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GoogleAPP的介紹與整合-04

《Google工具輕鬆上手!專案管理不用怕》  

羅傑眼神專注,每週五正在進行工作報告,撰寫該週的專案進度,深怕一下子就錯過寄信的時間。一樣是專案經理的凱文,卻一派輕鬆。羅傑好心提醒凱文,難道你不知道老闆要出門,還不趕快處理,小心…哦!

凱文卻很輕鬆的回應,老闆昨日已經看過了,也給我一些指示。羅傑不太相信,又騙人。凱文展示用Google協作平台完成的專案計畫,老闆隨時看進度,而羅傑採用傳統電子郵件,老闆只能被動的被通知。

Google協作平台代表是主動,凱文隨時更新,老闆隨時可以看,掌握住時間,然而,羅傑很努力,每週老闆都要等他的報告。不同的數位工具,成就了不同的系統。

想成功將數位技術整合至專案管理當中並非一蹴可以成,需要妥善規劃和充分準備。第一步是瞭解這件事的重要性,以及有哪些工具可用,瞭解有哪些技術可能派上用場。

科技可以在職場中創造一個更貼近現實世界的環境,讓團隊成員做好充分準備,以進入連結日漸緊密,且全球性競爭激烈市場。此外,有許多科技可協助團隊妥善規劃日常作業程序。


 
  
G Suite目前分為企業版與教育版,興正目前使用的是G Suite企業帳號,發現許多功能與目前免費帳號是一致,初期接觸的夥伴,可以先申請免費帳號開始進行練習。免費固然是一大優點,但最棒的是,善用這些工具不僅貼近的需求,而且還能協助您開創許多不同溝通方法,讓您的團隊更有溝通上更效率,作業程序上更有次序,關鍵在於保持一致的訊息。

以下就這一次會用到的GoogleAPP,進行簡單的說明與介紹:


Google 雲端硬碟:顧名思義是雲端上的硬碟,可供儲存所有檔案,包括作文、設計、繪圖、錄音檔和影片等各種資料!「雲端硬碟」一般帳號為15G,企業版可以申請至無限量儲存空間,若是無限量的空間,會多一個功能為小組雲端硬碟。
從此不再害怕電腦當機會導致資料遺失。


可以透過任何裝置存取檔案,最棒的是,再也不必儲存檔案,每次當您進行編輯時,雲端硬碟便會自動儲存變更,若是應用Windows系列的文件,還可以進行版本的儲查。


Google 協作平台:建立專案管理的網頁,整合GoogleAPP之用,讓團隊的溝通,更加順暢。
Google 文件﹙等於Word﹚:可以透過智慧編輯和樣式設定工具,輕鬆設定內文和段落格式。為讓文件更加生動活潑,能加入連結、圖片、繪圖和表格。
Google 試算表﹙等於Excel﹚:建立試算表來分析資料,並可將資料製成圖表以圖像化的方式來呈現。
Google 簡報﹙等於PPT﹚:進行簡報的絕佳利器,利用雲端協同合作,不怕被俢俢改改。


Google 表單:快速建立問卷調查來收集資訊,同時連結Google試算表,進行試算與分析。
Google 繪圖:透過形狀、文字和圖片來製作圖形和流程圖。


Google 日曆:安排行程、日曆和預約事項,是時間管理的主要軟體。
Gmail:電子郵件、通訊錄、工作表和通訊。運用Tasks即能與Google日曆結合。
Google Hangouts:進行即時視訊會議和通訊。



專案管理之中,若能選擇適當的工具,必能減輕團隊的壓力。關鍵是必須清楚瞭解特定工具的基本功能,就能選出適當的工具來執行工作。GoogleAPP軟體具備以下三個關鍵,是讓人愛不釋手也是專案管理人員最佳輔助的利器:

  1. 即時分享:今天的檔案,能分享給我嗎?不好意思,我沒帶身上,明日再處理。運用雲端工作,立即即可以處理,省時省事。
  2. 團隊協作:簡報完成了,請大家給我一些建議。傳統的模式,就發出一封信,大家回饋之後,又要重新整理。若是經由共同協作,就不需再重新彙整,即可完成,不論是同步的溝,還是不同的溝通。
  3. 不限裝置:GoogleAPP是利用瀏覽器工作,因此不需安裝任何軟軟體,只要利用帳號登入即可,不論是在重要場合筆電出狀況,還是需要支援的時候,只要連上網可。
若要閱讀下篇文章之前,請學習夥伴可以申請一個Google App帳號,指的就是Gmail了喔!同時也要請各位下載軟體叫Xmind8,請上網搜尋與安裝,以利接續文章的閱讀與學習。

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閱讀《讓自己快速進化的PDCA筆記術》

by 蔡興正
PDCA是一套經常用在品質管理或改善業務流程,現在則成為不管任何業種、業態都耳熟能詳的商業用語,自己也很想嚐試,但總是找不到切入的點。閱讀《鬼速PDCA》之後,發現作者將這個方法用於思考目標落差時,思路變得非常清晰,因此我也用於年度計畫的專案管理上,果然就找出不少的問題。
若是要落實到每日的計畫中,這一本《讓自己快速進化的PDCA筆記術》給了自己不少想法。
書中提及,大家都知悉PDCA,但為何會轉不動呢?就是不知PDCA轉動方法,這句話引起不少我的好奇,進而閱讀。 PDCA筆記術介紹
為何要寫PDCA筆記術呢?有以下的優點:
短時間內就能找到改善問題的行動方式 自然而然就能釐清思緒 了解一天之內的行動或計劃問題點  從作者列舉的優點中,我找到閱讀這一本書的目標,藉由這本書來讓自己的產出更加有效率。如何讓PDCA轉動,其中有三個原則:

原則1:視覺化,只要能將PDCA視覺化,就能啟動循環。意思是,將自己想做的事情寫下來,只要有寫下來,成功的比率就高出很多。 原則2:模式化,運用商業模式轉動PDCA。利用複製的模式,輕易的往下展開。如同中央廚房的概念,不受到天氣、人員、心情的影響。 原則3:習慣化,讓轉動PDCA成為習慣。不要靠意志力,我們想要養成一個習慣,如何做到呢?就是讓時間與行為成為群組。決定好固定寫筆記的時間,利用雲端軟體讓筆記在不同的裝置隨時能夠出現。

PDCA筆記術製作方式
圖片來源:http://bit.ly/2k5TGHL 我希望這一本書能解決我的日常行動計劃,於書提出做筆記的方式,我重利用Evernote印象筆記設計自己的模版,同時也加入顏色,代表比較習慣於何時處理何事,以進行區別。

Evernote印象筆記更新表格的功能之後,讓人眼睛為之一亮,畫出來的質感與整體配色,讓人感覺很舒服,設計完每日的行動規畫表之後,寫下幾個工作的原則,讓自己可以依循,慢慢養成新習慣:
晚上睡前10分鐘,啟動明日的工作安排,作為一整天工作的結束。 早上0610再看是否要進行調整,但要空出30%緩衝時間。 每一個工作段落之後,利用二分鐘寫一下心得,不要等最後才寫。 中午休息過後,利用5分鐘,看是否有需要調整。 PDCA筆記術結合GTD時間管理法
書中後半部,作者提出讓PDCA高速運轉的GTD時間管理法,以這一個方法作為「入口控管工作」,讓PDCA筆記術與GTD時間管理法能於流程上進行…

閱讀《自宅創業聖經》

by蔡興正
低薪,讓人不知如何前進?除正職的工作之外,如何運用自己的專業、知識、技能,為自己創造更多的價值與產值?不坊開個小「外掛」,讓自己有超車的機會,不受限傳統的模式,另外走出一條路來…

開路需要是動腦 沒錢、沒才能、沒人脈,要如何開發另一條路,是危機也是契機,正因為什麼都沒有,因此必須動腦。

舉例,沒有錢的平谷與有存款二十萬的大洋,兩人都想利用網路來增加自己的價值。
平谷沒錢也沒有做網路的技術,所以使用免費且不需專業級技術的Google協作平台作為起步。
另一方面,大洋因為有錢,先到圖書館認真的進修半年,接著再委託專業人士,花了二十萬架設網站及部落格。
那麼,你認為哪一個人會率先成功呢?答案不一定,但從壓力角度來看,平谷早早就進入市場,不斷的調整網頁內容,再來是不用成本,只要有賺就是利潤,而大洋則需要處處受限於專業與成本的壓力,感覺日子難熬。

創造收入來源
如何來開啟「一人事業」,獲得金錢與自由呢?首先第一個問題是,請問你擁有幾個收入來源﹙Cash Point﹚呢?可以利用九宮的模式,來進行思考與盤點。
請問你有辦法全數填滿嗎?可能很多人會說,怎麼可能?一個是常態,可以填寫三個是不正常,更別說八個了?
如何來思考呢?就是將自己的興趣、經驗、強項進行轉換,對外自由地發佈自己的訊息,讓客戶說出「謝謝您!」,進而獲得金錢,想想看,從小到大的你,有哪些興趣?工作有什麼很棒的經驗與能力,可以進行轉換,相信就不難。

「一人事業」與「自由工作者」最大的差異,在於自由工作者需要迎合對方的要求,也就是接案型。而「一人事業」是更主動的提案型,主動出擊提供商品與服務販售。兩者都是自雇者,基礎雖然相同,情緒層面卻載然不同。

一人事業在不辭職的狀況之外,持續經營自己的事業,請不要設定今年要賺多少這種目標值,更重要的是自己是否擁有期待的感覺。

準備篇
* 商品就這樣打造:有商品才會有價值,也就是將自己的能力進行產出,才能進行販售。如何來思考,利用以下思考,輕鬆打造出24種不同商品,有沒有覺得可做的事情突然變很多呢? * 經營自我品牌:自己本身就是個「移動式廣告」,因此要善加的經營自己,將個人的能力、個性以及個人特質融為一體,並發揮個人的最大影響力。書中提及四個步驟,就是商用名稱→頭銜→宣傳口號→商號,這些都是經營個人品牌要注意的事項,更重要的是,記得準備好自己的作品集。

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