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閱讀旅圖:早上3小時完成一天工作


明年我要賺更多的錢!我要更好的生活…

為何久久才想到一次?那是因為每年到年底的時候,才會再次想起。曾經記住的事情、學過的事情等,一定都殘存在大腦的軌跡中。而這些事物會因某個契機、刺激而再度出現。也就是說,就像是一按下錄音機的開關後,錄音帶便會轉動、聲音便會流瀉出來般。

這就是所謂的「錄音機理論」。「錄音機理論」是以心理學家,艾力克.柏恩博士﹙Eric Berne﹚的交流分析﹙又稱溝通分析 Transactional Analysis﹚理論為基礎架構;意指人曾經歷過的、體驗過的事情,一定會在大腦中留下記憶痕跡。

活了二十年的人,腦袋裡便存放了二十年份的錄音帶;活了三十年的人,就在大腦錄音機中存放了自己三十年來的體驗和經歷。然而,倘若沒有任何的誘因、契機,那就很難釋放出來。若能善用這個理論,那麼重播頻次就會變快與變多,其實說穿了只要「寫下來」 。

不過,感覺目標是目標,我是我,每一年還不是都一樣,真的嗎?難道你要「都一樣」過完一生嗎?為何要有目標,目標要如何實現?「鯨千分法」是個實用的方法,分享這一本書《早上3小時完成一天工作》的內容給大家。

❙ 為何需要有目標?

你也抱持著某個目標吧?今天該做什麼、這星期該做什麼,至少也會訂出一些目標吧?
那麼,一個月之後、三個月之後,或者是三年後、五年後,你可會去想像、描繪那時候的自己,應該是什麼模樣?

「五年後的我大概結婚了吧?」「大概還是持續做著跟現在一樣的工作吧?」幾乎大多數的人都只設定這種程度的目標。

這麼一來,「甲子園之牛」的例子,也就不會讓人覺得不可思議了。

我們把一頭牛矇住眼睛,帶到甲子園球場去,用球棒往牛屁股猛力毆打。牛突然被打,驚嚇得跳過球場的欄杆,衝到甲子園球場圍牆的盡頭,猛撞到牆壁之後,卻翻了個四腳朝天。

不過,這頭牛馬上就翻身爬起,慌慌張張地又往四處逃竄。因為牛被矇住了眼睛,所以絕對逃不出球場。結果,這頭牛一而再、再而三地碰撞了好幾十次、幾百次之後,終於耗盡氣力,筋疲力竭地死掉了。

那麼,倘若將矇住這頭牛的布拿掉的話,結果會如何呢?當然,牛一定馬上直直衝往出口處,一溜煙地逃得不見影蹤吧!出口代表的就是「目標」。只要有目標,就能不顧一切地往「目標」奔馳而去。
有目標並沒有問題,關鍵在於能否達成目標「過程管理」是關鍵縮短理想與現實差距的「目計實追」法則。因為現實與目標之間的差距非常遙遠,那麼,該如何縮短現實與目標之間的巨大鴻溝呢?

解決此問題的方法就是「過程管理」,作者稱之為「目計實追」法則,也就是將「目標」、「計畫」、「實行」、「追蹤」這四個語彙的頭一個字挑出,組合成「目計實追」法則。

光只有「目標」是不夠的。為求達成目標,必須設定一個可執行的計畫。不過,只有「計畫」也是行不通的,能夠去「實行」才是最重要的。著手實行之後,接下來就必須去「追蹤」是否有正確的進行。

回想公司每年必須設定的目標不勝枚舉,如:下年度的銷售目標、營利目標、廣告目標、生產目標、新產品開發目標等,為了達成這些目標,就得絞盡腦汁訂出計畫,然後再與總公司進行多次的協商研討之後,終於訂出下年度的事業計畫案。

但是,當那些計畫案獲得總公司的認可之後,卻隨即歸檔,爾後就完全不去追蹤理會了。即使設立了翌年度的計畫,一旦進入實行的階段,目標及計畫卻完全變成兩碼子的事。到了下一年度時,相同的情況又再次出現。公司是如此,個人是否也是如此,自己想要的減重計畫、提高薪水、考取證照…等,沒有追蹤就等於沒有。

❙ 實踐目標的方法-鯨千分法

目標到底如何才能實現呢?用「鯨千分法」,多大的目標也都能實現。來談談有關制訂計畫的基本思考方式吧!以下要說明的,就是被稱為「鯨千分法」的方式,此種方法是為了達成目標的「管理時間精髓」。

目標是一種越是遙遠,看起來越小的東西。當我問:「你的目標是什麼?」有人會如此回答:「兩年後要精通英語,三年後要精通法語。」

三年之內要精通兩國語言,絕對不是件容易的事情。即使如此還是能夠輕鬆訂出這個目標,是因為從現在起整整兩、三年的冗長歲月中,不太容易感受到這個目標的難易度到底有多少。就拿哺乳類中最大的動物鯨魚來作比喻吧。鯨魚離我們越遠,體型看起來就越小。

假設我們來訂個計畫,在兩年之內要將這尾鯨魚從頭到尾吃得乾乾淨淨。在兩年的時間中,一點一點地、慢慢地吃就容易得多了。那麼,如果不是兩年的期間,而是一天的話,那又如何?這種事情用膝蓋想也知道是不可能的,依我看,根本沒有人一開始就打算用一天的時間吃掉一尾鯨魚吧?

然而,在現實生活裡,有許多人對於這種非常基本的常識絲毫不以為意,抱持輕率的態度。譬如:我們把上述所舉的鯨魚之例,換成TOEIC 測驗考八百分的目標。也就是在兩年內TOEIC要考過八百分這個目標。因為還有兩年的時間,會有許多人因此而輕忽了目標。老是「改天、改天」地拖拖拉拉,也不知到底哪天才打算認真去學習。

時光飛逝,一年過去了,半年又過去了,自己所訂的兩年期限已經迫在眼前。也就是說,那尾鯨魚已經逼近到你的面前啦!到了這個地步,也只能舉雙手投降了。就算慌慌忙忙拚命大啃鯨魚,也已經太遲了。

不過,事情總是有兩面,搞不好也能因為壓力,而成功的在這種狀況下引發前所未有的強大動機與潛能﹙學生時代的臨時抱佛腳即是﹚,這可說是屬於最高的階層方法,用多了可是很傷的。

「鯨干分法」是一種為求達成大型目標所使用的技法。大目標並非一朝一夕便能達成,而「鯨千分法」是即使目標的千分之一,今天也要盡力去達成的一種思考方式。三年是一千零九百五十個日子,有如此漫長的三年時間,就能夠悠然從容地去達成自己所訂下的大目標了。

以出書而言,寫作這件事可真不輕鬆。要寫出一本書,若以四百字稿紙來計算,也得要用掉三百張稿紙。換成字數的話,則是十二萬字。「哎呀,居然有十二萬字啊!」這麼一想,馬上就感覺寫稿子這件事真是麻煩透頂。若能將工作切割,比如,若正好有其他事要使用電腦,就會規定自己「一定要寫下四百字的數量」。這麼一來,每次開機,比方像是收電子郵件,或是上網搜尋一些資料時,就順手寫四百字的稿子,一點一滴累積而成。

❙ 成功者都在用的「活用時間」規則

① 清晨時光要斤斤計較

加班到很晚,下班之後再勉強自己看書或是培養興趣、嗜好等,效果應是有限。像這種時候,建議你不妨扔下一切,直接去泡個熱水澡,然後馬上上床睡覺,只要隔天早點起床就可以了。

如此一來,不管是誰都能得到早上一個小時。因前一天的疲勞已消除,這時就能充分提起精神去處理工作,或是把時間用在看書、培養興趣上。清晨的效率幾乎是夜晚的兩、三倍。實際上,要處理事情時,恐怕沒有比清晨這個時段更容易讓精神集中、保持專注。這麼看來,不好好活用清晨時間,還真是浪費了一天最寶貴的時段。

② 完整利用「週末時間」人生就會有變化

和「清晨時間」一樣,能否有效利用整個「週末」時間,人生也會產生很大的變化。一年有五十二週,而週六、日加起來,少說也有一百天以上。這麼大量的時間不好好去運用,豈不是暴殄天物?拿這些時間去學習跟工作有關的專門知識也行,用在技能檢定的學習上也很不錯,當然也可以積極地使用在義工活動上,或是盡情享受興趣、嗜好、休閒生活等。

總之,只要能夠「有目的、且計畫性地運用時間」,所獲得的成果是相當可觀的。而「創業」,也絕不會單純只是一個夢想而已。在終身僱用制度已然崩壞的今日,應要更提早進行。
③ 經營人脈
平日培養的人脈,會有所謂商業範圍內的限制。不過,若是週末,就不會被侷限於這個範圍中,而且也能擴展出各種不同區塊、不同領域的人脈。

因為不斷地擴展「與自己創業相關」的人脈,所以能藉由人脈間的共同聯繫而獲得相乘效果。只要積極主動地進行仲介、介紹等,便能將相互的聯繫往來擴展得更大。另外,利用口耳相傳的「口耳之學」,也較容易吸收新的知識、情報等,可說是好處多多。

④提高技能
正因為週末是一個容易取得的完整時間,當然最好是使用在提高和創業有關的技能上。假使能將整個週末用在提高自己的技能上,那麼在三年內成為此行業的高手,也絕對不是個夢想。雖然作者一年要舉行三百場以上的演講及研討會,但因為能夠靈活運用週末的時間,讓作者取得了「職業級」的衝浪指導員資格。只要熱情十足,不管是取得資格或是其他事情,都有可能實現,這便是重點所在。

⑤ 收集情報
若是商業人士,當然會隨時收集有關工作方面的情報。但平常的工作都已經忙得焦頭爛額,光是收集資訊就已經耗費不少體力了,根本沒有時間把這些資料一一分類整理、編序等。因此,我們可以利用週末的時間,一口氣將資訊全部處理妥當。假設週一到週五的五天之中,每天各收集十個情報,五天合計可收集五十個情報。接下來還可以利用週六、日兩天時間,再集中收集五十個情報。

總計收集了一百個情報後,再將這些情報一鼓作氣整理好,並加以分類編序。倘若能夠在週末的時間,徹底實行我現在所提出的三個重點,相信在不久的將來,的確很有可能達成自行創業的目標。

❙ 先有「整體展望」才能進行「基準分配」
若去探討時間管理的意義,那就是「今天一整天,該如何活出自我的光彩」。今天一整天、或是一整個星期,該如何度過、如何活用?這時,「計畫」及「時間表」可就具有相當重要的存在意義了。其實有許多人把計畫和時間表混為一談,嚴格來說,這兩個可說是完全不同的東西。

譬如下週星期一要與A公司的部長會面,星期二下午四點與B物產公司的佐藤先生磋商,五點半出席廣告部的會議等,這些由自己所企劃、規劃進行的便是「計畫」。

反過來說,每週星期一,早上十點到十一點是內部會議,星期三晚上七點到八點要上英語會話課等,諸如此類事先早已決定好的、無法移動的行程便是「時間表」。

所以說,小孩的學校課表並不是計畫,而是時間表。我們若能清楚、明白地區分出計畫和時間表的不同,那麼,便可以更迅速、確實地管理自己的時間。將工作的行程時間格式化之舉,在某種意義上等同於將其培養成習慣。因此,若能夠清楚且周密地訂出行程時間表,便不至於陷入忙亂無章的窘境,能夠圓滑順暢地處理好工作。

所謂的「時間管理」,簡單扼要地說,就是巧妙地運用時間,排除掉不必要、浪費的事件。「不必要的時間」也就是「時間小偷」,為了排除這些不必要的事件,可用以下的十五個方法來處理。充分活用「時間」的十五個規則:
  1. 將「日常例行事務」集中後一口氣完成
  2. 重要的工作在「中午之前」處理好
  3. 所有的工作都要「設定處理期限」
  4. 從較困難的工作開始處理
  5. 簡單的工作可以擺到後頭再處理
  6. 總檢查「時間的障礙物」
  7. 創意點子最好固定記錄在同一個地方
  8. 工作一定要處理到「剛好可停手的段落」
  9. 經常設定「休憩時間」
  10. 能夠委任他人處理之事,便交由他人負責
  11. 無意義的閒聊要斷然說「不」
  12. 「今日事今日畢」
  13. 不要太過吹毛求疵、要求完美
  14. 把每天的工作目標設定在「能力範圍之內」
  15. 即使延遲開始時間也必須先規劃
►能提升「時間密度」的七個技術
  1. 「最初的四分鐘」創造美好積極氛圍
  2. 實施「一心多用主義」
  3. 利用「三個基準」將工作分類
  4. 特意將工作期限設定得較短
  5. 寫下「電話計畫」預防漏失
  6. 以「時間鎖」管理黃金時段
  7. 將「馬上辦主義」習慣化
關於時間的構成,美國心理學家雷納德·佐寧博士 (Leonard M.Zunin)有這麼一句名言:「最初的四分鐘 (The first 4 minutes),也就是說,不管處理任何工作,或是去完成一件事情,要在最初的四分鐘決定好進行的方向。」

我們每天至少會努力解決掉幾件事情。與客戶見面推銷產品,或是在辦公室制訂一些計畫等。到了晚上便回家吃晚餐,然後休息睡覺。就像這樣,時間是由許多不同的工作所組織、構成的。我們應要把握前面四分鐘,若是精神抖擻的開始,一切都會進行得更美好。

關於第二點,處理較困難的工作時,一次只處理一件事情,專注才是王道。若是處理自己熟悉、習慣的工作時,同時可能掌控十個左右的事情,應要一次大量處理才對。

關於第三點,我們必須要將應當自己處理的工作,和可以委任他人的工作,明確地作出區隔。所謂的工作,可區分成以下三個種類:
  1. 完全可以委任他人,無須回報的工作。
  2. 必須要事後報告的工作。
  3. 只須事前認可,事後無須回報的工作。
❙ 刺激「潛意識」一切行動皆會改變
為了構思新點子,或是實現美夢,必須經常讓潛意識活動。那個會被大家稱為「創意大王」的人,是因為他不管在睡覺、上廁所、吃飯的時候,腦筋都一直動個不停。雖然自己並沒有打算不停地去激盪腦力,但大腦卻潛在性地活動著,這就是人類的潛意識。

比方說,在心裡頭想著:「我想要一部賓士汽車。好,到明年的十月一日那天,我一定要買輛賓士車來開!」光只如此地訂立目標,是無法讓潛意識進入大腦內的。

「好,加油!我一定要買部賓士車!在十月一日那天!」

但光只這樣也還是不太夠。要在腦海中描繪出一個情景:一部五百SEL、四門藍色車身的賓士轎車,在十月一日那天,亮閃閃地送到我家門口;業務員遞上車鑰匙,我接過使用說明書,跨入這部新車後轉動方向盤,緩緩地開車上路。楓葉染紅的遠山疊疊,一面駕駛著散發出淡淡皮革香的藍色賓士。

孩子們歡悅地說著:「哇,爸爸,賓士車真是馬力十足,強勁又有力耶!」
老婆在一旁輕聲細語地說:「老公,這輛賓士真是買對了。坐起來的感覺完全不同,真是舒服啊!」

賓士五百SEL→收費高速公路→家族旅遊→時逢十月楓葉美不勝收……當這樣的情景浮現在腦海時,一大早就會讓我二話不說地蹦跳起身,大喊:「好!為賓士車,今天一天也要加油!」

就寢時也是一樣。每個人在睡前,至少都擁有三分鐘左右的自由時間,在這短短的時間裡,把自己的願望、目標全部在腦海中繞行一遍:我要在幾歲之前達成這個願望、這個目標至少在明年前要試著去完成、明天先把這件事情處理一下……等等,把這些思緒深植入大腦之內。

從有意識的設定目標,到讓潛意識工作,並不是將重點放在如何節省時間,而是如何才能創造出更多的時間,或是說更高的價值。有人工作時薪200元,有人2千元,有人2萬元…甚至大上幾萬倍,代表時間一樣,只要我們對時間的觀點不同,就會有不一樣的思路出現。

書中最重要的觀念,如同前言所提及,是要將你所「擁有的時間」,轉換成「創造出財富的黃金時間」,這才是使用時間的真諦。

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