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閱讀旅圖:高效人生的清單整理術

很多人都希望自己活得更成功、更有錢、更快樂、更健康,但他們就是做不到,於是他們錯怪到運氣不好、生活太忙、資源有限等等原因上。其實只要拿起一張紙 ﹙或打開一個App﹚,人生就可以煥然一新,很容易,人人都做得到。

想在人生的任何一個領域做得更成功,你需要的不是願望式思考,而是清單式思考。這可不是俏皮的文字遊戲,清單式思考極為有用,請共同來閱讀《高效人生的清單整理術:一張清單做完所有事,工作、生活、理財通通搞定》。

當你把目標白紙黑字寫下來的那一刻,這件事就成了你的責任,無論目標是去超市買雞蛋,還是寫一本書,主旨都一樣,那就是過上你想要的人生﹙以及劃掉那一個待辦事項﹚。

無論有沒有寫清單的習慣,這種低科技工具都能讓你受惠。你可以找到時間休息、看一本好書、做自己喜歡的事,只要掌握清單式思考,你可以重新主宰自己的人生,因為用「小目標」的方式思考,會比一個龐大的目標更加容易。

❙ 清單的好處多多
清單不但能幫你達成目標,也能記住事情,使你過得更平衡、更從容。我們都有類似的經驗,去外地旅行回到家才發現牙刷不見了,或是去服飾店一卻沒買原本要買的黑色長褲。

如果你有寫下來,可能不會忘。﹙好吧,有時候就算寫了還是會忘,但寫下來總是比較記得住。﹚清單也能紓解壓力、完成目標和拯救人生,甚至節省時間跟金錢,因為面對任何狀況,你心中都早有準備。

任務不分大小和性質,清單都能帶來一樣的好處。以下列出幾個清單的好處:

1.清單可減輕焦慮。
你有沒有說過:「我有那麼多事要做,怎麼做得完?」清單能幫你消除這些恐懼。當你把待辦事項寫在紙上﹙或手機裡﹚,就等於把它們從腦袋裡挪到紙上,壓力指數直線下降。

此外,人都是健忘的。這是真的,成年人的專注力平均可維持十五到二十分鐘,所以我們勢必會忘記一些該做的事。只要將想到的事情,立刻寫在顯眼的地方:冰箱門上的寫字板、書桌上的便利貼、一封電子郵件或手機的行事曆。想到任何該做的事就會立刻寫下來,否則肯定忘記!只要動手做其他事,剛才的想法立刻消失。花幾秒鐘寫下來,可為你省下不少時間與煩惱。

2.清單可提振腦力。
寫清單會用到大腦裡不常用到的部位。在你規生活的同時,你也在鍛鍊大腦,保持耳聰目明。記憶專家辛西亞.葛林博士﹙Cynthia Green﹚曾為作者的部落格撰寫了一篇文章,說明清單如何拯救大腦。她寫道:「記憶工具,例如清單,會強迫我們將注意力集中在必須記住的資訊上。這些工具把資訊放在有組織的架構裡,藉此為資訊賦予意義。

3.清單可提升專注力。
清單像地圖,時時提醒你目的地在哪裡。用這工具來提升專注力,對人生的每個層面都有幫助。你會發現自己效率變高,所以有時間做真正喜愛的事。

生活忙碌使人愈來愈難維持專注力。你有沒有在打算寫電子郵件給客戶或朋友時,因為打開另一封電子郵件而忘了寫原本那一封?結果第一封信還沒寫,就開始寫第二封,此時老闆打電話給你,或是孩子開始哭鬧,或是快遞按門鈴………,啊!你懂吧?

清單能引領你回到被打斷的任務上。如果你必須回信給約翰,但此時老闆打電話過來,請把約翰寫在清單上:「寫信給約翰」。你跟我都知道,跟老闆講完電話之後,又會有別的事冒出來搶奪你的注意力。寫下來很簡單。這方法看似愚蠢,卻出奇有效。

4.清單可加強自信心。
我最喜歡劃掉待辦事項的感覺。這個動作有一種神奇的成就感,有時候作者甚至會把已經完成、但不在清單上的事情也寫上去,然後一筆劃掉!我的自信心隨之升高,人也變得更有動力和生產力。知道自己具備完成任務的能力,會使你想要完成更多任務。

記憶專家葛林博士指出,清單讓人有一種操之在我的感覺,這種積極向上的生活態度,讓我們充滿力量,完成的任務愈多,使你愈發覺得自己是個有執行力、有才能的人。

5.清單可整理思緒。
有時面對艱難的決定,甚至是規假期的時候,將所有的想法都寫下來。寫好清單,思考每一個步驟,能幫助你達成想要的目標。面對即將發生的事,好更有心理準備。用清單清除大腦裡的紛雜思緒,你的想法會變得更乾淨。

6.清單使你胸有成
美國女童軍的官方座右銘是「隨時做好準備」﹙Be prepared﹚ 這句話頗有幾分道理,雖然沒當過女童軍,卻將這句話謹記在心。手邊隨時準備好零食、一張紙跟一枝鉛筆,你無法預料自己何時用得上它們!生活中的大小事也適用這個原則:做好準備。無論是找房子還是找工作,我們都需要清單來掌握輕重緩急。

❙ 終極待辦清單
求職社群網站領英 ﹙LinkedIn.com﹚最近做了一項調查,發現六三%的專業人士會將待辦事項列成清單。當然,他們使用清單的方式是否正確另當別論。事實上,這一項調查也發現列清單的人之中,只有十一%表示自己順利完成清單上的一週待辦事項。

清單人人會列,到底是否有其它的竅呢?許多人很容易覺得清單上的待辦事項很煩,最後乾脆視而不見。現在要分享給你如何寫一張可令你堅持到底的終極待辦清單,而且是用寫清單的方式逐項列舉說明。

1.先寫下來再說。
不是立刻要做的事一下子就忘了,所以待辦事項一想到就得寫下來。順序不重要,先寫下來再說。於GTD時間管理法流程中,謂之捕捉《313-搞定!工作效率5步驟》。

2.分門別類。
確定要做的事情有哪些之後,將待辦事項分門別類:工作、家庭、孩子、玩樂等等。生活的每一個層面都應擁有自己的清單。若沒有分類,雜亂的清單會令你不知所措,最後直接放棄。

通常我會把不同類別的清單放在不同的地方,工作清單在公司的辦公桌抽屜裡,家庭清單在家裡的書桌抽屜裡。我知道每張清單的位置,也知道清單的內容屬於哪個類別,拿起清單之前我已有心理準備,知道接下來要處理哪一類的事務。這個做法效用之高,保證令你驚訝。

崔西.馬克斯醫師說:「這會幫你看清事情的輕重緩急,免得你被一大堆事情壓垮。」她也建議我們將時間切分成段,容易做得沒完沒了的事,要規定自己在某個時段內完成,例如處理電子郵件。區分時段能使你集中注意力,效率和生產力都會提高。

3.先後順序。
清單分類好之後,逐項確認並依照緊急和重要程度排序。這能幫助你掌握進度,專注在當下需要做的事情上,雖然有其他比較容易完成的任務,但它們都沒有你手邊的任務重要。請抗拒誘惑,不要先跑去處理那些簡單任務,這樣只會導致重要的事進度落後。

4 重寫一遍。
完成分類與排序之後,把清單重寫一遍。乾淨的清單一目了然,想要查閱和劃掉已完成事項都比較容易。認識我的人都知道,我會把清單重寫好幾遍,我不喜歡清單上東一坨、西一坨,如果清單太雜亂、註記太多,我會乾脆重寫一張。請你找到最適合自己的做法

5.重複步驟一到四。
為了完成任務,該寫幾張清單就盡量寫。作者自己是每天寫一張新的,然後慢慢補充內容。隔天把前一天沒完成的事項加進新的清單裡,以此類推。

❙ 製作更高效的清單
是的,清單的寫法有對錯之分。光是寫在紙上還不夠,又臭又長的待辦清單,只會令人既焦慮又無措。清單明明應該讓人更加輕鬆愉快才對。

「將該做的事情全部寫下來,只會令我產生恐懼,認為自己絕對不可能完成所有任務。」瑪格麗特.摩爾﹙Margaret Moore﹚說。她是《練好專注力,事情再多也不煩!》﹙Organize Your Mind Organize Your Life﹚一書的共同作者。

建議以「最佳劑量」﹙optimal doses﹚來做事。最佳劑量因人而異,因為只有我們才知道最適合自己的工作方式。「你必須找到剛剛好的劑量,這個劑量能使你感到條理分明、大局在握,而不是壓垮你。然而,只有在親身嘗試錯誤之後,你才能找到屬於你的最佳劑量」她說。

無論你決定把清單寫在哪裡,最終結果都是要逐項完成清單上的任務。清單寫好之後,有幾種方式可幫助你駕馭清單:

❶評估任務
輕重緩急。這件事前面提過,可說是清單管理最重要的一件事。老實說,你寫在清單上的那些事可能一件也不急,自己要分清楚哪些是現在必須完成的?哪些可以等一等?

自知之明。這很難。你了解自己,清楚自己的能耐。但是一碰到待辦清單,有時就是很誠實面對自己與現實。我完全明白。你想要立刻劃掉所有待辦事項!

判斷哪些事情應優先處理,是一項珍貴的本領,能為你帶來極大的幫助。如果你知道整理衣櫃得花兩小時,但你預約看醫生的時間是半小時後,那現在就不是整理衣櫃的好時機。

明確聚焦。具體而明確的清單能幫你簡化待辦事項。不要寫「整理車庫」,把執行步驟寫出來,只要一一列出「整理」的步驟,這項任務會更容易完成。待辦事項要明確,例如:

▢丟掉不用的節慶裝飾品。
▢把工具都收在同一處。
▢清除停車位上的雜物。

明確的行動指令也能幫你聚焦於真正的目標。不要寫「去超市購物」,而是「買生菜、番茄跟酪梨」,這樣比較清楚,也能減少你瞎逛的時間,使你快速完成購物任務。

❷規任務
以小搏大。有時候,小勝過大。在清單上穿插幾個簡單任務可提振精神,因為簡單的事完成得比較快。我知道前面說過不應該這麼做,但有時候先解決簡單任務能使你更有幹勁。怎樣的策略都行,只要能幫助你持之以恆就好。

一案一單。把你想在生活中完成的每一件事,不分類別全部寫在同一張清單上,這種做法大錯特錯。一個目標寫一張清單,你才不會驚慌失措或是腦袋一團漿糊。

❸分派任務
外包出去。媒合自由工作者與外包工作的線上平台「工作兔」﹙TaskRabbit﹚執行長麗雅.巴斯克 ﹙Leah Busque﹚,她曾經告訴作者,有能力做一件事,不代表那件事一定要由你來做

身為前控制狂,我把這句話謹記在心。﹙我承認現在仍有輕微的控制狂症狀,只是沒有以前那麼嚴重了。﹚把任務分派出去,而不是全部攬在自己身上,這種能力將改變你的一生。

學會說不。哇塞!如果可以推掉你不想做的事,想像一下你能完成多少真正重要的事。沒錯,只要學會說「不」,你就能拿回人生的掌控權。我們很容易隨口答應邀約,例如:一起喝杯咖啡,或是陪朋友去看那場他說了好久的電影。但是,不可以把「好啊」當成標準答案。記住,時間很珍貴,你不需要自願當校外教學的導護媽媽,也不必主動要求負責某個專案。

不要因為不好意思拒絕就答應別人,除非那是你真正想做的事。拒絕做這些事,就能為行程表創造出更多空檔,提高生產力。

這個原則也適用職場。很難!在工作的場合說「不」真的很難。通常我們不得不答應。碰到這種情況,我會拿出待辦清單,看看有沒有能抽換的任務。比如我會請別人幫忙完成其中一個待辦事項,或是把任務直接交給另一位同事以下提供幾種拒絕別人的好方法:
  • 「我沒辦法接這份工作﹙或參加這個活動﹚,但是XXX應該很適合。」﹙提供解決方法,對方會很高興,你也不會因此有罪惡感。﹚
  • 「請過X週之後再回來找我。那時候我比較有空,應該可以幫忙。」﹙要注意,行程表不可以有空檔就塞,一定要給自己充足的時間。﹚
  • 「平常我肯定會答應你,但是我正在用一種新方法評估自己的工作量,我覺得現在的工作量很滿,所以只能拒絕你了。」﹙別擔心,只要誠懇回覆,對方都會體諒。﹚
❹設定期限
身為電視製作人,作者本身可說是設定期限的達人。設定期限也確實有用。為自己設定一個期限,做事比較不會拖拖拉拉,只要告訴大腦,你必須在萬聖節之前想好感恩節的菜色,你就能在萬聖節之前想好感恩節的菜色。正因如此,我每年八月就開始採買年終過節要用的東西,早點開始準備,感恩季開跑時才不會忙到發瘋。

簡單的待辦事項也可以用這招。我經常在待辦事項旁邊寫上時間。例如現在一點多了,我知道走路去洗衣店需要十五分鐘,所以我會設定這項任務必須在兩點之前完成,這樣既不耽誤原本的行程,又能多劃掉一個待辦事項。

❺獎勵自己
這是作者最喜歡的步驟,對每一個人而言都是重要的!說到處理待辦事項,獎勵可以發揮很大的效用。給自己一些值得期待的事,你會更想快點劃掉清單上的待辦事項。我經常賄賂自己,例如:「寫完這篇稿子,就能上臉書十分鐘。」你不妨試試,為了得到獎勵,你處理待辦事項的積極程度,肯定會嚇到自己。

❻提醒自己
我們無法百分之百記住每一件該做的事。絕對不可能。放自己一馬,用工具提醒自己吧。有時就算寫了待辦清單,也很容易忘記它的存在,最後一事也沒做,這時只要設定好提醒自己的方式,你就會記得拿起清單看一看。
作者每天都會用Outlook系統傳好幾次會議通知給自己,提醒自己別忘了該處理哪些事。除了手寫清單,這些自動跳出的提醒訊息,也是如期完成任務的一大助力。

❙ 書籍小結
流行歌手瑪丹娜、披頭四樂團主唱約翰.藍儂、鄉村歌手強尼.凱許﹙Johnny Cash﹚、生活家事達人瑪莎.史都華、脱口秀主持人艾倫.狄珍妮絲、美國開國元勳班.富蘭克林、美國前總統雷根、文藝復興博學家達文西、發明家愛迪生,這些人有什麼共通點?

他們都有製作清單的習慣。這些成功人士和許多執行長、忙碌的創業家一樣,都使用清單管理自己的想法、思緒與任務。

寫一張清單,待辦事項、規劃活動、解決問題與處理任何任務,都會變得簡單許多。書中會分享給你:
▢用清單幫助你完成更多事。
▢節省時間。
▢更井井有條。
▢更有生產力。
▢節省金錢。
▢紓解壓力。

若你是一個忙得不可開交的人,就找找書中的靈感吧!對我而言,上面的待辦清單結合GTD時間管理法的管理流程,十分受用喔!


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