《Google工具輕鬆上手!專案管理不用怕》
羅傑眼神專注,每週五正在進行工作報告,撰寫該週的專案進度,深怕一下子就錯過寄信的時間。一樣是專案經理的凱文,卻一派輕鬆。羅傑好心提醒凱文,難道你不知道老闆要出門,還不趕快處理,小心…哦!
凱文卻很輕鬆的回應,老闆昨日已經看過了,也給我一些指示。羅傑不太相信,又騙人。凱文展示用Google協作平台完成的專案計畫,老闆隨時看進度,而羅傑採用傳統電子郵件,老闆只能被動的被通知。
Google協作平台代表是主動,凱文隨時更新,老闆隨時可以看,掌握住時間,然而,羅傑很努力,每週老闆都要等他的報告。不同的數位工具,成就了不同的系統。
想成功將數位技術整合至專案管理當中並非一蹴可以成,需要妥善規劃和充分準備。第一步是瞭解這件事的重要性,以及有哪些工具可用,瞭解有哪些技術可能派上用場。
科技可以在職場中創造一個更貼近現實世界的環境,讓團隊成員做好充分準備,以進入連結日漸緊密,且全球性競爭激烈市場。此外,有許多科技可協助團隊妥善規劃日常作業程序。
G Suite目前分為企業版與教育版,興正目前使用的是G Suite企業帳號,發現許多功能與目前免費帳號是一致,初期接觸的夥伴,可以先申請免費帳號開始進行練習。免費固然是一大優點,但最棒的是,善用這些工具不僅貼近的需求,而且還能協助您開創許多不同溝通方法,讓您的團隊更有溝通上更效率,作業程序上更有次序,關鍵在於保持一致的訊息。
以下就這一次會用到的GoogleAPP,進行簡單的說明與介紹:
Google 雲端硬碟:顧名思義是雲端上的硬碟,可供儲存所有檔案,包括作文、設計、繪圖、錄音檔和影片等各種資料!「雲端硬碟」一般帳號為15G,企業版可以申請至無限量儲存空間,若是無限量的空間,會多一個功能為小組雲端硬碟。
從此不再害怕電腦當機會導致資料遺失。
可以透過任何裝置存取檔案,最棒的是,再也不必儲存檔案,每次當您進行編輯時,雲端硬碟便會自動儲存變更,若是應用Windows系列的文件,還可以進行版本的儲查。
Google 協作平台:建立專案管理的網頁,整合GoogleAPP之用,讓團隊的溝通,更加順暢。
Google 文件﹙等於Word﹚:可以透過智慧編輯和樣式設定工具,輕鬆設定內文和段落格式。為讓文件更加生動活潑,能加入連結、圖片、繪圖和表格。
Google 試算表﹙等於Excel﹚:建立試算表來分析資料,並可將資料製成圖表以圖像化的方式來呈現。
Google 簡報﹙等於PPT﹚:進行簡報的絕佳利器,利用雲端協同合作,不怕被俢俢改改。
Google 表單:快速建立問卷調查來收集資訊,同時連結Google試算表,進行試算與分析。
Google 繪圖:透過形狀、文字和圖片來製作圖形和流程圖。
Google 日曆:安排行程、日曆和預約事項,是時間管理的主要軟體。
Gmail:電子郵件、通訊錄、工作表和通訊。運用Tasks即能與Google日曆結合。
Google Hangouts:進行即時視訊會議和通訊。
專案管理之中,若能選擇適當的工具,必能減輕團隊的壓力。關鍵是必須清楚瞭解特定工具的基本功能,就能選出適當的工具來執行工作。GoogleAPP軟體具備以下三個關鍵,是讓人愛不釋手也是專案管理人員最佳輔助的利器:
- 即時分享:今天的檔案,能分享給我嗎?不好意思,我沒帶身上,明日再處理。運用雲端工作,立即即可以處理,省時省事。
- 團隊協作:簡報完成了,請大家給我一些建議。傳統的模式,就發出一封信,大家回饋之後,又要重新整理。若是經由共同協作,就不需再重新彙整,即可完成,不論是同步的溝,還是不同的溝通。
- 不限裝置:GoogleAPP是利用瀏覽器工作,因此不需安裝任何軟軟體,只要利用帳號登入即可,不論是在重要場合筆電出狀況,還是需要支援的時候,只要連上網可。
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