少就是多，簡化你工作中的低影響力任務之所以能如此有效，原因很簡單：你花愈少的時間和精力處理，你就有愈多的時間和精力投注在真正重要的任務上。因此，你應該要努力簡化你的工作，如此才有大量時間拿來做那些最富成效的工作。
你的行事曆裡留有愈多開放的空間，你就有愈多的彈性安排何時做哪些事情；加上你的專注力和精力隨時在波動，這麼做能讓你變得更有生產力。一旦你簡化了工作行程，對於一些臨時出現的高回報任務項目，你的反應會變得更加靈敏。
簡化行事曆得以創造更多空間留給高回報的任務，如此一來，當臨時發生緊急事件需要處理時，你才有更充裕的空間足以反應。再說，簡化行事曆能讓你一整天保持禪定般的清晰思維，這感覺超級美妙！根據城市規劃人士的說法﹙搞不好就是規劃「期望路線」的同一批人﹚， 理想的高速公路車流管控，關鍵不在於車輛的多寡，也不在於車速的快慢，而在於車輛之間留有多大的空間。同樣的，你每天所做的工作也是如此。
當你努力盡可能排滿一天行事曆時，你很難有多大的生產力；因為若是臨時出現什麼任務，你勢必會手忙腳亂。簡化你每天的行程，等於為那些高回報活動保留更多的專注力，如此才能更加專心做好事情。總之，你的各項任務，就好比生產力高速公路上的車輛。
此外，當你為最高回報活動創造更多的專注力之後，還有助於你想出更好的點子。我們之所以常會在淋浴時﹙而不是在使用智慧型手機時﹚想到許多絕妙的點子，理由很簡單：沖澡的時候，我們為自己的頭腦創造出更多的專注力空間，天馬行空地恣意空想，許多新的點子和念頭便因此不斷湧現。
而當你簡化生活中的低回報任務時，也會達到類似的效果。這麼做不僅能讓你有更多的時間和精力得以投入在高回報任務上，還能幫助你產生更多絕妙的點子。
❙ 刪減不重要事物
➤不重要的事物帶來成就感，卻早該刪除
儘管在一年計畫開始之初，《最有生產力的一年》作者花了不少時間找出對自己影響最大的任務，但卻沒有把低回報的任務當一回事，直到工作支援任務多到令他難以招架、生產力開始下降時，才意識到自己早該予以重視，有些事該捨則捨。
在作者查看自己第一次的時間紀錄時，除了對自己的拖延時數感到驚訝之外，另一個令他訝異的則是：一整個星期花在低回報維護任務上的時間，竟多得超乎想像。雖然感覺自己很有生產力﹙因為總是忙著處理它們﹚，但它們卻沒有幫助自己完成任何有意義的事情。
「帕金森定律」﹙Parkinson's law﹚指出：你有多少可運用的時間，你就會衍生出足夠的工作量來塞滿這些時間。從作者的一年計畫裡，發現這個定律特別適用於低回報的任務。由於你的大腦邊緣系統會抗拒做那些更具挑戰、最高回報的任務，因此低影響力的工作支援任務，幾乎就成了「工作迷幻藥」或「工作糖果」。 當你在處理這些任務時，自然會感覺很有生產力；畢竟，你都忙得團團轉了。然而，它們卻沒能幫助你完成多少事情。
在仔細查看時間紀錄上的任務清單後，找到那些在工作中占用作者多數時間的問題任務一亦即那些塞滿作者可運用時間的任務。以下根據它們所需花費的時間和專注力依序列出：
- 回覆電子郵件。
- 參加會議。
- 上傳部落格文章和電子報。
- 管理我的行事曆。
- 指導別人和企業提高生產力。
- 為旅行規劃並做功課。
- 協調和進行電話會議。
- 進行網站維護。
- 管理我的社交媒體網站。
經過大量的試驗、錯誤，以及無眠的夜，終於找到刪減低回報支援任務的最有效解答，那就是：得清楚自己花了多少時間和專注力在支援任務上，並且設定限制以刪減任務。
要想更清楚自己每天都在做些什麼，你只需做時間紀錄就行了。不過，時間只是其中一部分；要知道，低回報任務也會占用你大量的專注力。
就拿電子郵件來說吧！當你每天檢查新郵件三十二次，意味著你的專注力從原本應該做的工作中轉移了三十二次。在這些情況下，要保持頭腦清醒是相當困難的。電子郵件或許是一件滿重要的支援任務，但你也用不著每天檢查三十二次呀！
在你確認出自己的問題任務後，想想你一天專注在其上的頻率有多高，不妨利用一、兩天的時間正式記錄下來。在你清楚掌握自己花費多少時間和專注力在問題任務後，將會發現處理起來容易得多。以作者來說，刪減任務的最佳解決方案是設下限制，不僅限制投注其中的時間，也包括專注力。
➤回歸禪定
自從計畫上軌道之後，作者不再像一開始收到大量電子郵件而每天檢查信箱無數次。慢慢的，就減少了查看新郵件的次數。直到今天，維持每週三次查看電子郵件。
以下摘述整理作者的話：每個星期一、三、五下午三點﹙每天下午三點正值精力變少之際，也是從「創作者」行程轉換到「管理者」行程的時候﹚， 會開啟收件匣，逐一處理郵件。如今，已經養成這個習慣很長一段時間。珍惜自己的時間，希望把時間花在讓自己成就最多的任務上。
有另外一個優先收件匣，每天會檢查好幾次，但大約只有十個人知道。這讓我最心愛的人，以及合作最密切的工作夥伴可以更快聯繫到我。和多數人一樣，至今仍會收到許多電子郵件，但藉由改變處理它們的方式，讓我得以騰出更多的時間和專注力在每天真正重要的事情上面。
雖然你可能無法像他一樣有彈性，每週只查看電子郵件三次，但至少你應該善待自己的專注力，並從即日起開始減少查看信箱的次數。如果你想完成更多事情，擁有更充裕的專注力十分重要。如果你每次都在收到信件幾分鐘內就回覆的話，顯然你並未明智善用你的專注力。
據某個發人深省的研究指出，「人們在檢查電子郵箱時，大多數只是查看﹙郵件﹚，卻未進一步處理。」因此，除非你有足夠的時間、專注力和精力來應付需要處理的新信件，否則不要查看郵件。
雖然要完全消除電子郵件和會議是不可能的，但你卻可以妥善控制花在它們上面的時間和專注力；作者發現，最好的方法就是刪減你的低回報支援任務。
當你刪減低影響力的維修任務時，會發生一些狀況﹙相信你現在對此應該不再陌生﹚：你的邊緣系統會全力反抗。當你簡化一週工作，把焦點改放到更大、更富挑戰的事情上，你的邊緣系統勢必會搞破壞，於是你會感到內疚，擔心自己是否錯過重要的郵件、後悔推掉不重要的會議，或是必須不斷克制住再一次查看社交媒體的衝動。但你務必要克制住呀！就像剛開始戒斷上網一樣，這種不當的內疚感會隨著時間消退，屆時你就能更容易專注在真正重要的事情上面。
❙ 科學大補帖
現在讓我們來看看，拖延時你大腦裡發生了什麼事？當你打算拖延某項任務時，你的大腦裡正掀起一場非常有趣的內戰。通常，你的思緒會像這樣：一方面替自己多看一集《紙牌屋》找出冠冕堂皇的理由，另一方面又知道自己應該去忙報稅的事；或是明明很想打開Facebook或Twitter，卻又清楚自己早該著手進行下週五要交的報告。
像這樣的思緒來回擺盪，正是你大腦裡兩個區域爭鬥的結果：邊緣系統﹙limbic system﹚與前額葉皮質。大腦邊緣系統主掌你的情緒和本能，包含快樂中樞等多個部位。從演化的角度來說，邊緣系統是人腦中很老的一個部位。就像動物一樣，它令你順從本能的衝動，屈服於情緒和誘惑。大腦的這個部位就是試圖引誘你拖延報稅，再多看幾集《紙牌屋》的幕後推手。
前額葉皮質則是你大腦裡掌管邏輯的部位，它正奮力讓你著手報稅的事。它主掌邏輯、推理、堅持長期目標等多項功能；它也是促使你拿起這本書的幕後推手。如果你做了前面提到的所有生產力實驗，那是因為你的前額葉皮質打了勝仗；如果你只是跳過去、拖延了沒做，則表示你的大腦邊緣系統贏得勝利。
情緒化的邊緣系統和注重邏輯的前額葉皮質彼此之間反覆拉鋸，決定你一整天所做的每一項決策。在我們所做的每一個決定裡，不是邊緣系統、就是前額葉皮質占上風。
當大腦邊緣系統勝出時，我們會帶酒吧認識的可愛女孩回家，會在早上喝咖啡時不克制地加點一份甜甜圈，或者會拖延。這就是我們「對感覺良好的讓步」；不過，我們的前額葉皮質也時常會贏。這就是我們為什麼會預存退休金、下班後去健身房運動塑身、克服拖延的六大誘因，以及閱讀生產力的書籍。腦中的這個部位時時在為我們奮戰，幫助我們實現長期目標，而不會為了短暫的快樂而屈服。況且，沒有一個強有力的前額葉皮質，我們幾乎不可能變得更有效率。
前額葉皮質也會負責處理某些情感，誠如《象與騎象人》﹙The Happiness Hypothesis﹚一書作者強納森．海德特﹙Jonathan Haidt﹚所說：「它﹙前額葉皮層﹚使得人類的情感更加豐富。」只不過，以非常粗略的定義來說，你的大腦邊緣系統主管情緒，而你的前額葉皮質主掌邏輯。
我們拖延時會發生大腦邊緣系統和前額葉皮質之間的不停爭鬥，但在其他時間裡，這兩個系統可是以奇妙的方式合作無間呢！前額葉皮質和邊緣系統的相互作用，也是讓你追求愉悦、迷人、有意義事務的推手，就像學習拉大提琴、存錢去走印加古道、登山、做志工、建立良好人際關係、追求長期目標，以及滿足你的想望。
雖然我們的大腦邊緣系統不可或缺，但提升生產力多半與前額葉皮質密不可分。唯有建立強大的前額葉皮質，它才能在必要時告訴邊緣系統誰是老大，進而打消想要再次檢查電子郵件或Facebook這類的衝動，專心做好高影響力的任務。我們一方面要讓大腦邊緣系統保持快樂，一方面也要建立強大的前額葉皮質，否則不可能鞏固好我們的成就、人際關係和價值觀。
雖然前額葉皮質和邊緣系統之間的交互作用造就了今日的人類，但我們的前額葉皮質比邊緣系統還遜得多。畢竟，邊緣系統已經進化了數百萬年，但前額葉皮質才只有數千年的演化史。總之，最具生產力的人不僅懂得從「自動駕駛」的工作中退後一步；他們也學會多善用自己的前額葉皮質、更甚於邊緣系統。
重新掌控大腦的另外三個方法，可以幫你重獲主控權，讓你有辦法做好最討厭的任務：
❶製作一份拖延清單
要做到有效防止拖延，並非不可能。當你列出一張有意義與影響力的任務清單，等你下次想要拖延時，你還是能讓前額葉皮質升溫，保持高效工作。在作者的計畫裡，他發現自己常會拖延、不願閱讀冗長乏味的研究論文。
於是製作了一份拖延清單，裡頭包括了撰寫和傳送重要的電子郵件、整理電腦裡的檔案夾，以及追蹤記錄計畫的相關費用。此外，另一個方法也很有用，你只需告訴自己，你只有兩種任務可以選擇：去做你想要拖延的任務，還是做高回報的任務。﹙其實兩者就是一件任務。﹚
❷列出成本
列出因拖延而衍生出的每一筆成本，這是點燃前額葉皮質最愛的方式之一。這項技巧雖然簡單，但它讓你戰勝拖延的機率大幅提高。
❸開個頭就對了
請注意，不是寫「做就對了」。假如你有一件繁瑣又討厭的差事——例如清理地下室，你只管開個頭就對了。試著設定短短十五分鐘的計時器，時間一到你便停止清理，轉而改做其他事情。如果開始之後你感覺想要多做一點，當然就繼續接著做；就算你沒有這種感覺，也不用擔心。
每次當作者只是開了頭做某件事時，哪怕只是幾分鐘，幾乎都會發現那件事其實沒有原先想像的討厭。關於這點，《戰情》﹙The Procrastinator's Handbook﹚一書作者麗塔．艾米特﹙Rita Emmett﹚總結得非常好；在她提出「艾米特定律」﹙Emmett's law﹚時是這麼說的：「害怕做某件事所耗費的時間和精力，比真正做那件事本身還要多。」
❙ 喚醒能量
➤善用你的生理黃金時段
十年以來作者不斷在拿自己每天的例行行程做實驗，直到找到一個最有生產力的行事模式才終於定下來。一年計畫當中，他針對自己的例行行程做了相當多的實驗﹙包括每天早上五點半起床的那個失敗實驗﹚ 後來找到一套最具生產力的例行行程：
- 早上6點半~7點：自然醒。
- 早上7點~9點：吃早餐、健身、冥想、淋浴。
- 早上9點~下午1點：寫作。
- 下午1點~3點：休息。
- 下午3點~8點：閱讀、安排並參加採訪和會議。
- 晚上8點~11點：休閒時間，就寢。
雖然這個行程表面上看來很簡單，但它背後有很多的考量。一天當中最適合處理高影響力任務的時機，就是你的「生理黃金時段」。這麼做的原因不言而喻：在你的「生理黃金時段」裡，你能夠投注兩倍以上的精力和專注力在工作上。當你在黃金時段處理高影響力任務時，你可以更快完成、更加全神貫注、做得更加完美、抱持更大的工作彈性，而且開始更聰明地工作，不再只是一味埋首苦幹。
作者個人的「生理黃金時段」介於早上十點到中午，還有下午五點到八點。一年計畫期間，每天在這段時間裡主要只做兩件事：為我的網站寫文章，以及研究生產力。他還設計了一些生產力實驗，有些只是工作時的背景﹙例如：一天只用一小時智慧型手機的實驗﹚ ，有些則是一或兩個星期當中的主要焦點﹙例如：冥想實驗﹚ 。每當進行某個實驗時，也會把它們融入每日的例行行程裡。
在算出自己何時最有精力之後，便在日曆上明確空出自己的「生理黃金時段」，不僅把它保留給高影響力的任務，也保留給一些臨時出現的重要任務。每當作者要採訪生產力專家、接受重要的採訪、發表演說、埋首處理三大日常任務，或是碰到一些希望自己盡可能全心投入、富含意義的約定時﹙例如跟女朋友吃晚飯﹚，就一定會把它們安排在黃金時段裡。
雖然在做事時難免會被打斷——畢竟沒人能對自己的時間有完全的掌控權，但作者很快就意識到，他的「生理黃金時段」值得審慎善用，並誠心誠意地加以護衛。這樣的關聯很簡單，但效果極大：你在「生理黃金時段」裡所安排的事情和約定愈重要、愈具意義，你的工作和生活也會變得更富影響力、更有意義。
快速提高生產力：現在，馬上進到Outlook、ical、Google日曆，或是任何一個你使用的日曆，把未來幾週你的「生理黃金時段」保留起來，而且務必要設置提醒，在黃金時段開始前十五或三十分鐘就通知你。通知鈴響起時，就表示你應該準備全力以赴處理某個最重要、影響最大的任務。
認清你的「生理黃金時段」確實很重要，但同一時間裡，你的精力和專注力還是會以你無法預期的方式起伏波動。或許你同事跑去星巴克，買了杯咖啡給你一個驚喜；或許是你知道自己即將升職，接下來一整天你的心都無法平靜下來；又或許你的團員中午帶你出去吃了頓豐盛的生日大餐，結果一整個下午你的精力水平直落谷底。無論是什麼原因，總之，不可預料的事情就是會發生，你無法百分之百預測自己的精力和專注力程度。
誠如每週的理想工作時數，你的行程鬆緊度也會有一個理想的平衡點，不會太緊也不會太鬆。一定程度的規劃能讓你更有生產力，但又不會嚴謹到讓你覺得綁手綁腳、無法隨心所欲。
同樣的道理也適用於休閒和週末時的行程規劃。工作之外的生活還需要縝密規劃嗎？這或許聽起來有違我們的天性﹙而且不太好玩﹚ 。但研究證實，這樣做能讓你更加專注、更有創造力、更積極、更有動力、更快樂、更投入，也更能夠達到「心流」的神奇境界——此時，時間過得飛快，彷彿不存在一般。
作者不認同一板一眼的行程規劃或是完全放牛吃草﹙這有什麼好玩的？﹚，但某種程度的結構是有幫助的。舉例來說，在作者的一年計畫裡，發現自己若是坐下來，粗略規劃自己週末行程的話，總會有更多的活力——即便只是規劃某段時間要蹺著二郎腿、無所事事，也同樣很開心。
偶爾打個小盹沒關係！在作者做過的實驗裡，數一數二有趣的，要算是為期三個星期、每天三小時的西班牙式午睡﹙譯注：西班牙官方明定的午休時間為下午二點至五點﹚。這三小時內，會先停下工作打個小盹、吃點東西、跟朋友閒聊，到了傍晚再繼續工作。出乎意料的是，如此不僅體悟到休息的重要性，還發現午睡對生產力有著極大的好處。午睡跟正常的睡眠一樣，已被證實可以提高你的專注力、正確率、創造性、決策力，最終提高你的工作效率。你把走去咖啡廳再走回來的時間省下來午睡，你可以得到同樣的能量提升，卻不必擔心喝完咖啡後的精力崩潰。
美國睡眠醫學會﹙American Academy of Sleep Medicine﹚建議，「把臥室想像成一座山洞：涼爽、安靜、黑暗。」但最重要的一點，室內必須「溫度適中」，不會太冷或太熱；換句話說，你的身體「不必因為太冷而設法產生熱能﹙發抖﹚， 或是太熱而必須散發熱能﹙排汗﹚。」
➤幾點醒來並不重要
在作者的計畫期間，偶然讀到一些「生產力大師」撰寫的文章，大力鼓吹早起對生產力的各種好處。但事實上，這一點都不正確。研究證實，你幾點鐘醒來對你毫無影響：它對你的社經地位、認知表現或健康完全沒有影響。與你的生產力真正有關聯的，是你醒來後的這段時間裡做了什麼，以及你醒來前是否得到充足的睡眠，這兩點才是決定生產力的關鍵。經回想後，才意識到，早起只是一個以訛傳訛的生產力迷思，這項建議根本是個天大的錯誤。
意思倒不是說，早起對你沒有幫助一事實上可能有，畢竟每個人的生理構造不同。如果你跟家人同住，早起能讓你在其他人起床前有一段安靜的獨處時光做規劃；或者你天生就是個早起的人，早起的儀式可能很適合你。但對許多人而言，早起的儀式不見得合適。總之，理想的起床時間並沒有一定，重點在於你找到最適合自己的時間就行了。
雖然縮減睡眠可以為你省下時間，但你因為剝奪身體所需的休息時間，將導致巨大的生產力成本，令你得不償失。請牢記：每少睡一個小時，你就會損失至少兩小時的生產力。
❙ 每日必做的三件事
了解你最有價值的任務固然重要，但誠如G.I.Joe特種部隊隊員﹙譯注：美國知名動漫英雄﹚所言：「知道只是成功了一半。」當你明天早上坐在電腦前、打開收件匣時，很容易就會因為眼前更迫切﹙但沒那麼重要﹚的事情，而把最重要的任務拋諸腦後。
理論上，用心謹慎地工作的確很棒，但實際上又會是什麼情況呢？為了確保能處理好該做的每一件事，作者已經嘗試過數十種生產力工具：從GTD任務管理器﹙Getting Things Done縮寫，即「把事情做好」﹚，到四處貼滿便利貼的「看板」﹙Kanban﹚管理方法，以及一大堆連自己也數不清的生產力APP。它們大多數能有效幫助管理、並組織所有待辦事項；然而，它們全都有一個相當大的缺點，那就是：無法幫助放慢腳步，讓更謹慎用心地工作。
利用有效的系統工具管理你的待辦事項固然重要，但同樣重要的是，你在處理這些事情時，也能謹慎用心地投入。在你開始努力管理時間、專注力和精力之前，有一點非常重要：你必須先決定自己每天需要聚焦在哪些事情上面，如此你的基礎才算真正穩固。
此時，「三重點法則」正好派上用場。
一本名為《敏捷人生》﹙Geting Results the Agile Way，中文暫譯﹚的生產力書籍，由微軟商業課程經理邁耶﹙J.D. Meier﹚所著。表面上看來，這本書更像是一本教科書，而不是一般的大眾讀物。不過，該書內容出奇地有效，因為它用非常簡單的角度來解析生產力。
在這本書中，作者最喜歡的一個概念就是「三重點法則，雖然這個概念背後的哲理一點也不新奇。知名生產力部落格「禪習慣」﹙Zen Habits﹚格主李奧．巴伯塔﹙Leo Babauta﹚與「生活駭客」﹙Lifehacker﹚創辦人吉娜．特拉帕尼﹙Gina Trapani﹚都曾提及這個概念；不過，它對我來說很新奇，而且十分有趣，讓我非試不可。
儘管你可以下載世上所有的生產力APP ，但沒有任何一個APP像「三重點法則」一樣，能幫助你認清自己必須做哪些事情。
這個法則無敵簡單：
- 每天一開始，把心念快轉到一天結束的時候，並問自己：當這一天結束，我希望做完哪三件事情？把這三件事情寫下來。
- 每週一開始，做上述同樣的動作。
你所確認的這三件事情，將會是你這一天，以及這一週的焦點。就這麼簡單。
如果你的目標是更謹慎用心做事，一天內完成更多的工作，那麼「三重點法則」絕對是你必備的無敵技巧。
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