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我的鐵三角時間管理「工具箱」


誰不想要多一點時間?時間本來就該浪費在美好的事物中,時間是最稀少的資源,因此關於時間管理的研究已有相當歷史,猶如人類社會從農業革命演進到工業革命,再到資訊革命。《與成功有約》提及,目前時間管理理論已演化到第四代。

第Ⅰ代理論著重利用便條與備忘錄,在忙碌中調配時間與精力。
第Ⅱ代理論強調行事曆與日程表,反映出時間管理已注意到規劃未來的重要。
第Ⅲ代講求優先順序的觀念。
第Ⅳ代理論出現,與以往截然不同之處在於,它根本否定「時間管理」這個名詞,主張關鍵不在於時間管理,而在於個人管理。與其著重於時間與事務的安排,不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。

從上述看到理論的進化,也看到工具的使用略有不同,例如:便條、備忘錄…等。回顧雲端技術還未席捲我們的生活與工作時的景象,部門成員各自執行工作後,往往要等到所有人共同開會時,才知道彼此在這段時間做了什麼,整體進度推進多少,常常因為必須彼此等待,或者一時聯絡不上對方,而消磨掉大量時間。

如今,只要將所有組員加入數位工具平台,任何人一更新工作進度,其他人便能即時收到通知,立刻執行下一步驟的動作,達到工作無縫接軌的境界。活用數位科技,變成一個重要的技能,過與不及,都需要不斷的調整。

《聰明人都在用的策略性偷懶法》一書建議:活用數位工具,為自己建立一個「外部大腦」。簡單說,就是把需要記憶背誦的資訊,都記在你隨時能提取的數位工具裡,將最菁華、最專注的心力,都投注在真正重要的工作上。數位工具的演變一日千里,很多人往往為了嘗鮮,下載了一大堆軟體,造成資訊分散、系統龐雜,反而無法可管。

另外有一些人,則是走到天平另一端,只打算用一個工具,來管理所有的工作,將一個工具徹底的發揮,活用到極緻。不過,我想工具會不斷的演化,一定有其道理。

這讓我想到一寓言故事-動物學校,學校內採用的活動課程包括跑步、爬行、游泳及飛行。為了方便管理,所有的動物都參加了每一項課程。以鴨子為例,游泳項目上的表現非常傑出,但跑步磨破皮還是不及格。每一種數位軟體都有設計的方向,想要解決某一個問題,不過,我們所遇到的問題,是比較綜合性與複雜。

對於時間管理的工具,許多人認為工作和私人應該分開,私人一個資料庫,工作一個資料,何奈「人」只有一個,這種分類的方法,將會導致資訊非常的分散,工作會十分沒有效率。

某一次,有主管向我要文件,直覺會在公司資料庫中,才驚覺與我的直覺並不一樣,根本無法在公司的資料庫中找出,也重新思考分開與整合這件事。

工具的選擇,我會以整合性為主,然後,找到該工具的特質,來解決我管理上的需求,就過去到目前職場需求,我特別選擇三款軟體來管理我的時間。

❙ 鐵三角工具

❶Google試算表

這一款軟體,與目前職場大家所熟知Office軟體Excel是一樣的,因此用它來進行繪製甘特圖、客製化的日曆、日行程表,再適合不過。

更重要的是,Google試算表可以用網頁模式,發佈到網路,網頁模式非常適合行動裝置的瀏覽。這樣的工作,是我最喜歡與順手的模式,小螢幕的手機用來進行臨時性的閱讀與查看資訊,然而電腦才是我真正的運轉中心,處理大量的工作。



❷Trello

Trello是一款專案管理工具,不僅能幫助個人及組織井然有序地規劃任務、提升團隊運作效率,免費版的多項強大功能,用來規劃自助旅遊行程、執行年度計畫…等,都不是問題。

我愛上這一款軟體的理由,就是它的介面設計,相當「簡潔」又不失設計感,簡易的功能選項和符號,非常好上手。另一個重要的理由,就是它的原理來自看板管理,任務以拖拉的方式即可重整,非常容易上手,符合目前多變的社會需求。

建立「看板」之後,「列表」可以依自己的工作流進行設計。而「列表」下方,就是每一個「任務卡片」,每一個任務都可以設定待辦清單Check List、加入標籤、記錄活動內容時,讓人愛不釋手。


❸Evernote

這是一款知名的數位筆記軟體,我已用七年,一開始接觸是寫課程筆記,不過,最近,它已轉變成時間管理不可或缺的支援系統。Evernote的強項是筆記,筆記無所不在,時間管理除了計畫之外,執行的細項、過程的紀錄、SOP流程的建立…等,通通在此。

時間管理對Evernote而言,只是一個行程的管理,Evernote對我的重要性,不僅如此,更重要的是在知識的管理,才是真正的要角,知識化系統的形成,都是以它為主。


這三個軟體,只要Google一下,就有許多的資訊可以參考,相信大家也不會太陌生,但要將這三個軟體磨合,卻花了近三年的時間,以Trello為例,早在幾年前就知悉,但就是融不進我的工作流。如今,總算慢慢地為每一個軟體找到定位,形成我時間管理的鐵三角。

這一個部落文章,未來也將為各位持續說明,我如何使用這三個軟體來進行時間管理。

❙ 鐵三角使用說明

年度計畫是我每年都會進行的,但只有計畫,是不會有任何成果的。那如何來展開呢?我就用這三個管理工具,來進一步向大家說明,我是如何來排定日行程工作,如何將年度計畫展開到每日工作中,我的工作流如下:

  1. 查看年度計畫的願景。
  2. 確認專案進度,利用Google試算表連結到Trello。
  3. 利用Trello彈性,進行最佳任務的安排。
  4. 利用螢幕切割視窗,同時顯示Trello與Evernote,從不同的專案中將「該週」的任務,整合到Evernote。
  5. 利用螢幕切割視窗,同時顯示Google試算表與Evernote,依據「一週計畫」來排定日行程表。
  6. 確認之後,以Google試算表的日行程進行一天的展開。
就如同《這些Google幫我做好的事》書中發出的疑問,「科技為我們帶來效率的同時,為何也伴隨讓人感到焦慮、混亂等壓力的副作用。本以為創造新秩序的科技,卻反而讓自己失序疏離?」

工具的選擇從來不是一件容易的事情,使用數位工具的目的是為了提升工作效率,而不是跟上流行。工具的選擇,應以「融合個人工作」為首要原則,以免捨本逐末,為了找工具下載工具、學會操作工具,反而壓縮了珍貴的工作時間。接續,就是整合性,目前選用三種工具,整合性相當的好,不論在任何裝置上都能上手。

...參考資訊...
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※ 首頁圖片來源 Photo by freestocks.org on Unsplash

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