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旅圖筆記:你的知識需要管理

看完《刺激1995》,我知道牢房是靠不住的。
想要擁有快樂的一生,要靠誰呢?答案是運氣不夠好﹙沒有中樂透、沒有富二代…﹚,就只能是自己。除了物質的生活之外,要獲得成就感,那更要靠的是自己。每一個人都有自己想要的人生,也都是獨一無二,沒有人可以代替,也不可能永遠依賴他人。

丘吉爾曾經預言過「未來的帝國是建立在腦力上的」,因為我們現在看到的真正有價值的工作都是需要知識工作,都是需要學習知識、利用知識的工作,已經不僅僅是原來的「人與物一起工作」,而轉變成了人與人、人與信息和知識的工作。在當今的社會環境下,大都要依靠知識展開人生。

從2008年經濟泡沫化開始,人類信息的步伐是大幅度的展開。一項來自EMC公司權威的研究,2008年全球人們所產生的訊息總量為4870億G。這個數字是什麼意思?如果將這些數字化的信息全部印成書籍,它的長度將是從地球到冥王星的十倍。

在世界越來越平的現狀下,信息的傳遞越來越沒有障礙。別以為整天閱讀網路文章,就會獲得知識,其中一個主要的關鍵是,你必須要有目標地去獲取信息,若缺乏知識基礎,就會很難產生對信息的明確需求。

對於暢銷書《世界是平的》, IBM知識管理機構創辦人普賽克在《哈佛商業評論》刊出了一篇針鋒相對的文章《誰說世界是平的!》。他指出:「蓋茨和弗里德曼犯的基本錯誤,是把信息和知識混為一談。」

他舉了一個很有意思的例子:任何人都可以上 Google的網站搜索到盲腸炎手術的開刀步驟,但不論這個人搜集了多少信息,「你敢讓他開刀嗎?」

從工業轉型到知識時代,一個知識工作者的競爭優勢不僅僅是掌握知識的來源,對於新知識的學習、保存與共享,需要有全面性的掌握,從生產性的管理轉而變成知識生產線的管理。就帶大家來讀讀《你的知識需要管理》一書。

❙ 學習知識:學習學習再學習

學習從來不是難事,問題是要學習什麼?

一位大學畢業生,有著雙學位,很輕鬆的找到工作。但她熱愛學習,不論講座、書籍、線上課程,一應俱全。但問題是,工作表現並不突出,甚至經常換工作,也從得不到重要的職務,但她一樣熱愛學習。

問題在哪裡呢?

熱愛學習沒有錯,但這位女生太享受過程,而忘了目的。學習到底是為了什麼目的呢?以一個社會新鮮人或是在職場工作者而言,首要的是「保住飯碗」,因此增加自己的個人價值與優勢,應是第一要務,也比較符合馬斯洛的理論。

學習沒有方向性,再加上目前課程的行銷術語,就很容易變成「什麼都想學」,而背後代表的就是什麼也學不好!學習有廣度,但沒有深度,在每一個領域都是「新手」,無法整合成為個人的優勢。因此,設定目標是重要的。

有了目標之後,才能避免用「有限」的時間去學習「無限」的知識,這樣會讓你在知識海中無法上岸。

如何學習,引用《通往財富自由之路》作者李笑來的觀點,未來一個關鍵的想法是「學習學習再學習」。第一個「學習」是名詞,第二個是動詞,第三個也是動詞,意思是說,先要把「學習」﹙名詞﹚這個本領「學習」﹙動詞﹚好,「再」繼續「學習」﹙動詞﹚,如何學習是每人的第一步。

學習掌握方法主要談的是你是否有一個主要的學習方式,用來理解、複習、記憶你所需要的知識。筆記在學習的過程中,就是一個重要的技能,以我自己為例子,我用的就是圖解法-心智圖法當成最主要的學習方法,不論學習目標的架構,還有利用上課、閱讀或是自己的心得整理,我整理出來的圖解式筆記,幫助我快速理解與複習。

❙ 保存知識:用時能找到

明明記得昨日有看到一份資料,今日要寫報告時會用到,但花了很多時間還是沒找到!!

現代人每天都會接觸大量訊息,人一發現有價值的東西,就會想要保存下來,以利往後的應用,同時閱讀過程中,亦會產生的想法,同步需要保存,否則思緒一過即忘。但,如今的工作職場中,使我們在知識的產出過程中,遇到了麻煩,保存時散落各地,以致要使用知識時卻找不到。

保存知識不是目的,保存目的是為了使用時能快速和準確地查詢到相關的內容,讓過去的累積能快速的解決目前問題。在職場上有一個惡習,就是毫無限制的保存大量的資料,沒有取捨。從人的一生的角度來看,並不是要比誰的資料保留最多,而是要看誰利用了知識產生了貢獻。

別再毫無限制的大量儲存知識和訊息,應要從自己的強項出發,建立個人知識的分類與命名的規則,充分利用「數位腦」來協助自己。因此文件的分類,會有兩大系統,一為資料匣的命名,另一個為文件的命名。這兩大系統也都值得重新去思考,然後,再依該知識的目的去進行分類。


關於知識的保存,我先從目的來區分,主要為兩類:
  • 輸入訊息:閱讀書籍、上課筆記、網路資訊…等。
  • 輸出文件:企劃文件,上課簡報、文章撰寫、數位媒體…等。
再依據這兩大類,找到合適的保存工具:
※輸入訊息:使用Evernote來進行保存。Evernote印象筆記是個人最喜歡用的數位筆記,可以保存不同的媒體形式,同時統整於一個平台中,而且也能經由不同的裝置,取得最新的訊息,去除了資訊更新的瑣事。
※輸出文件:使用GoogleAPP﹙Google雲端硬碟、Google Doc…等﹚。GoogleAPP能符合我行動的要求,同時容量也超大,讓我在不限裝置上存取,十分的便利。

文件參考資料系統,也分為兩大類:
  • 資料匣:以三個數字進行區分,例如:110-數位筆記、220-心圖學習…等。
  • 文件命名:文件中,若是主要文件,就依據專案名稱來進行命名。若是附件,命名方式則是大類別+流程號+關鍵內容來進行,同時會製作一份「附件檔案」清單管理表。

❙ 知識共享→使用→創新
不在於你認識什麼人,而在於什麼人認識你;不在於什麼影響了你,而在於你影響了什麼人!
談到共享,許多人的反應是,為什麼?這可是我辛苦得來的知識,為何要分享大家?分享之後,那我不是就自我了斷了嗎?

不會的,於數位時代下,現在擁有的知識並無法維持太久的領先優勢,而是要不斷的吸收與融合。於個人化的大媒體時代,自媒體成為一種顯學,你需要讓別人知悉「你所知道的」,才能擁有更多的選擇機會。

姚仁碌老師於2009年設計思考中就提及「版權沒有,翻印不究」,降低追隨者的門檻,有人潮才會有錢潮。社群聚集,正是共享所衍生出來最具體的表現。那如何來防止別人超越你呢?簡單的說,就是不斷的使用知識與創新知識。

古人有云:「百無一用是書生」,我們比較強調知識的學習,而比較少思考將知識用於何處。如何讓知識帶來你想要的回報?例如:提高個人工作效能、營造幸福家庭、有更多的心理滿足感…等,也許這樣說明會更具體,就是讓知識產生「價值」,也是目前我花費最大心力的部分。以學習GoogleAPP為例,我將學習到的技能,用於架設網站,網站的內容就是小孩成長的時光機,這是我給小孩無形的資產。

經由使用知識的過程,這就是一個建立自我品牌的方式。簡單去分享目前自己正在做的內容,將自己的使用經驗與觀點分享出來,傳播出去,讓更多人知悉,當有人需要的時候,就會找到你。這不就是我們要學習的目的嗎?透過分享與實務的應用,你有可能得到一份工作,也有可能受到你同事與老闆的尊重。


如何來使用個人的知識,於書中提到三種方式:

①把個人知識與任務結合,向某個固定的機構提供知識服務;
②把個人知識視為專利形式,通過銷售專利向社會提供知識服務;
③把個人知識產品化,直接向社會提供產品服務。

創新,人人口中必提的字眼。然而,我卻喜歡「適性演化」這四個字,沒有很大的驚喜,卻可不斷的累積,沒有終止的一日,因為量變而產生質變,因質變再演化

運用不斷的蒐集與解讀資訊的能力,有系統將自己的知識進行更新與替換,不斷的拆解再統整,在時代巨輪前行下,重新將問題定義,以利知識重組,舊的問題給予新的視角,就會有一種新的概念。

運用這個概念,我們可以將知識升級,其中有三個方向:

①向前看三年。不需要跟著風潮走,而是向前看,事先準備與累積。
②利用創新持續提高自己的知識獨特性。運用整合資源的能力,將自己所有相關的資源進行整合以發揮更大的作用,這種綜合的實力,會更加難以複製。
③樹立你的個人品牌。知識的差異並不大,但若你有系統化的經營與深耕,一樣的知識,在品牌的加持之下,會有不同的效益產生。

回頭來談創新,如何才能創新,創新不是天馬行空,而是具有新穎、實用與可行性這三大特徵。因此,知識是創新的基礎,而學習是創新的發動機,最後,懂得觀察與具備同理心的人,才能看見需求。

如何重新找回創新的能量?其實,答案就在你的頸上。當工業時代中,電腦革命拓展人類抽象的邏輯思維能力,是「左腦革命」;目前人類正在進入第三次革命,即為「右腦革命」,吸收之前的成果,去實現人、機之間協同合作,讓計算機與人類的左腦、右腦三者之間形成一種「三向合作關係」。

右腦具有產生直覺突破的創造性,協同左腦於邏輯上的判斷,為電腦編制卓越的程序,利用電腦卓越的準確性和比人腦快上百倍的運算速度,使大腦的功能無限延伸,進而創造出更加豐富的現代化文明新時代。

❙ 筆記是隱藏在身邊的貴人

中年的許先生,月薪六至七萬元,也爬到中階主管的位置,每天都覺得很累,但四十五歲的他,連日來輾轉難眠,每天工作都昏昏沉沉。經由心理醫師的協助,說出他真正睡不著的原因,他每日擔心被老闆 fire (開除),同梯進來的同事都升到比他高的職位,善用科技的部屬,每次簡報都讓老闆印象深刻,世界轉翻的速度讓人來不及反應。


然而,現在是知識工作的時代,對知識的倚重程度愈來愈甚。著名未來學家托夫勒在他的《權力的轉移》一書中指出, 人類歷史上權力的來源已經從暴力、財富轉移到知識,他提出「知識將顛覆全球的權力格局」,他的預言正在實現。從國家、企業面臨的挑戰,到個人也是一樣。學習新的事與進修課程,是中年突圍的思路之一,不斷的讓新舊知識進行整併,創造新的機會,也是中年人必修的學分之一。

個人的知識管理,不僅僅是指資訊和知識的保存,而是知識學習、知識保存、知識分享、知識運用和知識創新的過程。

這五個大流程,正指引著我們,如何進行個人知識的管理與建置。利用這管理流程,再將數位腦與實體腦的工作、生活與學習知識加以整合。在這個世界大變動的過程中,在沒有退休的觀念之後,有效的運用知識,就能延續職涯的軌跡,而且還能悠遊自在的走向自己的旅程。

❙ 更多資訊...
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