跳到主要內容

閱讀旅圖:讓自己快速進化的PDCA筆記術


有位男士實踐了PDCA筆記術之後,得到下列成果:
  • 原本加班超過一百小時以上→變成二十個小時﹙以前沒有一例一休哦!﹚
  • 兩內年減重十三公斤
  • 個人年收入倍增
一樣是知悉PDCA,但展現出現成效不一樣。

於職場工作的夥伴,對PDCA不會太陌生。PDCA是一套經常用於品質改善的流程,現在則成為不論任何行業都耳熟能詳的商業語言,個人也十分感到有興趣,使用過程中總感覺有一些些的不對勁,自己也說不上來。

閱讀《鬼術PDCA》之後,發現作者將這個方法用於思考目標的落差時,思路變得非常清晰,我也用於年度計畫的專案管理上,果然就找出不少的問題。

若是要落實到每日的計畫與專案計畫,這一本《讓自己快速進化的PDCA筆記術》讓我得到一些啟發,作者就是前面提到的男士岡村拓朗。

書中提及,大家都知悉PDCA,但為何會轉不動呢?就是不知PDCA的轉動方法,這句話引起我不少的好奇,進而閱讀。


為何要用PDCA來成為筆記的架構呢?有以下優點:
  • 短時間能改善問題的行動方式
  • 自然而然就能釐清思緒
  • 了解一天之內的行動或計劃的問題點
從作者列舉優點中,找到閱讀這一本書的目的,藉由這本書的觀念啟發,讓自己工作更省力一點,品質更高一點,持續不斷地改善。

❙ PDCA轉動的三原則

如何讓PDCA轉動,主要有三個原則:

原則1:視覺化

PDCA一點都不難,但為何無法順利運作?關鍵原因不是執行問題,而是沒有看到計畫的整體圖像。所謂的整體圖像是指,於腦中產生像是從上方俯瞰整體計畫的一幅畫,如果不能如同看一幅畫那樣,看出整體圖像不斷的出現變變化或是改善,就很難察覺PDCA的運作,甚致覺得PDCA是無效的。

如何來視覺化呢?首先是圖像化,於《創意,從計畫開始》該書提到,製作計畫﹙專案﹚目標,水野學的方法是利用「Google的圖片檢索」方式來進行,利用檢索方式來將計畫﹙專案﹚目標圖像化,並進行目的確認,只要能將PDCA視覺化,就能啟動循環。

第二步驟則是數值化。圖像化讓我們有一個方向,數值化則是精準地反應計畫目標的情形,有數字即能精準掌握。若連改善方案或是行動都能數值化,那要轉動PDCA就會變得非常容易。

最後,就是寫下來。將自己想做的事情寫下來,只是寫下來,成功機率就會高出很多。別為多出來的體重抓狂》岡田斗司夫,只是將「把吃下的東西記下來」,一年就成功減重五十公斤。將工作日常一連串的流程,如同繪製一幅畫般的寫下來,將來要改善時就不會迷惘。

原則2:模式化

利用複製的模式,輕易地往下展開,如同中央廚房的概念,不受天氣、人員、心情的影響。重點在於「複製的模式」是一種模組化的概念。

所謂「模組化」,跟努力或是意志力無關,而是只要建立起模式,就會成為半自動的運作系統,例如:工作中經常運用Excel進行分析報表,報表格式都一樣,就是一種模組化的呈現。

若是要進行模組化,先要瞭解背後都有一個「框架」概念,才能於無意識之下展開行動。想像在高速公路開車,在有中線的道路與沒有中線的道路的感覺,是否有很大的差異。雖然只是簡單的一條線,劃分左右兩邊就能讓人安心開車,這就是「框架」的力量。

只要建立起「框架」,許多工作都會變為「例行作業」,這樣一來,就可以保護意志力這一個稀有資源,不被複雜的事情耗盡。「框架」原理人人適用,世界菁英也不例外,例如:蘋果電腦的賈伯斯,會議要報告的內容,會要求濃縮簡化成三個想法;世界級管理顧問大前研一,解決複題問題時,向來只會使用「金字塔結構法」。

「框架」成就了模式化,不僅能提升行動的品質與速度,更是任何人都能簡單取得成果的技術。PDCA筆記,就是能順利運轉PDCA的「框架」。

原則3:習慣化

很少有一個方法運作一次即結束,且能立即展現成果。有很具體的結果,通常都是一種周而復始的持續運動,而不是依著心情,偶爾反省一下。專案計畫、重要行程或是自己身體的調養,不論是什麼內容都無妨,重要的是讓PDCA 持續轉動成為一種習慣。

如何做到呢?有二個重點,第一:讓時間與行為變成群組,也就是什麼時間進行什麼樣的工作,是一種連帶的關係,時間到了就知悉要進行什麼事,看似簡單的原則,對我自己Blog文章產出,有極大的效益;第二:立即、簡單就能做到,一件複雜的事情要變成習慣,其實是非常困難的,因為意志力損耗過多,要簡化到極緻,才有機會持續。

❙ PDCA筆記術

製做PDCA筆記的方式,主要是以A4大小的筆記本和筆為主,若筆記本能採用方格筆記本,可將PDCA筆記製作得很整齊,整體版面的配置也較容易。

為何要使用方格筆記,請參考《為什麼聰明人都用方格筆記本?》這一篇文章,我個人則是比較偏好數位的方式,我使用的軟體為Evernote來進行PDCA筆記的製作。

簡單是習慣化重要的基礎,製作「一日的PDCA筆記」只要外框再加四條線即完成,書中為直式,個人則是偏好橫式。

除此之外,向各位推薦另一種PDCA筆記的類型,為專案計畫使用的格式。


如何撰寫PDCA筆記呢?我以專案為導向的撰寫方式為例子,畢竟現在大部分工作都是專案為主。專案,我們廣泛的定義,就是屬於比較特殊的事件,不論是公司的宣傳企劃,或是個人結婚紀念日…等都是可以的。

專案執行經驗很可貴,若能以這樣的格式,有系統的將專案執行過程保存下來,不論對自己還是公司,都是相當有價值的。

PDCA筆記術用於專案撰寫順序,分別為:
  1. 寫入專案名稱
  2. 專案目標或是專案結案日
  3. 專案三個重點
  4. 依專案寫出重大里程碑
  5. 撰寫專案計畫執行容
於專案的過程中,「P」就等於預定的計畫或是里程碑,其它的欄位就當成每週的檢討使用。

於「D 執行.實績」中,寫下結果與實績,不論是進度落後、超前或是其他的問題,都可以一併寫下。

於「C 檢核.覺察」中,寫下從自己角度所獲得的覺察,進行不順利原因,要是能改為其他的作法就好了等事項。

於「A 改善行動」中,寫下為解決問題,需要改變什麼?需要停止什麼?需要開始什麼?整理出可以改善下次計畫或是程序的具體行動。

執行專案過程中,會產生許多專案檔案,檔案系統化的管理方式,個人建議可以與專案流程來進行搭配,除了將檔案分類放於適當的資料匣之外,更建議將檔案製作成為一個流程目錄,一眼就可以看到專案的輸入與產出。
「最棒的資歷,往往不是來自事先的計畫」。~Peter Ddrucker
❙ 習慣成就效能

很好的方法,但我就是寫不下去。為何會寫不下去呢?大部分理由為,我忘記立即寫下來、不能正確的記錄做法與時間、寫其實是一件蠻麻煩的事,因此就不太想寫。

或許是我們將問題看得太嚴重了,大家習慣將不如預期看成失敗,而停止採用新方式。其實,能持續用一種方法的人,都將這些「 失敗」視為正常。許多的方法,本來就是無法一步到位,將事情沒有依計畫進行,當成是一種改善的機會,一個自我成長的養分,若能切換觀點,持續就會有機會。

如何來付諸新的方法成為習慣,書中提到重要的三點:

❶利用早上五分鐘,決定度過一整天的方法
一早留下五分鐘的時間,進行PDCA筆記撰寫,五分鐘一到即結束,簡單明瞭易操作。若要讓自己快速進入狀況,記得要前晚要準備好喔!﹙別因為找不到原子筆而浪費5分鐘…XD﹚

❷與工作效能結合
工作本來就是要進行的,只是換一個方式而已,致力於讓自己的工作效能提升為目標,建立一種工作模式,自然就會融入,養成習慣。不是只有PDCA如此,學習新的方法,這一個原則也很適用,讓一個新的方法獨立於外,久而久之,就會棄之不用。

❸結合GTD時間管理法
讓PDCA高速運轉的GTD時間管理法,以這一個方法作為「控管工作入口」,讓PDCA筆記術與GTD時間管理法能作流程上的整合,關於GTD的流程請參考《「搞定」自己時間核心關鍵-流程✚工具》這篇文章。

GTD時間管理法的用途在於,當有工作來臨之時,自己要決定是否接受?工作下一步要如何處理?依據GTD流程,若該工作決定是要自己來完成時,就填入PDCA的計畫表中。這樣整日的工作流程,慢慢就會受到管理,自己也有一個架構可以依循。


除養成習慣之外,書中還分享兩個提高生產效能的提問框架:

提問❶:是否可以複製?

這是一個重要的提問,我們總是浪費許多時間在不必要的細節上,將自己工作的流程寫清楚,將來除了可以交接給他人之外,自己需要用到時,也可以依循。

提問❷:可否更簡單?

這句話,是Apple系列產品讓我著迷的關鍵,簡單給使用者使用,而不是複雜。有效的作法,共有三點:

►1「為了誰?為了什麼?」不要急著要完成工作,而是應從這個問題著手,自然就會看見哪些該刪除,哪些該留下來的。
►2「商場速度很重要」完成一份工作時,能否說出這句話,看我這裡!代表這份資料簡單、有重點。
►3「是否能做出行動建議?」明確地產出行動方案,是一個重要評估點,只有明確指標還不夠,需要的是行動建議,將決定你的價值能否提升。

❙ 結論:轉動PDCA需要G的推力

你聽過「牛奶拼圖」嗎?聽說這是全世界公認最難的拼圖,為何?如同大家想像一般,整個拼圖都是白色的,沒有任何的圖案與線索。

你的工作會不會也變成了「牛奶拼圖」呢?沒有終點,沒有目標,沒有願景,只是不斷盲目的投入,努力的本身並沒錯,但缺乏願景與目標的動機,放棄只不過是時間的問題而已。任何新的方法,都是需要有背後的動機來支撐的。

最後,分享閱讀與整理過程中,自己受啟發的三個重點:
  1. 勤於記錄,才能找到反思的點,也才能知悉自己目前的立足點,若整理時發現與原有不同時,才能感受到PDCA的作用。
  2. 任何方法都需要持續,不能急於一時,要有源源不絕的動力,設定一個動人的G﹙Goal﹚是很重要的。
  3. 試誤﹙Try & Error﹚是必要過程,沒有一次就能成功的方法,需要的是挑戰,用失敗當成養分。
時代的演化,我們不斷地接受新方法來改變自己。大前研一說,改變自己有三種方法:
  • 改變時間的分配方式
  • 改變居住場所
  • 改變來往的對象
另外還有一個,大家很常用的方法,也是最「沒有」意義的做法,就是「下定決心」改變自己,去實現一個新的目標。重點不在於「下定決心」,而是付諸行動,就讓我們用PDCA筆記術來轉動自己吧!伸出你的手,拉住你的好友,一起行動更有力!

❙ 更多資訊...
  ● 連結:揪團 學習資訊 / 線上1-1
  ● 連繫:興正 Line-id:projason.tsai
  ● 職人旅圖首頁 https://www.cpfs.com.tw/

留言

與您加分

閱讀旅圖:OGSM打造高敏捷團隊

年度計畫、KPIs慢慢走入輔助的角色,取而代之是一種「變動性」指標的方法。從新聞的瀏覽當中,常見的標題為「雪崩式」〇〇,以2020的疫情而言,旅遊業 雪崩式下滑速度 ,讓人感到十分難以適應這個世界,除了標題是為吸引人之外,更重要的是,現在世界變得太快,不再是狼來了,而是被咬了。 雖世界變化的很快,目標與計畫的本質從未變更,不斷地進步是方法。未來三十年的藍圖依然可以想,只不過,別忘記要隨時更新而已。談到「可變的」目標或是計畫,去年最為熱門的方法就是「OKR目標管理」,因這個議題而出了許多本書,這些書籍內容大部分都是以國外的經驗為主,少有一本在地化經驗的書。 一個系統的導入過程,相信不論是經營者、專業經理人,甚至員工,都會希望聽聽本土的案例如何進行?畢竟若能有一個本土實際的案例來作為參考,那麼就最好 要 不過。因為一位好友-詹〇〇的推薦,讓我接觸到這一本書,閱讀時因為有之前OKR的知識,覺得這一本不論是在觀念的說明,還是計畫的過程,非常符合國內中小企業,甚至是個人工作很值得參考的一本書。 於變化時代之下,用一張紙管理自己的年度計畫與目標,將一些重要的工作進行整理,這樣一來不但能夠聚焦,更能強化自己在快速變化的世界裡有著強韌的適應性,就讓我們一起來閱讀《 OGSM打造高敏捷團隊 》吧! ❙  OGSM方法簡介 什麼是OGSM呢?由以下4大內容所組成: Objective(最終目的):企業願景,是全公司上下均須全力以赴的最終目的。 Goal(具體目標):SMART原則將目標化為實際作為,讓員工均能集中目標且竭盡全力朝目標前進。 Strategy(策略):以三大資源「人、錢、時間」,進一步設定出達到具體目標的做法。 Measure(檢核):在執行策略的過程中,將過程切割成小的指標,透過設定小指標,讓執行者確定沒有走偏或走錯路徑。 ❙ 3步驟輕鬆寫出Objective最終目的 任何方法的目的,都是企業往理想方向邁進。設定最終目的,主要提供員工前進的方向,引導到何處,進而產生競爭優勢是重要關鍵,所以第一步必須審視環境。環境的資料有兩種,一種是外部環境,另一種是內部環境。如果你對於撰寫「最終目的」很頭痛,以下3步驟將幫助你寫出專屬的理想國藍圖。 第1步:蒐集外部資訊 對外部環境的審視可以使用SWOT分析,建議只要特別回答自身的優勢﹙Strength﹚、機會﹙Opportunity﹚

閱讀旅圖:5W1H經典思考法

PEST、SF、3C、SWOT、價值鏈、PPM、STP、4P、AIDMA、AISAS、產品生命週期、〇〇流問題解決法、ㄨㄨ式創意發想法…等,各式各樣的商業架構,相信大家都略知一二,或是 曾 經使用過其中一、兩個方法。 的確,這些架構或思考工具是開闊思想、整理思緒的強大武器,只要適時適所地善加運用,還能作為加深思想的思考工具。 不過,現今的職場上,能 活用這些思考架構並做出成果 的人並不常見。為何會如此?職場上 究竟發生了什麼事呢?《 5W1H經典思考法:容易獲得成果的人都在用 》的作者渡邊,提出他的看法: 為了讓提案看起來更有內容,加入過多沒意義的架構去 分析的「虛有其表型」 只是習慣性地把資訊套進框架中,然後將其一一列出整 理的「實況轉播型」 不分青紅皂白地硬用架構,結果無法好好統整而使自己 陷入混亂的「弄巧成拙型」 這三種「架構症候群」已經蔓延在大街小巷之中。 這些症狀的共通點,就是不知道自己為何要用這些架 構﹙ 想找出什麼重點 ﹚。換句話說,架構症候群的人不擅 長讓思考化繁為簡,直搗核心問題。 明明學了很多架構及創造、思考法,卻無法適當活用。那為何不將複雜 轉 化至最簡單的手法呢? 在發現問題、構思點子、說服他人或解決問題時,將能開 闊視野且釐清本質的5W1H分散、拆解,或是組合。 光靠5W1H這個 簡單卻強大的思考工具, 就能做到許多你意想不到的事情。 ❙  以Big- Why回推「真正目的」 製造醫療相關產品的公司HogyMedical,當初也是如此。現在他們是製造針筒、手術刀、縫線等多種手術相關消耗品,創造高銷售純利﹙ 2017年3月期:16% ﹚的優良醫療相關器械製造商。 過去,他們 主要的販賣手法 是將產品拿去向醫師一一推銷, 因為他們認為自己只是賣 針筒或手術刀等物品的業者。 但是, 在重新審視「我們公司是為了什麼存在?」 「為什麼顧客不買我們的產品?」等目的﹙ Why ﹚之後, 他們發現顧客重視的並非「安全 的 在短時間內完成手術」; 更進一步察覺到 , 顧客追求的真正目的﹙ Big- Why ﹚是「增加一天內的手術數量,改善醫院的經營狀況﹙ 事業收益 ﹚」 。 於 是,Hogy Medical 以回推出來的結果,重新定義了公司的事業目的。 現在, 將自家製造的42種器材包裝成一包的「白 內障手術包」, 有了手術器具包之後,醫院的手術 前置準備時

動手來張心智圖-閱讀與繪製一次搞定-02

《職場心智圖-超簡單、高效能》  工人要蓋房子,最好先看過設計圖?知道房子長什麼樣子?想要學彈鋼琴,最好摸過鋼琴,讓手指試試按下琴鍵那一刻的觸感。 當你想學心智圖時,最好也先看過心智圖,並且學習如何看一張心智 圖,有「看」心智圖的經驗跟能力之後,我們學習「做」心智圖就更事半功倍。 一張心智圖色彩繽紛,排列的方式也與我們熟知的條列式大為不同?如何來閱讀心智圖,當然首先就得了解,如何正確閱讀心智圖,才能有『見林亦見樹』的效果。 閱讀一張心智圖,共分為三個步驟: 從 中心主題 (Central Image)的圖像開始,那是心智圖的焦點。 閱讀與中心圖像聯結的所有 主幹(Main Branch) 上關 鍵字。它相當於一個章節的標題,可以讓你瞭解心智圖的各個主題是什麼﹙※小叮嚀:看的順序,從右上角接續順時鐘﹚。 閱讀與Main Branch相連結的 支幹(Sub-Branch) 與次支幹 (Sub-Sub-Branch),它可以幫助你整理資料的關聯性及輕鬆記憶。   試試看,運用以上的三個步驟,來看看榜首筆記術,要如何才能考上台大電機系呢? 要認識心智圖,可以探其源頭。我們可以從認識這四位人物開始,每位人物都有其貢獻: 西北大學認知科學心理學家──柯林斯(Allan M. Collins)教授,於1960年代提出「語意網絡」(Semantic Network)。 康乃爾大學──諾瓦克(Joseph D. Novak),在1970年代與他的研究團隊提出「概念構圖」(Concept Map)。 英國大眾心理學家──東尼‧博贊(Tony Buzan),1974年透過《Use Your Head》一書向世人介紹「放射思考」(Radiant Thinking)模式的心智圖法。 華人心智圖法大師──孫易新(Mickey Sun),於1997年至英國博贊中心接受師資培訓,將心智圖法引進華人世界,並將課程從西方人的思維與學習模式轉換成適合華人、兼具西方與東方優點的本土化課程。 到底什麼是心智圖呢?心智圖﹙Mind Map﹚的概念定義是 「心智地圖」﹙Map of your Mind﹚,用一句話來說明,就是「呈現出大腦思考內容的一張圖」。所以,當你對一件事理解很透徹時,畫出來的心智圖就會簡單易懂,反之,若是因為自己的知識背景不足或是不清楚要理解的內容時,畫