疫情，正困擾全世界，你有做了哪些改變？正在學習什麼，以適應未來的變化？
你還有這樣的念頭嗎？這個世界會再回到過去以往嗎？答案每個人不同，我很喜歡的一位姚老師，根據他的判斷，他很堅定的說：「不可能再回到之前！」
近二、三年來，大家應有很深刻的體會。除了疫情之外，老生常談的「科技日新月異」這件事，並不會受你的想法、感情影響，更會毫不留情的把你拋在後頭，除非你想要迎頭趕上。然而，劇烈變化並非全是壞事，只要搭上科技的進化趨勢，就不會遭到時代無情地拋棄。
不過，遠距弱者﹙指不擅長遠距工作者﹚得小心了。若不改變思維的話，與遠距強者﹙指擅長遠距工作者﹚的差距只會愈來愈大。遠距弱者現在正煩惱什麼事情呢？因新冠疫情影響，以下三個工作模式出現了重大的轉變：
❶﹙公司內部、合作夥伴、顧客﹚會議、面試、商談：新冠疫情前，面對面會議。新冠疫情後，齊聚一堂的集合型與會者，分散異地透過螢幕參與線上會議。
❷﹙公司內部、合作夥伴﹚資料製作與確認修正：新冠疫情前，一人製作完成後，以郵件，請上司確認內容。新冠疫情後，多人同時進行編輯，不需要透過郵件。
❸﹙公司成員、部屬﹚管理、培訓、指導：新冠疫情前，在辦公室面對面討論。新冠疫情後，分散異地隔著裝置畫面線上討論。
換言之，從接觸型實際指導轉為非接觸型線上指導，培訓方式也發生了重大的轉變。多虧數位裝置、通訊環境、雲端技術的進步，社會環境早已做好遠距辦公的準備，而新冠疫情加速了這個劇烈的變化。
今後，將會大幅減少下述的「往返」，不用搭乘人滿為患的電車前往公司上班，不用離開座位前往開會、商談的場所，不用郵件往返多次，內部直接以通訊軟體聯絡。遠距強者不再採取舊有的「往返模式」，改以智慧手機、電腦等數位裝置在雲端開始全新的「往返」。
遠距弱者與遠距強者之間，進而產生了超過 10 倍的效率落差﹙意謂傳統的方式工作需要10日，而新往返只需要1日即完成﹚。關於雲端工作方面，推薦給您一本小書《達成10倍效率的Google雲端工作術｜數位轉型 x 遠距工作》，值得您實務的操作與思考未來的工作模式。
❙ 三個步驟立即體驗
Google到底能進行什麼工作，還是有許多人似懂非懂？你可能會反駁：「哪有這回事，我知道怎麼使用 Google 喔！」大部分的人都會停留在Google Mail與搜尋，就來玩玩一些不同的功能。
下面就來示範 Google 的真正用法。請準備好手邊的數位裝置﹙電腦、平板、智慧手機﹚，要體驗的 App 是簡報應用程式。在商務往來上，肯定會碰到對顧客、部屬、同仁簡報的情境。
提及簡報，你可能會聯想到Microsoft 的 PowerPoint、Apple 的Keynote 等軟體，而 Google 的簡報 App 是「Google 簡報」。一張簡報資料稱為一張「投影片」﹙Slide﹚。
三個步驟體驗 Google 簡報：
步驟1開啟：不需要安裝，只要登入自己Gmail帳戶即可，若是有安裝Google簡報的APP，只要點選即可開啟。
步驟2製作：用「語音輸入」取代「文字輸入」簡報投影片的內容。語音輸入的技術日新月異、進化快速，準確度也逐漸提升。
步驟3共用：該如何一個人體驗共用呢？答案是由多個裝置同時編輯，這個方法能夠一個人立即嘗試即時雙向溝通。實際上，即便不使用雲端服務也能夠處理工作，多人確認簡報資料的作業可用郵件附加檔案完成。然而，若考慮遠距辦公下的作業速度，情況又會如何呢？
現在想要立刻找主管解決這個疑問，即使想這麼做，但電話、郵件的聯絡卻相當耗費時間。不過，若選擇雲端共用的話，可不造成對方任何負擔，迅速解決問題。在新冠疫情壓力滿載的環境下，不造成對方負擔是相當難能可貴的事情。
只要熟練掌握「共用」，遠距辦公一點都不可怕。即便採取遠距辦公，也能夠不受到時間地點的限制，與對方一同檢視同一份資料、交換最新的資訊，一起嘗試共用資訊的速度到底有多快。雙向溝通交流今後將發生巨大的轉變。
做法相當簡單，只需要拿起手機，開啟簡報 App，手機畫面馬上會顯示剛才於電腦製作的檔案，破除區域與時間的限制。
❙ 為什麼要選擇 Google呢？
體驗了 Google App 怎麼與其他 App 協作、怎麼連結多個裝置作業。正因為是 Google 的 App，才可如此輕鬆與重要對象即時安全地共用最新資訊，為什麼會這麼說呢？理由有以下三點：
- 純雲端原生
- 高性能的搜尋功能
- 資安防護具有業界最高水準
➤純雲端原生
Google 是雲端原生企業。Google 雲端開發構想，起初就不是針對個別的數位裝置，而是經由雲端線上管理資料、利用系統。自 1998 年創業至今約 20 年，支撐企業急遽成長的谷歌人，每天都在使用並不斷改進 Google Apps。而我們也有幸免費使用「純雲端」工具，即時安全地共用資訊，在大力推行遠距辦公的現代，完全沒有不使用的道理。
雲端在全世界有不同的定義，而作者會如此定義：雲端是指，經由網路線上服務存取個人檔案、共用資料的風格形式。
正因為不需要安裝更新軟體、儲存資料至手邊的電腦或者平板，而是透過雲端上安全伺服器統一管理，才能夠連結再利用所有資料，大幅提升工作效率。
➤高性能的搜尋功能
Google 原本是「搜尋引擎」公司，具備優異的搜尋功能。相較於以前僅可檢索「檔案名稱」，存於Google雲端硬碟的所有檔案都能夠「全文檢索」了。
全文檢索帶來的效果驚人，可以在短短一分鐘發現過去花了一個小時也找不到的檔案。透過 OCR﹙光學字元辨識：Optical Character Recognition﹚技術，只要將檔案存至雲端硬碟，就能夠讀取 PDF、圖片檔中的文字，檢索找到目標檔案。
➤資安防護具有業界最高水準
就算不花一毛錢、再怎麼方便，將所有資訊託付給 Google 並設定與他人共用，在資安防護上真的沒有問題嗎？有些人或許會對此感到憂心。
身為雲端服務的先驅者，Google 十分理解資安防護對雲端模組的重要性，一直反覆研擬對策、檢驗測試，每年都會在官網公開「Google 資訊安全白皮書」，2019 年版白皮書﹙PDF版﹚的內容多達 17 頁。由這份資安白皮書可知，在公司內部的運用、教育體制與防護技術、數據管理體制等，Google 十分審慎注意各方面的資安對策。
另外，雖然鮮為人知，但 Google 僱有 700 位以上的資訊安全工程師，發表了超過 160 份資安相關的研究論文。從獨家設計的資料中心、伺服器到海底光纖纜線，Google 採用了全世界最安全、信賴性最高的設備，其投資規模極為龐大，據悉三年就挹注 294 億美元幣。
❙ Google 10 倍工作術背後的共用「CCM」
若不是以雲端工作為前提，也就不會實現即時的資訊共用。因為不需再每次複製最新檔案分發給其他成員，而是經由雲端一直與所有成員「共用」，才得以實現即時共用的現代社會。
Google 是提出共用﹙分享﹚概念並全世界首度實現該概念的企業，根據各種資訊種類與特徵，交互使用多個應用程式。這是前所未有的新點子。
如何改變團隊的工作方式？Google 建議結合 App 群集中管理資訊，其中三個主軸為「溝通﹙Communication﹚」、「協作﹙Collaboration﹚」、「管理﹙Management﹚」上會用到的 App，於此書之中，取其三個字首統稱為「CCM」。
Google 的 CCM 不是使用傳統工具的舊式 CCM，而是採用以遠距辦公為前提的新式 CCM，適用與新冠共存時代的新雲端工具與規則，也就是本書闡述的多人用複合 App。
Google 資料的 CCM 各列舉了 5 ~ 10 個 App，而本書的 CCM 分別嚴選了3 類 App，共計「9個 App」。
❶ 會議、面試、商談﹙公司員工﹚：溝通﹙Communication﹚
- Google日曆
- Google Meet
- Google Jamboard
❷資料製作與確認修正﹙公司員工﹚：協作﹙Collaboration﹚
- Google表單
- Google試算表
- Google雲端硬碟
❸管理、培訓、指導﹙公司員工、下屬的管理﹚：管理﹙Management﹚
- Google Classroom
- Google 帳戶
- Google Keep
只需要運用僅僅 9 個 App，任誰都能夠解決遇到的煩惱。而且，這 9個 App 全部「免費」！
❙ Google 的 10 倍溝通術
只要好好運用行程管理 App「Google 日曆」、線上視訊會議 App 「Google Meet」數位白板 App 「Google Jamboard」，只要掌握我們嚴選的三個 App，就能一步一腳印地邁向 10 倍效率的世界。
準備：〔Google 日曆〕
Google 日曆是行程管理 App，能夠直接於瀏覽器製作、編輯預定活動。Google 的 Al 會自動調整所有預定參與人的日程，非常方便。即便沒有詢問每個人、比對有空的日期時間，AI 也會「視覺化」列出候補的日程。
除此之外，出缺席管理、會議資料分發、事前提醒等全部自動完成，只需要使用 Google 日曆就能夠搞定一切。
擴散：〔Google Meet〕
市面上有許多遠距會議 App，Google Meet 是 Google 公司提供的雲端服務。Google Meet 最大的優勢在於開會的設定非常輕鬆。
若使用 Zoom 的話，主辦人每次設定完後還得寄送邀請郵件，受邀人也得從以前的郵件、訊息一一尋找開會通知。就這點而言，Google Meet 非常輕鬆，只要在 Google 日曆上〔預定行程〕新增會議出席人就完成了。
除了會自動寄送邀請郵件外，對方的 Google 日曆也會自動新增行程。開會當天，出席人可從日曆的〔預定行程〕、Meet 的首頁畫面或者會議連結網址進入會議，主辦人、受邀人不用尋找超連結網址，完全不會手忙腳亂。
收斂：〔Google Jamboard〕
Google Jamboard 是 Google 的商用數位白板 App，只要擁有 Google帳戶就能夠免費利用的優秀程式。
Jamboard 容量大、反應快速，是深得信任、精明幹練的經營顧問強烈推薦的應用程式，可以如同使用傳統白板的感覺，在名為〔畫析﹙frame﹚〕的畫面上手寫筆記、塗鴉。
Jamboard 也可如同便利貼黏貼，營造即便離開座位，會議參與人也容易繼續拋出點子的環境。由於能夠透過各種終端設備即時共用內容，可發揮超過面對面會議的效率。
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❙ Google 的 10 倍管理術
該怎麼遠距管理？解決對策是，將遠距管理拆解成三個程序，分別為熱忱管理、資安管理、任務管理。現在，就來介紹各個 App 吧！
熱忱管理：〔Google Classroom〕
如同字面上的意思，Google Classroom 是「雲端教室」的學習管理App。這是 Google 與美國教育工作者共同開發的應用程式，教師能夠透過Google Classroom 統一收發作業、結算成績、回饋意見。
雖然這是教育用的數位工具，但一般企業也可用於員工的熱忱管理、新人研習。只要有這項數位工具，就宛若獲得團隊專用的「虛擬辦公室」。諸如課題、預定行程、檔案等，所有資料都能夠以「班級」為單位來彙整，老師和學生能夠從班級的 Google 日曆、雲端硬碟，確認預定行程、取得相關資料。
資安管理：〔Google 帳戶〕
建立 Google 帳戶後，可利用 Google 提供的各種服務。而且，這個名為帳戶的 App ，會進一步強化你放在 Google 的資訊、隱私權、資安防護，是極為方便管理的優異應用程式。為了能夠安心使用雲端服務，先瞭解安全的使用方法。
任務管理：〔Google Keep〕
Google Keep 是 Google 的商務導向多功能筆記本 App。Google Keep 非常適合行動裝置，語音輸入、記事新增照片等等，能夠簡單直覺地操作。
Google Keep 也具備提醒功能。提醒功能是指，事先對已決定的工作、預定行程設定期限，當期限將至時於電腦的「彈出式視窗」、智慧手機的「通知」提醒使用者的功能。筆記本若無法隨時使用，就失去其記錄功能的意義。
Google Keep 可由各種終端設備即時與對方共用，以黏貼便利貼至對方桌子的感覺，跨越距離的限制完成「零碎的訊息傳達」。
另外，除了記事功能外，Google Keep 也能夠當作核對清單。團隊共享協作的業務時，Google Keep 可發揮任務管理的效用。
❙ 針對企業組織所提供的付費服務
前面介紹的 Google App 全都是免費的，在享有世界最高水準之資安防護的同時，各個 App 也具備 Al 功能，可大幅節省作業時間。
然而，在管理與運用資訊的組織體制方面，卻也存在有些不便、令人擔心的地方。Gmail 帳戶屬於「個人」的所有物。因此，在該帳戶下建立的文件、訊息交流，基本上是「個人」的智慧財產。
「共用」到什麼程度取決於當事人的判斷，組織的經理人無法強制公開、確認設定內容。當基於某些因素離開團隊的時候，即便是工作上與全員共用的檔案，資料的所有權也理當屬於本人。
當團隊交流的資訊量愈多，以 Gmail 帳戶構成的組織愈無法統一管理，可能逐漸產生難以管理的問題。
而「Google Workspace」能夠漂亮地解決這個問題。Google Workspace 是 Google 提供的付費服務。2020 年 10 月，G Suite 正式更名為 Google Workspace，配合新冠後疫情以遠距為主的工作方式，將會議、文件製作、管理等功能統整成更易使用的形式。
全球逾 600 萬家公司導入 Google Workspace，約 26 億人正在使用該組織提供的服務。組織的「管理人」擁有設定資安防護、檔案共用的權限，能夠統一管理。管理人可由遠距下達各種指示的工具「管理控制台」 ，掌握、分析、管理所有的帳戶資訊。
Google Workspace 管理人控制組織成員使用 Google 服務的地方，統一管理所有的Google Workspace 服務，能夠加入剔除用戶、重設密碼、顯示監視日誌、聯絡支援服務、其他各種功能。
另外，Google Workspace 擁有免費版 App 未提供的進階功能，協助組織更加安全、快速地共享資訊。首先，使用 Google Workspace 中的「公司網域」。
公司網域好比網路上的「門牌」，可自行設定公司或者特定服務的名稱。免費版 Gmail 帳戶其實並沒有「營運保證」。而 Google Workspace 附帶 99.9%的營運保證與支援服務，遇到任何困擾、疑問的時候，可立即以郵件、聊天室向 Google 求助。
Gmail 帳戶之間屬於陌生人的關係，除非請求對方開啟共用功能，否則無法查看對方的預定行程，若遭到拒絕共用，也只有放棄一途。另一方面，相同組織的 Google Workspace 起初即為共用的環境，僅需輸入對方的名字就能夠取得聯絡、一同雲端作業，大幅提升投入新事物的速度。
雖然 Google Workspace 的帳戶基本上是由個人使用、管理，用戶能夠自由地設定密碼，但帳戶本身卻是屬於組織的，Google Workspace 的管理者擁有管理帳戶資訊的權限，可視需要隨時更改密碼。
導入 Google Workspace 後，能夠跨越每位成員所屬團隊的藩籬，輕鬆的在整個組織中營造主動共同協作的「機會」與「場所」。蒐集、分析、調整資料後與相關人員共用，可超乎想像大幅提升成員的生產力，有助於完成工作業務。進一步發展後，即便放任不管，組織內部各單位也會同時展開不同的企劃。
對創新來說，最重要的是改變心態﹙mindset﹚。想要成功數位轉型，領導人、經理人需要提出遠大目標，揭示如何付諸實踐，將大目標拆解成小目標一起完成。
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