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個人年度計畫之行動展開


年度計畫終於完成了,好不容易設定目標,情緒十分沸騰,準備捲起袖子,好好的完成,一改過去執行不佳的問題。

年度計畫的方向是有,但到底要從哪一件事何開始呢?其中一個年度目標為「想要強化自己數位的能力」,好讓自己能與時代接軌,但是要如何著手執行呢?越想眉頭越深鎖,似乎手腳被纏繞幾十圈的繩索,完全動彈不得,唉!還是算了…


分享行動計畫展開三個問題的解法:
  1. 如何有效展開行動計畫的方法?
  2. 用什麼來軟體管理年度的行動計畫?
  3. 如何記錄新點子,補充至進行的行動計畫中?
❙ 如何來有效展開行動計畫的方法?
思考行動計畫的內容,有一個要訣,就是要區別「工作計畫」和「工作任務」的差別是什麼?不管是什麼工作,應該不太可能一步完成,而是會延伸出一個完整的工作計畫後,再一步一步完成。(行動計畫等於本文的工作計畫✚工作任務)

一位進入心流狀態的桌球員,比賽桌球不需要思考要如何正手揮拍,就能流暢的完成。假如工作時,你必須思考或過度思考,就會打斷工作的順暢度。理想的工作模式,應該只需要最基礎的思考和足夠的資訊,就能在工作的過程中產生心流的感覺。

因此,延展行動計畫時,於《待辦事項這樣列,工作當場完成一半》一書中提及,要考量到「個人能力」的問題。對一名成人來說,想要慢跑十分鐘,只要想做就能做到,但對一歲的幼兒來說,卻是難如登天,需要許多的步驟才能完成。也就是說,某人的一項「任務」,對另一個人來說可能是「工作計畫」,想完成該項任務需要更多資訊,而且沒有辦法靠單一步驟完成。

例如:「增進自己數位的能力」,並沒有告訴你如何著手,也沒有提供太多輔助資訊。因此無法執行,也無法一步到位,我們稱之為工作計畫,就需要向下延展開才能執行。合理的切割工作計畫,並且擁有適量的資訊,工作效率才能更加提升。

《待辦事項這樣列,工作當場完成一半》書中,用一個很容易理解的案例來說明上述的要訣,要「為凱特規畫一個生日派對」,於過去的經驗中,我們立即產出三個想法:

  1. 邀請朋友出席。
  2. 詢問凱特喜歡什麼派對。
  3. 買禮物送給她。
不過這樣的工作任務,資訊不夠清楚,因此需要向下細展。以「邀請朋友出席生日派對」為例,可以將句子進行拆解,區分為S、V、O,拆解如下:V﹙邀請﹚,S﹙朋友﹚,O﹙出席生日派對﹚,經過拆解之後,發現朋友是一個不確定的資訊,因此,需要再向展開任務,分別為:擬定受邀人員清單與確認受邀人員清單,如此足夠的資訊之下,開始進入工作時,才容易產生心流,專注的完成任務。


進行工作計畫時,需要把握一個重要原則,將工作拆成「一個步驟就完成」的幾個任務。如果工作計畫裡的各項任務,都能以一個簡單的完整句就描述完畢,就不需要硬記著整個計畫,大腦能得到解放,全神貫注在該做的工作上,效率自然就高。

展開工作計畫時,最好能運用筆與紙,先行作業,然後再下細展的工作任務,記錄於數位工具上。於現今行動裝置為主流的世界裡,雲端軟體來記錄是最佳的方法。雲端軟體不限裝置,可以充分融合電腦大螢幕的優點,再於小螢幕行動裝置上查看的便利性。

❙ 用什麼來軟體管理年度的行動計畫?
個人最喜歡的雲端軟體,用於管理進度上,就屬Google試算表,只要擁有Google Mail的帳號,即能使用,我設計一個簡單的格式,提供夥伴進行年度計畫的管理。


年度計畫甘特圖範本檔案使用的方式,簡單說明如下:
專案:有反底色是指您的專案名稱
進度:依據下方任務,來評估專案目前的準時度,進度以燈號表示。
任務:專案名稱下方則是為了完成這個專案,所需要進行的任務。若列數不足,可以用插入列來進行。
完日期:登錄在該月份中,例如,11/20要完成,登記在11月份中。
完成日:完成則是以刪除線表示,並更新為最後完成的日期。﹙也可以用紅字表示﹚

如何讓該進度同步在手機中。因為手機本身的螢幕較小,建議可以另開啟一個新的頁面,將資訊連動。設定該頁面時,考量到手機寬度,只要呈現專案重要資訊,例如:整體專案的進度,若要詳察,才進入到專案細節中。

雖然電腦與手機都可以操作雲端軟體,但為求最佳功能與效能,建議大家將使用電腦與手機的情境分開,電腦用於整理,手機用於查看即可。若查看的過程中有想法,將想法記錄存放於手機中,等可以使用電腦時再進行整理。

手機並需要進行專案甘特圖的操作,因此改為以網頁的模式觀看。作法為將Google試算表進行發佈,接續會取得網址,再將這個網址傳到手機的Line即可,點開該網址即可查看。

❙ 如何記錄新點子,補充至進行的行動計畫中?
根據年度計畫目標所展開的行動計畫(等於本文的工作計畫✚工作任務),一定有可以事先想到的部分,但也不用煩惱要把所有細節都先列出來。畢竟世界變化得太快,因此,若於執行過程中,產生新的想法,要如何來記錄呢?

回想一下,你過去是否曾經想到一個很棒的點子,事後卻回想不起來,事後懊悔不已。記錄想法時,我們為了方便省下繁鎖的流程,經常只寫下簡單字詞。例如:牆上便利貼上,寫著「巧克力」。看到這個提示,卻要花費許多的心力才能回想。撤取想法時,應視未來的自己為另一個人。寫下更多輔助資訊來解釋工作內容,才不會忘記當下的想法。


例如:
  • 巧克力→為慶祝情人節買巧克力
  • 寫筆記→寫下閱讀打造數位職人必備的超效知識管理術手冊的筆記
  • 學GoogleAPP→學習Google試算表來進行時間管理統計
於當下的想法中加上動詞,就能把它變成一項任務,同時表達出任務完成後的結果。此時,這個句子就成了有價值的訊息,不但顯示出意圖,也提供了完成任務所需的輔助資訊,讓你日後能馬上理解,執行任務也變得更容易。

讀完這篇文章,手腳被纏繞幾十圈的繩索是否已慢慢解開?年度目標很美、也很想要,但行動是通往夢想唯一的橋樑,沒有行動哪裡也去不了。行動,才能真正讓我們實踐,然而,行動計畫的重要性是,在還沒有行動之前,導引出我們朝向目標執行的思考地圖,也是成功的最後一哩路。



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