疫情,全台大停課,小孩在家,整個學習的節奏是混亂的…
問題來了?當你叫小孩去讀書的時候,第一種:小孩乖一點,不反抗,回答:喔!第二種:會回嘴的,回答:看完了!其餘:中間一點,眼睛迷茫…心中的OS,我要看什麼?
小孩心中的疑問,要看什麼?轉化成職場,不就等於事情如那麼多,先從哪一件下手?從職場工作者或是家長的角度思考學習這件事,可以想想三個問題:
① 現在應要進行什麼樣的進度?
② 每一個科目學習的狀況如何?
③ 計畫要如何與段考﹙會考﹚來配合?
該如何來解決上述三個問題呢?
興正不是老師,是家長,試著來思考這三個問題,加入個人過去一些專案管理的工作經驗,結合Google試算表來嘗試解決上述的三個問題。這一定不是正解,而是起個頭來試試看,或許也是一個很好Google試算表應用。
解決的方式:
- 先找到讀書的範圍,以國中來舉例,就是三年的全部內容。
- 每一個科目,學習進度如何?總共思考三個面向:
- 學習區:指的是是否有做筆記或完成講義。
- 測驗區:指的是進行綜合單元測驗卷之後的成績。
- 加強區:若是測驗卷之後,成績不理想,就拆解成單科來進行測驗。
- 安排學習進度,找出這一週應要完成的學習內容。
以上,就是我想解決的三個問題。於專案管理當中,有一個MVP理論。三個英文字首,分別為Minimum Viable Product,簡稱MVP,中文意思為「最小化可行產品」。
MVP 是在最小化與可行性之間,驗證產品價值的一種思路。它可以輕易避免開發了一個市場並不想要的產品的尷尬問題,同時高效、不浪費,也能對市場做出快速反應。
面對這個問題,興正也是陌生的,依據上述的MVP理論,先將問題鎖在這三個面向, 不要再擴大,以免於解決問題的時候,花了過多時間,讓解決問題的難度太過,造成心理壓力過大,而產生心理學上的「管他的」效應。
所謂「管他的效應」,指的是當結果導致失敗時,自己知悉無法到達原先預定的目標,會突然喪失鬥志,進而自我放棄,這樣的行為,於心學上稱之「管他的效應」。
❙ 問題① 如何找出國中三年全部學習內容
》成果:國中三年全部單元整理﹙https://bit.ly/380l2eV﹚
為何需要找出全部內容呢?這是一個整體與範圍的概念,對大腦而言,有一個整體的概念很重要,當我們知悉全部的範圍時,並不會覺得壓力大,而是當你不知道範圍有多大時,才會陷入無法掌握的恐懼。想想等火車就有感覺,當上面顯示「誤點,時間待通知」,請問下一步該如何,等也不是,走也不是,這就是未知的問題。
當要開始動手整理時,也許你會被不知道版本這個問題給限制住?以學習過程而言,的確不同的版本會有不同的內容,但以會考的角度而言,不論你是什麼版本,會考測驗的內容都一樣,因此學習的過程不同,但結果會是一樣。
所以,先放下版本的問題,有內容就先整理,我將目前小孩正在讀的內容,還有上網找到的資訊,進行整理就會得出三年全部的學習單元。
網站方面,可以參考「均一」平台或是「學習吧!」這兩個網站,另一個方式則是學生都有雲端帳號,登入之後就有電子書資料可以參考,這樣整理的速度會更快哦!
進行國中單元整理時,有一個小要訣分享給你,就是盡量將資料切割為最小的單元。為何?當資料單位被切割得越細,將來於不同的情況下使用,組合彈性就會越大,以國中地理第一課為例﹙如上圖﹚,右邊是被切割資料後最小的單位,左邊則是組合之後呈現的資料。
要將資料進行組合與拆解,可以參考影片連結,若你是有購買Google試算表精算大師-24堂課的朋友,則可以參考括號內單元說明。
- 資料拆解:10 快速切割資料好分析﹙4-1.﹙10﹚資料整理-剖析、重複處理與排序﹚
- 資料組合:儲存格資料結合﹙3-1.﹙07﹚公式運算與位置種類 位置:08分14秒﹚
❙ 問題② 每一個科目的學習進度
》成果:每一個科目的學習階段與學習安排
為何需要自己規劃?學校不是有進度嗎?照著走不就好了?
平日,我帶小朋友心智圖法課,我都會鼓勵小朋友可以超前進度,這樣安排的彈性才比較自由。一位心智圖學生的媽媽推薦一本書給我,書名為《我這樣陪孩子走升學路》,作者徐權鼎先生,書中有一篇文章為《千萬別隨著老師進度》,也有相同的看法。
書中分享,我們根本不管老師的進度,就算今天教明天考,馬上教馬上考,我們也老神在在了。有些學生是老師教了才看書,要考才用功的,完全沒有自己的一套計畫。考試靠平時紮根,不是段考到了才狼吞虎嚥、囫圇吞棗地開快車,萬一中途有天災、人禍,可能就無法到達目的地。確實如此,將老師教的內容,當成是「複習」,是我希望給孩子的重要概念。
如何進行進度的安排呢?從理清自己開始?目前哪一個科目?學習到哪裡?學習狀況如何?是否有需要加強的?這些問題,我一天到晚都問,不是孩子搞不清楚,就是我不在狀況內?若沒有進行任何的改善對策,問題就不斷的重複,不是嗎?
看到這裡,有些家長心中會跑出一個疑問:這個應是小孩最清楚,這個進度表應要由小孩來排?這就是問題,回想初入職場,根本沒有這樣的概念,大人總以為小孩很清楚,除非是對自己要求很多的小孩,否則,一般而言,小孩根本不清楚。
同時,我自己一直在調整,這一張表的目的,並不是要「管」小孩,而是「看著」小孩。這是我聽姚仁祿老師演講的分享,不用急著放手,也不需黏著不放,但要看著。我用職場的角度來思考,學生會稱之為「學習進度」,然而職場就稱之為「工作進度」,我想應是相同的概念。
學習的學習進度來自單科的學習進度,週計畫只是一種匯整的總表而已。若要有完整的週計畫,應要從單科的學習進度而來。
每一個科目,我將它區分為三個學習的階段,分別為預習筆記區、綜合測驗、單科測驗,如圖所示,就可以清楚知悉單科目前的狀況與進度,學習進度要安排的快與慢心中才會有想法,而不是讀了就好。家中的小弟讀的體育班,花了很多的時間在練習,讀書時間非常有限,就該將學習時間的安排用得更精準。
從這一張表中,可以獲得如左邊的資訊,即可以清楚的知悉,目前每一個單科每一個單元的學習進度,有進行分析與進度的更新,對小朋友而言比較好。
有些家長會問我,這樣孩子的壓力是否會很大。我個人的想法是,三年會考不是壓力更大嗎?任何一個工作也都是如此,嫌廚房熱就不要進廚房啊!
關於壓力一詞,很久之前,我就有不同的認知,主要是自一則TED Talk的演講《如何讓壓力成為你的朋友》,講者為凱莉·麥高尼格,講者說,壓力來襲時,大多數人要不是想盡辦法轉移注意力、逃避壓力,要不就是被困在壓力牢籠裡,無法好好地呼吸,連帶把自身情緒都給打亂了。若能用全新視角來看待就會不一樣,適當壓力能督促上班族提高工作效率,只要不是大到受不了即可。
接續來談維護的問題,面對密密麻麻的格子,眼睛工時早已超時,如何讓我們的靈魂之窗能夠早一點收工呢?答案就是讓需要維護的表格自動跳出來,意思是需要進度更新與維護的儲存格,就自動變成淺紅色底來標示。
如何自動化進行反色呢?方式就是使用「條件式格式設定」來完成,根據日期來與是否有填入資訊做判斷,若早於今日且沒有填入資訊,就反色,這樣一來,要維護的時候,難度就會降低不少,讓人感覺很快即能完成所有的更新,當一更新資訊,淺紅色就不見,這也是成就感的來源之一吧!
如何將所有的單科的章節內容給完成呢?還記得嗎?第一個步驟我們有完成所有的內容,這時候就可以拿來用,但如何能讓文字依照需求自動化變色呢?用到的技巧是依據「筆記」或「講義」的欄位來判斷,可以參考以下兩支影片:
- 資料依各科篩選出來:17 資料快速理清不再分不清﹙6-1.﹙16﹚比對函數1-Vlookup﹚
- 資料進行顏色的區分:13 條件式格式設定記得好好用 ﹙5-1.﹙13﹚超好用的條件式格式-基礎應用﹚
》成果:由各單科整理出一張專屬的學習進度表
完成單科進度排定之後,最後一步就是找出未來一週的學習計畫。為何需要呢?因為照表操作是時間管理最簡單的方式。
我自己有排定日行程表的習慣,因為自己一人工作,怕對時間感覺有種錯覺,因此我會乖乖寫下今日行程,並利用Google試算表來提醒我。
但小孩沒有這樣的習慣,平日就照著學校課表走,幾乎已經對時間沒有什麼感覺。當我還在思考的時候,一位媽媽分享這一張圖片給我,也是出自徐權鼎爸爸的著作,圖片下方寫著:
女兒的讀書計畫表,在校內非常火的、全班爭相傳閱、拍照像挖到寶藏似的同學們眼睛為之一亮,反而女兒自己覺很淡定的說:「妳又沒用,這我專用的,不適合妳啦!」同學卻說:「不能用也能參考用啊!」
所以,有一張計畫表不僅是職場工作人士應要有的參考依據,學生一樣也需要。有這樣的想法支持,開始將分屬於各單科中的資訊,整合進來變成一張一週計畫表。當然大家都會知悉,相同的資料不能使用人工重複輸入,否則以後維護上就會非常的麻煩,最好能自動產出,不但省時且有效率。
當進行學習計畫排定的時候,不會是剛好一週,例如,我就希望小孩能排到暑期結束。於是我於左上設計一個區間,用於資料篩選之用,可以是一週開始與一週的結束的日期,也可以自由調整。
那為何不一開始就設定只抓取一週之內的學習計畫呢?我們都知道,有時學習進度會快一點,有時會慢一點,給予彈性是很重要的。
製作這一張表的時候,我就遇到了的難題,首先我將所有規劃出來的學習進度都整理出來,若是我要求連同暑假要進行的學習進度,也要事先規劃進去的話,這樣的學習任務就會是超多的。
因此,第二次過濾目的,就是依據自己需求時間來進行篩選,例如:以一週的時間,當然你也可以將這兩者合而為一,一次到位的完成,但我想要看所有的任務,因此我就沒有這樣的設計。
那遇到的難題在哪裡呢?以下是我思考流程:
- 資料第一次篩選:找出所有未完成的學習進度;使用Query函數﹙6-3.﹙18﹚整合函數3-Importrange 位置:07分12秒﹚
- 資料第二次篩選:於未完成的學習進度中,找出符合指定時間區的任務;使用為Filter函數﹙6-2.﹙17﹚篩選函數2-Filter﹚
※於《最高生產力工作法》一書指出,Filter函數是Google發展出來的獨特工具,於Google試算表上使用免費,於M.S. Excel要付費版本才有。
先思考完成大致的流程之後,開始進行實作。第一步驟,利用Query函數篩選出未來完成任務的日期,是沒有問題的。
進行第二步驟時,使用Filter函數去針對任務進行第二次篩選時,發現一直無法正確抓取資訊。也就是說,我並未利用Query函數對資料進行二次篩選,雖然我明明看到試算表呈現出來的是日期,但我就是無法使用Filter函數來過濾。
在此,我想表達的是,有時候看到的資料非資料,對Google試算表來說,它是一個資料的集合,非是一筆一筆的資料,於第二步驟我就卡關了。這是一個小心得,分享給正在學習的夥伴,有時候並不是公式使用不正確而造成的問題,而是「資料」來源的判讀,需要稍加留意。
山不轉路轉,面對問題個人的習慣是,用盡我所熟悉可能使用的功能,來克服這個問題﹙初期先將自己能是橫向擴展是重要的﹚。因為學習過多的功能,不常使用一下就忘記了,那何不將自己會的功能,不斷演化與練習,一直到「非常」熟練為止。
於是,我開始思考是否只要將「資料集」變成「一筆一筆」的資料即可,就是將這個內容複製起來,然後利用選擇性貼上,選值,複製到另一個位址,先利用手動方式測試一下,結果發現得到的資訊就是正確的。
果然,我推想的沒錯,但問題又來了,一直進行人工複製是「超麻煩」的,是否有其它的方式來處理?
各位,這種情況是否會經常出現於職場中,於工作流程中,這種「食之無味、浪費時間」的流程,該如何是好呢?沒問題,找它就對了,它不怕煩,你叫它做,它就做,連吭一聲都不會,講到這裡,我們該請出它--就是「錄製巨集」。
只要是重複、惱人、無價值的事,全數丟給它就對了,那你呢?當然是忙著喝咖啡、聊事非…不不不,我不是這個意思啦!
於是,我重新修改流程,從2個步驟拆解成3個步驟:
- 資料第一次篩選:Query函數﹙6-3.﹙18﹚整合函數3-Importrange 位置:07分12秒﹚
- 資料集變成一筆一筆的資料:讓工作自動完成﹙8-3.﹙24﹚一定要玩的錄製巨集初體驗﹚資料第二次篩選:Filter函數﹙6-2.﹙17﹚篩選函數2-Filter﹚
以上是我解決問題過程,建立完成學習進度表之後,當然還是要試試看,才會知悉是否適合,就等我們家玩過一陣子之後,再分享成果給各位對我而言,不論成功或是失敗,問題解決的能力應有前進一步。
家長小小的心聲,我想這個方式,必定不適合所有的學生,對我而言,我只是想打開孩子的視野,讓小孩知悉,很多問題需要去解決,只有良好的規劃,很多事情是有機會並行的,並不是時間不足的問題。
❙ 後記,好像哪裡怪怪的?
雖然完成這些事情,但從我個人過去的經驗來思考,似乎少了些什麼?
啊!對了,就是「報表」!學生不會想要,但我很需要啊!
我依據我個人的需求,設計兩張報表,一張為以「會考」為目標的整體進度表,另一張以「段考」為目標的學習進度表,這兩張報表,於工作職場的夥伴大概都知悉,這是PM﹙專案經理﹚自己要看的,工作成員不會有人想看的。
「段考」進度表如下圖,利用左上角清單的切換,就可以看到不同年級,不同次數的評量,除了查詢分數之外,也可以看每一次準備的過程,這樣與考試的成績進行對比,應也會找出不少問題才是。
完成報表之後,利用顏色來進行區分不同的科目,增加可讀性。如何製作這一張報表呢?用到的技巧如下:
資料的清單驗證﹙左上角區﹚:12 如何讓資料不重複輸入﹙4-3.﹙12﹚輸入變快速-提升資料正確性﹚
每一個科目的顏色區:13 條件式格式設定記得好好用 ﹙5-1.﹙13﹚超好用的條件式格式-基礎應用﹚
另一張報表,則是總表。過去於職場都是使用甘特圖來確認進度,這裡我設計的簡單一點,就是用「學習進度」與「學習品質」做為指標。
簡單一點說,這兩個是什麼呢?
- 學習進度:指的是,學的有多快?學多少了?
- 學習品質:指的是,學的成效如何?這個很重要,經常我們會說,這個我學過了,就帶過﹙心中的OS:那請教一下,你會了嗎?﹚
設計報表時,我自己設計兩個小指標,「學習進度」我希望能夠超前一個學期,主要看的是「預習進度」。「學習品質」則是學習之後的測驗分數,分數必需要達90分以上,才代表真的有學會了,而不是看過而已。
根據這樣的指標,即可設計一個總覽的報表,為了讓這一張報表看起來比較「和藹可親」,我用圖示來表示,落後指標選的圖示為兩隻手握住一顆心,意思是:「孩兒啊!不要看起來很用功,要用心啊!」
以上,是我製作報表過程的分享,除了Google試算表的技巧,也希望能分享我的思考流程,將來一定還有很多地方需要改善,這樣要進行修正也比較容易。
同時我也盡量不用太複雜技巧來完成,而是選擇自己已學會的技巧,不斷磨練Google試算表技術,有「目的性的產出」比較容易進步與有成就感,不是嗎?
綜上所述,若你有一些心得與想法,也歡迎分享給我,學習路上有人一起玩是最開心的。
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