時間是一項不能取代的稀少資源，數位時代之下，每一天都有卓越的時間管理軟體工具出現，但因為過多的選擇而間接造成工作生產效率短路。工具是一種術法，我們應要一個流程來組成工作，以「流程」為主要的架構，然後去選擇自己慣用的軟體工具，這樣更能符合自己的需求，透過不斷地精進流程，而讓自己的生產力不斷的進化。
提到流程，就不得不提「搞定！工作效率5步驟」這一本書，眾所周知的「GTD流程」。最喜歡書中提及的一段話：
GTD﹙Getting Things Done﹚流程並不是做完所有的事，而是在推廣適度的對應個人世界的方式，也就是指引你在任何時刻都能做出最佳的決策，並排除當下未處理事項所帶來的干擾與壓力，最後得到清晰的思緒和心理空間。
每一個人都有一堆的工作需要進行，形成更多的要求，但資源不足，而造成種種的壓力。過去，我們可以很清楚的區分工作與生活，然而強調快速回應世代裡，界線變得模糊，而導致工作影響生活，然而生活的不安定，也影響工作。
為適應新時代需要新的方法，來達到我們對於時間管理的三個要求：
❶可靠的系統協助我們收集，不必再依靠大腦來記憶；
❷下一步的行動計畫，讓自己能允許雜事進入，更容易進行安排；
❸期限中完成該完成的工作，行動內容經過管理與整合，就能維持對他人高度的承諾。
相信以上的三點，是每一個人於生活之中最基本的需求。
GTD流程的五步驟，讓你重新掌握生活，精通工作，主要關鍵在於你是否相信它，並願意持續不斷慢慢化為自己的一部分，於繁忙與龐大的壓力下譜出美好曲調。
❙ 搞定工作的5步驟-GTD
❶ GTD-捕捉
將上課的筆記整理，丟棄過期的雜誌等，這些都是我們需要進行的工作，當然，你可以放在腦袋，也可以將這些事項，放入一個「收件匣」中，將要記憶的事情逐出腦袋中，然後定期的將這些事項清空，空的時機則是選在週三與週日。
收集工具不需要太多，只要是自己喜歡的工具都可以，不過，小小的建議是使用雲端軟體，這樣就可以不限裝置：
- 紙與筆
- Evernote的一則「收件匣」記事
- Google Keep-Mac+iPadApp進行同步
- Google Mail
❷ GTD-理清
問自己那是什麼？能否行動？答案若為否，進行三種選擇﹙刪除、參考資料、孵化事項﹚。答案若為是，確認是否為專案﹙較複雜的工作謂之﹚，若不是專案，則是以兩分鐘原則來判斷，兩分鐘內可以完成就直接處理，超過兩分鐘，則是進行思考，能否委派他人或是記錄下來。
❸ GTD-整理
何謂整理，簡單的說法，就是事物都在你認定好該去的地方。
不需要行動的資料，需要進入垃圾桶。檔案整理，設計一個年度「參考資料」的資料匣，相關資料都放於此。若是與他人有約，請移至日曆中。
除上述之外，於Evernote印象筆記事中，我有以下三則記事，來協助我進行整理：
- 1委任他人的清單：用於追蹤之用。
- 盡快行動清單：無特定的日期工作，存放於此，用來讓將來想做的事情有一個「停靠區」，例如：收集自己愛聽的歌，這件事情不急，但不確定何時有空。
- 專案記事清單：專案指的是，無法一步到位且是一年以內計畫，進行清單的管理，一頁全覽才能排定優先順序。
❹ GTD-回顧
整理出自己該做的事情之後，接續要進行就是回顧。回顧簡單的說，就是整合性的工作，書中的內容提及，每週檢視是關鍵，要檢視的內容有❶收集與處理所有雜事；❷檢示系統；❸更新清單；❹理清思路。
一長串的清單，讓人看起來壓力很大，因此整理的過程之中，我們通常會將事情進行分類，例如：專案、工作、與地點。個人將這些分類的任務存放於Google試算表，再依據「日期」進行任務篩選，如此一來即能有效整合所有的行程，同時也能看到未來一週應要進行的任務。
❺ GTD-執行
這一套系統主要協助我們隨時做出適宜的選擇與行動，有著清楚的下一步行動清單，即能於每日有著最佳的安排。例如：週一早上的10點20分，是要打電話給小哲進行工作連繫，還是進行企畫提案，或是查看電子郵件是否有新的訊息…等。
個人認為，可以先定下專注時間，就是不可以打擾的時間，從事最重要的工作，通常與KPI績效指標或是OKR目標管理有關，然後再依據以下四個方式進行判斷，依序為：❶情境、❷可用時間、❸可用精力、❹優先順序，來選擇當下的行動，經由有邏輯的判斷，對於你當下要進行工作的選擇，會有很大的幫助。
「時間是最匱乏的資源，若無法管理時間，就絕對無法管理其他任何事。」彼得‧杜拉克（Peter Drucker）指出，時間的供給毫無彈性可言，無論需求何其龐大，供給也不會跟著增加。一天接著一天，工作總是排山倒海而來，不急著處理如此多的工作，而是選擇將自己的時間管理系統進行整理，讓自己重新再出發，分享給同樣忙碌的你。
❙ GTD時間管理法的四個步驟﹙圖示為流程圖﹚
GTD時間管理法如何來提高工作效能，可以試式以下四個步驟：
步驟1「這是該做的嗎？」
步驟2「內容複雜嗎？」
步驟3「能在兩分鐘內完成嗎？」
步驟4「需要自己做嗎？」
GTD效能提升 STEP01-這是該做的嗎？
處理工作時，最初有一件事非做不可。那就是決定「那真的是該做的嗎？還是根本不該做呢？」是誰說工作一定都得自己做呢？就算是被命令或委託的工作，是否就表示你全都得做呢？當然不是吧？只要意識到這一點，就能提升業務效率。
如果工作被退回，或是有工作進來時，請先反問自己，要做這份工作？還是不做？接著會出現YES或NO兩種答案。
首先，如果答案是NO，代表「不用做」、「不做也可以」的情形，就不需要進入到步驟2，到此就可以結束。處理這項「不用做」任務，共有以下三種方式：
►丟到垃圾桶
或許有人會想「把工作丟掉到底是什麼意思？」可能就像收到了廣告信，會想「真的有必要讀這封信嗎？」看到報紙也一樣，並不是非讀完不可。因此，只要是沒必要的任務就不要做，請直接捨棄。
►做為參考資料保存下來
這種情況就像傳閱文件，或是從感興趣的網站上下載下來還沒閱讀的文章，雖然有興趣，但並不是自己「現在」必須處理的。若是網頁或資料，只要環境許可，使用Evernote 等APP保存很方便；最理想的情況是，不要分散保管，最好能集中管理。
►總有一天會做
以概念上來說，不是現在會立刻做的事，也不會排入具體的行程表中，但卻是感興趣、想做的事。因為擺在眼前會很在意，最好就把它移到看不到的地方吧。
實際上，雖說是「總有一天會做」，但這個「總有一天」幾乎不會來臨。隨著時間的經過，環境跟狀況都會改變，很多事都會變得不必要。現在，請先集中在重要的事情上吧。
♡ 番外篇-杜絕「瞎忙」的方法
就算這麼說，或許也有想不做卻無法不做的工作。在你的職場中，應該也有這類「不能不做」或「不知道該不該終止」的工作吧。剛開始的時候雖然必要，但隨著時間經過而變得沒有意義的工作，或無法帶來利益以及價值的工作，這應該都是典型「不能不做」而持續下去的工作吧。
常見的例子就像新產品的銷售報告，如果是在會議上的直接報告還好，但有很多情況都是以發送郵件的形式，不知不覺就一直持續下去。即便新產品本身已不再新鮮，大家已經好一段時間不再關心了，但身為負責人員卻會想著要讓大家方便工作，不管怎樣還是要持續下去──這類情況很常見。
客觀來說，雖然停止不做也沒什麼問題；但情感上，特別對日本人來說要停止不做很困難，主要是因為太在意上司的反應，就算想不做也不敢真的不做。那麼如果要停止不做，又該怎麼辦才好？
只要採取以下三個停止步驟，就不會因為「對不用做的事沒有做出停止判斷」，給上司增加無謂負擔。
- 試著停止不做：試著停止不做並觀察後續反應。你已經判斷這工作是不需要做的，但在這個時間點上，比較難以想像會有什麼反應，所以還是要比較小心謹慎地進行。
- 做出不會引起問題的實績：記下沒有接到任何詢問，對工作沒有造成任何影響的事實。若是每週都會進行的工作，就利用一個月左右觀察看看。在這段期間，你或許會有些不安、有點擔心。如果真的不放心，也可以私底下持續這項工作，就當成是買個保險。
- 停止不做：若通過了第二步的觀察，就表示停止不做也沒問題。「課長，關於這件工作，已經有四週都沒有人詢問，也沒有發生什麼問題，看來停止不做應該也沒問題吧？」若以這樣的事實向上司說明，他應該會回答：「喔喔，我知道了，了解。」但也或許會回答：「不，我偶爾還是想看看啊⋯⋯」這時候就要利用這個時機確認工作的頻率。「偶爾的話，是一個月一次？或是三個月一次嗎？」
每週都在做的事，如果變成一個月只要做一次，就等於是削減七五％的工作量；若是只要三個月做一次，就是削減九二℅的工作量。這些多出來的時間，就用來做讓你提升價值的工作吧。
GTD效能提升 STEP02-內容複雜嗎？
若步驟一「這是該做的嗎？」的答案是YES，也就是「要做」、「自己應該要做」時，就要進入到步驟二。步驟2是「如何正確辨別所謂的『內容複雜』」。所謂的複雜是指單靠一次的行動無法完成的工作，需要好幾個程序跟行動。
例如像「舉辦活動」這類工作，首先要寫企劃書、之後要準備必要的資料、進行宣傳通知、實際舉辦活動、撤場等需要進行複數的任務。如果在每個任務出現時，想到什麼才做什麼的話，活動一定辦不成。如果步驟二的回答是YES，也就是「內容複雜」的情況，就要把這項工作當成一個「專案計畫」，為了釐清所有必要的程序與任務，就要使用專案計畫的筆記，編排整理各項預定的任務。
若步驟2的答案是NO，也就是「內容不複雜」的話，就進入下一個步驟。步驟三「能在兩分鐘內完成嗎？」
GTD效能提升 STEP03-辨別「能在兩分鐘內完成嗎？」
在此要判斷若工作內容不複雜但會不會很花時間？還是短時間內就可以解決？若答案是YES，就立刻開始進行。
若僅是「打電話」、「委託工作」、「寄一封信」這種程度的任務，很容易判斷是「YES」的話，就立刻動手解決。藉由使用兩分鐘的時間框架，養成迅速解決的習慣。若答案是NO，就進入下個步驟。
GTD效能提升 STEP04-需要自己做嗎？
步驟四是「判斷『是否要自己做』」。判斷是要由自己動手？還是可以交給別人？進入到步驟4就表示這項工作是「應該要做，雖然內容不複雜，但卻無法在兩分鐘之內完成」。若答案是YES，也就是若認為「該由自己動手做」，就自己做吧。
若答案是NO，亦即「不該由自己做」或是「可以交給別人、交給別人比較好」，就交給別人吧。這整個流程就是GTD時間管理法。需要處理大量工作的時候，可以使用這個方法，從入口控管工作，個別處理。單是這樣，就能讓工作變得比較輕鬆。
❙ GTD中看不見的隱形幫手-個人參考資料系統
一個再棒的鐵錘都無法造就一位傑出的木匠，但一位傑出的木匠往往擁有一把很棒的鐵錘。輔助工具往往是一個成功的職場人士所需的要件，其中個人參考資料系統就非常重要，這指的是完成工作或是專案所需要用的「附件」。
這些檔案並非有多麼的重要，若有完善的處理，諸多檔案資料就會以非比尋常的狀態占滿人們的實體與心神的空間。這些文件會阻礙人們的工作流程，有如堵住的水管般擠成一團。妥善歸檔，不僅能大幅改善我們的思緖的清晰度及專注力，也戲劇性地提升工作效能。
一個有效簡化又容易取用的一般性參考資料歸檔系統，能讓你隨心所欲地保存大量資訊。
歸檔的制勝關鍵有以下幾三點：
- 將一般性的參考資料歸檔放在唾手可得的地方：歸檔需具備即時且容易取得的特性。於實體方面常用的資料就給它一個專屬的位置，只要一伸手即可得。於數位方面，我則是打造一個「工作快手」，將一些常用的檔案、網站連結全部整合在一個檔案中，而捨棄傳統的檔案捷徑與書籤列，工作十分順手。
- 使用單一系統：這裡的系統指的是將歸檔文件進行編碼。作者提到，他只有一種排列的方式，就是由A到Z的方式，不論是實體的文件，還是電子郵件的資料夾。單一簡潔，毫不費力。我個人則是利用心智圖進行架構，將文件區分為管理用、授課用、學習用這幾個大項來進行索引，心智圖的好處就是能一眼就看出，因此，找數位資料對我而言，是一件容易的事。
- 定時的文件清理：定時的「文件大掃除」，不僅能讓資料免於陳腐或演變成黑洞，同時也可以騰出空間，以便隨時都能收納任何「可能需要」的資料。記得要在行事日曆上設定一個「清理日」，我自己通常設定的時間是在九月，一方面清除舊有的資料，一方面準備迎接明年的到來。
或許「歸檔本身」就是成功的指標之一，為何？你是否曾經有過為找一個檔案，而導致個人的效率不佳，搜尋現在要用到的檔案心煩不已…等？原因在於我們通常對這些小事的整理不是很重視，但完全沒有意識到，這一個沒有整理完善的小角落對個人工作效能的干擾。
作者提及，他曾花了無數小時在指導世界上某些精明的專業人士該如何清理、建立簡單而功能良好的參考資料歸檔系統，而所帶來的成效往往能讓這些人獲得更廣闊的空間及視野，以便將心力投注在更重要、更遠大的事物上。目前我也完成建立自己的「個人參考資料系統」，雖然花了一些時間，但總算將一直盤據在心頭的事情去除，感受無比的清爽。
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