成現在這個樣子?

古有云:「你想什麼?就會去做什麼?然後經驗什麼?你就是什麼?」我們都希望明天的我,變得比今天更好更進步。期待未來的生活與過去不同,享有人生不同面貌,實踐自己的夢想。

夢想很大,有點摸不著頭緒,容易讓人感覺是混亂的,那倒不如從一個點出發。想要重整人生,或許年度計畫是一個不錯的起點。

如何來展開年度計畫呢?當我們覺得混亂的時候,擺脫方法超簡單,解法就在各位的手機上。當我們把玩著手機時,發現有點混亂時,會想到回到原始點,此時,會直覺按Home鍵。年度計畫也是一樣,要先找到一個起始點,按下Home鍵是一個不錯的方法。


年度計畫的Home鍵是什麼呢?其實,它是一個人生的參考點。探索人生參考點的方法有很多,推薦一個方法給大家,就是生命之輪。運用生命之輪的八個面向﹙分別為:工作、學習、家庭、健身、休閒、人脈、靈性、理財﹚進行反思,如同Home鍵,用來找到年度計畫的起始點。

生命之輪的操作方式為,將八個面向分為滿意度與時間配置。最滿意為10分,不滿意為0分。利用十分鐘的時間,就可以得出兩個輪子樣貌,不知您手上的形狀為何?是圓滑平衡?還是奇形怪狀?

完成之後,問問自己為何會有這樣分數?有什麼樣高峰經驗可以回想?從高峰經驗中獲得什麼?想要改善的是什麼?這就是年度畫的Home鍵,找到立足點,就知悉自己目前處境為何?依據這樣的結果來設定年度計畫,就會有所依據,進退之間能夠拿捏。

接續,開始構思年…

用心智圖畫出未來的職涯道路-08

《職場心智圖-超簡單、高效能》  

週五的夜晚,小秀與同事聚餐之後道別,隔日是週末假期但心情卻不如以往,有著一點點憂愁。一位與自己熟悉的夥伴即將離職轉換跑道,小秀面對未來的工作,心中多了一份焦慮。

小秀從事這份主編的工作,已將近三年,面對未來的職場,並沒有因為工作的熟悉度而展現出自信,反而因為世界正在快速的轉變,對自己的未來迷惘加深,卻不知該如何有效的思考。

除此自己考量之外,還有當我們遇見AI,人的優勢在哪裡?美國智庫皮尤研究中心,2017年調查4100名美國人,對此看法,超過7成的受調者擔心電腦將會搶走自己的飯碗。創新工場董事長兼首席執行官李開復曾說:「AL幫我們做重複性工作、釋放我們去做更多該做的事情。」

面對未來職涯該如何規劃?從三個面向來進行,稱之為職涯的金三角,三個要素為職業興趣、能力強項與價值觀。三要素對職涯上所代表意涵為:
能力強項:代表的是我最會什麼?少了『能力』,做起來會辛苦。職業興趣:呈現我喜歡做什麼?少了『興趣』,做起來會無趣。價值觀:我重視什麼?沒有什麼覺得沒有意義?少了『價值觀』,做起來難持久…
這三個面向,要考量的內容有很多,如何思考?這時可以利用心智圖來進行整合思緒,發散思考的同時兼具邏輯性的整合,
以小秀的個人職涯規劃為案例,繪製步驟如下:

一、繪製中心主題
中心主題代表的是一個未來性,代表自己未來的職涯想要達到的理想狀態。現職從事主編的小秀,在未來三年,希望能更有自信的去面對多變的未來,並且能獨當一面,於是在中心主題上畫下一位女生代表自己,看起來很開心,再加入一件超人裝,傳達的意涵為三年後的自己能力如同超人一般,最後於中心主題下方,再寫上自己的名字。圖案視覺化於中央,對於各面向的整合更容易聚焦。

二、職涯內容的展開
依據職涯金三角,將職業興趣、能力強項與價值觀,變成是心智圖的主幹。對於主幹顏色的選擇,職業興趣選用綠色來呈現,代表是一種樂在工作的感覺。能力強項,則是用橙色,有點黃金富裕的感覺,代表是內容越多,報酬就會越多金。價值觀選用藍色,代表是心中一把尺。



三、資料的探索與統整
能力強項:小秀最需要的是能力強項的探索,此時可以利用運用能力探索工具,例如個人技能評估表、能力強項卡…等,來協助小秀更加瞭解自己,將探索後的結果,整理至心智圖中。除了工具輔助之外,這時也可以回顧近幾年的工作經驗,將這些工具不足之處,加以補充。每一個人能力很多元,於未來職場發展的概…

「搞定」自己時間核心關鍵-流程✚工具

牆上時間晚上九點,課長終於結束一天的行程,緩緩靠上椅子,準備下班。在眾人的眼中,十分盡責,下一個升遷的人選,當然是他。

一年一度的升遷,公佈欄上的經理名字,居然不是課長,而是每天準時下班的專員。怎麼會這樣?原來企業需要新模式來帶領。一例一休的新法規,每週工時四十小時外,企業必須落實週休二日。必要時雖可在休息日工作,但加班費大幅提高,以月薪三萬元的上班族來說,加班八小時的人力費用,從本來五六百元大幅提升到一千五百元以上。

「事情做不完,我自願加班」,以後很難行得通,沒有功勞也有苦勞的思維模式,受到嚴酷的考驗。主管眼中對「能幹」的定義,將快速轉變為「充分把握上班時間完成工作」,因為,這才代表能以最低成本達到目標。

TED《如何掌控你的空閒時間》演說中,提到一則故事。一位忙碌女士,星期三晚上她有事出門, 回家後發現她的熱水器已經故障, 地下室當下到處都是水,為了處理這件事情,那個禮拜總共花了七個小時。七個小時?不是連一小時都擠不出來嗎?為何還有七小時的時間來處理呢?
時間是一項不能取代的稀少的資源,是人生中最重要的資產。你不是沒有時間,而是要思考你選擇的方式!數位時代之下,每一天都有卓越的軟體工具產出,但因為過多的選擇而間接造成工作效率的短路。軟體工具是一種術法,會一直不斷的更新,而真正能滿足我們的需求應是「流程」。以流程為主要的架構,然後去選擇自己慣用的軟體工具,這樣更能達到自己對於時間管理的需求,藉由不斷的精進流程,讓自己的目標逐步實現。

現況我們正面臨到的問題是,更多的要求但資源不足。每一個人都有一堆的工作需要進行,而造成壓力不斷的攀升。過去,我們可以很清楚的區分工作與生活,然而強調快速回應的世代裡,界線已變得糊糢,而導致工作影響生活,然而生活的不安定,也影響工作。

提到時間管理的流程,就不得不提「搞定」這一本書,我喜歡書中提及的一段話:
GTD流程並不是要做完所有的事,而是要推廣適度應對個人世界的方式,也就是指引你在任何時刻都能做出最佳的決策,並排除當下未處理事項所帶來的干擾與壓力,最後得到清晰的思緒和心理空間。


新時代需要新的方法,來達到我們對於時間管理的三個要求:
❶可靠的系統協助我們收集,不必再依靠大腦來記憶;
❷下一步的行動計畫,讓自己能允許雜事進入,並容易進行安排;
❸期限中完成該完成的工作,行動內容經過管理與整合,就能維持對他人高度的承諾。
以上提及三點,應是每一個人最基本…