跳到主要內容

專案資訊整合至協作平台序曲-05


《Google工具輕鬆上手!專案管理不用怕》   

主動解決問題是職場升遷的必備的要件之一,若是覺得太難,或許可以從主動回去開始。專案主動的回報,是一件重要的事情,時代正在變化,回報的方式,也可以多元。

前一篇的例子中,凱文輕鬆的回報專案進度,與過去大家使用的傳統的Google Mail不同,這倒引起同事羅傑的好奇心。「你所謂的專案管理回報系統,能讓人看仔細嗎?什麼是Google協作平台,有聽過Google Mail、Google日曆…等,就是沒聽過這個玩意?」羅傑好奇的問。樂於分享的凱文,說明了什麼是Google協作平台。



協作平台可以用於建置網站,重點是無需網頁設計人員或是資訊人員的協助,就能輕鬆打造內部專案中心、對外公開網站。目前Google提供是新版協作平台,可以將所有檔案都儲存在 Google 雲端硬碟中,即能編輯協作平台及進行協作。設計完成之後,新版的協作平台是響應式設計,協作平台會自動調整大小,為使用者提供最佳使用體驗。

回到專案管理而言,專案的資訊來自四面八方,要持續追蹤小組時間表、專案資訊和資源等是相當耗時的一件事,整合變得很重要,建立一個單一的平台,找到專案小組的聯絡資訊、專案最新狀態、規劃藍圖、相關資源與其他資源。

那麼?什麼樣的專案資訊,要放於協作平台?協作平台要如何排版,與進行使用呢?我們就慢慢進一步來拆解與使用。


 

在還沒有開始使用Google協作平台之前,心中應要想法。如同寫作文一般,需要進行草稿設計。以下這個例子從草稿到數位化的例子,取自「人人都能上手的資訊圖表設計術」,左邊為草稿,右邊為成品。事前的準備,可以為數位化的工作節省不少的空間與時間。

先放下Google協作平台不談,一般而言,先來想想專案管理需要管理清單,要列入管理的有首先,會有專案的目標、公佈欄。第二、時程的管理,會有專案時程與共用日曆,過程中,我們也需要一些圖表 來掌控成本、工時統計以及組織表,最後,專案文件放置的位置也需要被定義。另外也有些專案可能有需要申請相關的技術文件與文具,我們也設計一些表單來進行流程的申請

有了清單之後要進行版面的配置,我們可以很快的用草圖將他設計出來,設計草圖的時候其實都是一些簡單的概念,只要進行一些示意圖的設計即可。如何來設計草圖呢?



每一個人專案背景經驗都不一樣,因為有些人會想看成本 有些人則會想到進度,就依自己的需求而定。興正分享自己的經驗。個人比較從資訊架構的角度來思考,如何來配置?有助於有控管專案,因此通常時間與成本對我而言,是重要,通常我會將時間放於最上面,接續才是成本,如此一來,Google協作平台的草圖的內容與上下位置配置,即能展開。

請您拿出筆與紙,將您腦中的想法畫下來不必太複雜,只用示意圖,只要能看懂即可,未開始進行Google協作平台之前,利用Google搜尋圖片,再利用Google簡報將圖片組合而成,草圖一下子就完成。

最後,介紹給您這一款APP-Goodnotes,這一款APP 它很適用來畫草圖,這是我個人非常慣用的工具。數位化方便我修修改改,同時也便於攜帶,創意總是想不到的地方出現。完成之後也可以將草稿,匯出至雲端硬碟或Evernote中,使用非常方便哦!您也可以試試看或是找其它類似的工具。

留言

與您加分

閱讀《讓自己快速進化的PDCA筆記術》

by 蔡興正
PDCA是一套經常用在品質管理或改善業務流程,現在則成為不管任何業種、業態都耳熟能詳的商業用語,自己也很想嚐試,但總是找不到切入的點。閱讀《鬼速PDCA》之後,發現作者將這個方法用於思考目標落差時,思路變得非常清晰,因此我也用於年度計畫的專案管理上,果然就找出不少的問題。
若是要落實到每日的計畫中,這一本《讓自己快速進化的PDCA筆記術》給了自己不少想法。
書中提及,大家都知悉PDCA,但為何會轉不動呢?就是不知PDCA轉動方法,這句話引起不少我的好奇,進而閱讀。 PDCA筆記術介紹
為何要寫PDCA筆記術呢?有以下的優點:
短時間內就能找到改善問題的行動方式 自然而然就能釐清思緒 了解一天之內的行動或計劃問題點  從作者列舉的優點中,我找到閱讀這一本書的目標,藉由這本書來讓自己的產出更加有效率。如何讓PDCA轉動,其中有三個原則:

原則1:視覺化,只要能將PDCA視覺化,就能啟動循環。意思是,將自己想做的事情寫下來,只要有寫下來,成功的比率就高出很多。 原則2:模式化,運用商業模式轉動PDCA。利用複製的模式,輕易的往下展開。如同中央廚房的概念,不受到天氣、人員、心情的影響。 原則3:習慣化,讓轉動PDCA成為習慣。不要靠意志力,我們想要養成一個習慣,如何做到呢?就是讓時間與行為成為群組。決定好固定寫筆記的時間,利用雲端軟體讓筆記在不同的裝置隨時能夠出現。

PDCA筆記術製作方式
圖片來源:http://bit.ly/2k5TGHL 我希望這一本書能解決我的日常行動計劃,於書提出做筆記的方式,我重利用Evernote印象筆記設計自己的模版,同時也加入顏色,代表比較習慣於何時處理何事,以進行區別。

Evernote印象筆記更新表格的功能之後,讓人眼睛為之一亮,畫出來的質感與整體配色,讓人感覺很舒服,設計完每日的行動規畫表之後,寫下幾個工作的原則,讓自己可以依循,慢慢養成新習慣:
晚上睡前10分鐘,啟動明日的工作安排,作為一整天工作的結束。 早上0610再看是否要進行調整,但要空出30%緩衝時間。 每一個工作段落之後,利用二分鐘寫一下心得,不要等最後才寫。 中午休息過後,利用5分鐘,看是否有需要調整。 PDCA筆記術結合GTD時間管理法
書中後半部,作者提出讓PDCA高速運轉的GTD時間管理法,以這一個方法作為「入口控管工作」,讓PDCA筆記術與GTD時間管理法能於流程上進行…

閱讀《自宅創業聖經》

by蔡興正
低薪,讓人不知如何前進?除正職的工作之外,如何運用自己的專業、知識、技能,為自己創造更多的價值與產值?不坊開個小「外掛」,讓自己有超車的機會,不受限傳統的模式,另外走出一條路來…

開路需要是動腦 沒錢、沒才能、沒人脈,要如何開發另一條路,是危機也是契機,正因為什麼都沒有,因此必須動腦。

舉例,沒有錢的平谷與有存款二十萬的大洋,兩人都想利用網路來增加自己的價值。
平谷沒錢也沒有做網路的技術,所以使用免費且不需專業級技術的Google協作平台作為起步。
另一方面,大洋因為有錢,先到圖書館認真的進修半年,接著再委託專業人士,花了二十萬架設網站及部落格。
那麼,你認為哪一個人會率先成功呢?答案不一定,但從壓力角度來看,平谷早早就進入市場,不斷的調整網頁內容,再來是不用成本,只要有賺就是利潤,而大洋則需要處處受限於專業與成本的壓力,感覺日子難熬。

創造收入來源
如何來開啟「一人事業」,獲得金錢與自由呢?首先第一個問題是,請問你擁有幾個收入來源﹙Cash Point﹚呢?可以利用九宮的模式,來進行思考與盤點。
請問你有辦法全數填滿嗎?可能很多人會說,怎麼可能?一個是常態,可以填寫三個是不正常,更別說八個了?
如何來思考呢?就是將自己的興趣、經驗、強項進行轉換,對外自由地發佈自己的訊息,讓客戶說出「謝謝您!」,進而獲得金錢,想想看,從小到大的你,有哪些興趣?工作有什麼很棒的經驗與能力,可以進行轉換,相信就不難。

「一人事業」與「自由工作者」最大的差異,在於自由工作者需要迎合對方的要求,也就是接案型。而「一人事業」是更主動的提案型,主動出擊提供商品與服務販售。兩者都是自雇者,基礎雖然相同,情緒層面卻載然不同。

一人事業在不辭職的狀況之外,持續經營自己的事業,請不要設定今年要賺多少這種目標值,更重要的是自己是否擁有期待的感覺。

準備篇
* 商品就這樣打造:有商品才會有價值,也就是將自己的能力進行產出,才能進行販售。如何來思考,利用以下思考,輕鬆打造出24種不同商品,有沒有覺得可做的事情突然變很多呢? * 經營自我品牌:自己本身就是個「移動式廣告」,因此要善加的經營自己,將個人的能力、個性以及個人特質融為一體,並發揮個人的最大影響力。書中提及四個步驟,就是商用名稱→頭銜→宣傳口號→商號,這些都是經營個人品牌要注意的事項,更重要的是,記得準備好自己的作品集。

* 網路活用術:網路活用術方面,目前我們可以與人…

主題文章-大腦的IPO

單一文章力量有限,「主題式文章」的文章,能讓知識結成網

基礎篇】【進階篇
____________________________________________________________________
原理篇】【實務篇
____________________________________________________________________
基礎篇】【應用篇