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巧用數位筆記成為更好的自己


「一份牛排與紅酒…」剛從台灣飛到東京完成專案,在東京前往紐約飛機上,東威輕聲點餐。想想在職場忙碌了許久,終於有機會到國外一展身手,專案的進度又挺順利的,東威回想著,有著滿意笑容。空服員遞上一杯紅酒,東威不小心滑落,酒杯破裂的聲音,灑滿地的紅酒,讓東威嚇了一跳。

「慘了!…」從辦公室桌面上驚醒過來的
東威,拍拍自己的頭原來只是一場夢,想想若能早點實現這樣的畫面,該有多好。東威不斷的努力想要成為一個在職場無往不利,且能夠準時下班的人。不過,明明很努力,為何到現在與剛進入公司時的情況一樣,工作沒有做完的一天,進度越來越複雜,難以掌控,一天到晚都得面對許多人的臉色,身心疲憊啊!

職場工作者面對無從預知的工作、排程、會議…等,撲天蓋地的資訊隨時而來,千萬不能只靠大腦,你需要的是筆記。筆記的技能是邁向職場成功的關鍵能力,知識時代來臨,必須隨時書寫、記錄稍縱即逝的靈感和對話,還有行程的安排,待辦事務的清單…等,顯然是讓你的大腦頻頻當機的原兇。讓大腦發揮應有的能力,最佳的方法,就是將這些想法
立即移出大腦,置於筆記中,讓筆記成為大腦資訊減壓的最佳武器。

筆記成為東威最佳的助手,運用手寫筆記,讓東威解決了不少的麻煩,“想到什麼,馬上記下來,筆記是你用心活著的證據。“這句話東威是最佳的實踐者。隨著工作資歷,接到工作也越來越多,一本筆記不夠,就再買一本。

有一天主管突然問東威,最近在忙什麼?東威抓起桌上的好幾本筆記,向主管逐一的報告,東威說得精彩,主管卻聽得眉頭深鎖,許多待辦清單集結而成的工作報告,讓人一時之間抓不到重點,白白錯失了一個自我表現的好機會。

再加上數位時代,社群生氣蓬勃、電子工具、雲端技術…等,收藏的資料散落在各地,想要快速找到運用的資訊,真是時代的大考驗。既然無法管理數位,只好又回到與未寫筆記之前工作模式一樣,只能靠自己不斷不斷加班,來將工作消化,運用筆記來強化效能的信念,慢慢煙消雲散。



日本桌球新星平野美宇,她的外號是「筆記本美少女」,曾在2017年亞洲桌球錦標賽女子單打,連續擊敗中國名將取得第一名。平野美宇打球有個習慣,在比賽中休息或暫停時,會翻閱筆記本,因為上面記錄了對手的技術特點。她說「我害怕比賽時會記不起對手的弱點,因此每打完一局,我都會看看筆記本提醒自己。」

若要善用職場筆記來解決忙碌的問題,那該如何進行呢?首先,可以保留傳統筆記,運用塗鴉方式帶動思考力,同時也要克服傳統筆記問題﹙例如:搜尋困難、統整不易…等﹚,讓未來筆記具備三個功能:

  1. 平台雲端化
  2. 個人化資料
  3. 發揮創造力

❙ 平台雲端化
史丹佛大學教授統計,人一生花15個月找東西。省下被雜務浪費掉的一萬小時,可以成就多少事?當同事們還正在用音樂努力放鬆自己,不停找專案報告參考資料之時,你正喝著香醇濃郁的咖啡,身處北海道的花海之中。


資料蒐集至同一個平台中,方便查詢與整理,省去找資訊的時間,讓大腦專心用於思考,是多數人忽略的小細節,每一個人忙著吸收來自不同社群的資料,看完之後即「隨手存放」,要用時找不到。資料整理是藝術,也是習慣,魔鬼藏在這細節裡,展開未來筆記,要做的不多,第一個步驟 ,就是個人平台雲端化的管理。

❙ 個人化資料
問大神﹙Google﹚,人人都會,但找到的資訊不一定能用,你也可能無法消化搜尋到的龐大資料。職場筆記不是要記錄瑣碎的事情,或是上網也找得到的內容。而是記錄自己的心得、職人小秘技、整理專案流程、記錄平日所見與聆聽專業人士的建議、更重要的是自己所犯的錯誤,職場犯第二次相同的錯誤,可是會被牢牢記在牆壁上哦!

透過建立個人化紀錄,即可變為工作SOP流程,要進行任務之前,再次找筆記來看看之前怎麼做?有沒有註記什麼重點?讓自己再次複習,重點提醒,這一來,能讓你在下一個專案表現更傑出。

❙ 發揮創造力
組織中工作加班是常態,這根本無法顯示出個人的績效。東威回想夢想中的自己,何時才能在頭等艙享受一頓?若只是照本宣科一再重複工作,而無法依據現況的變化,重新制定不同以往工作的節奏,是無法改變的現況的。找到自己的有效能的工作,發揮創意重要的一環。


創意有效途徑之一,就是重新組合,不論是流程、知識、經驗…等,重新組合新舊知識,用來解決問題,滿足自己或是職場的需求,人工智慧(AI)來臨,也不怕被取代。或許,我們的願望不是成為大人物,但至少要對自己的工作能夠掌握,成為公司重要的「成員」,而非「冗員」。

過去,我們第一選擇應徵大公司,主要是大公司體系完整,會負責保護與照顧我們,教導我們許多工作的方法。但無奈的是,工作的內容變化太快,公司端也漸漸越來越冷默。公司需要有能力者,不會照顧沒有工作能力的人。我們必須要找到提升自己的方法,同時吸取別人經驗,如同運動選手積極訓練自己,達到某一個程度的水準。

如何讓自己職涯揚帆而起?光靠用盡全力的努力是不夠的,還需要將自己的經驗不斷演化,同時發揮創造力,數位筆記是將經驗轉化與將思考放大,最好的武器。

要能享用到頭等艙待遇,平凡人只有筆記還不夠,更需要一些運氣,但若能善用筆記,一定能將自己的掌控力變大,並增加自己的偶然力。為何?大部分的人的問題,並不是缺乏知識,而是無法把自己擁有的各種知識加以整合,以致不能發揮所學。

「大部分人都不能發揮所學,所知道的可能是所用的好幾倍。」 ~彼得.杜拉克﹙Peter Drucker﹚
火星爺爺曾說,發揮創意就是向沒有借東西,這是一個活化大腦的方法。過去經驗,若只憑記憶,自然就是知道多用得少,運用數位筆記,就是一種將經驗活化的方式,過去經驗與知識轉化成為問題解決的能力,個人的價值就會提升好幾倍。

想要成為更好的自己,這是一個新的目的,新的目的走舊路是到不了的,巧用數位筆記-Evernote,為職涯偶然力作足準備。

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