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專案管理的概念與範疇-02

《Google工具輕鬆上手!專案管理不用怕》

現代人事情很多,不管是公事還是私事,每天總有做不完的事,所以才會覺得這些做不完的事有必要管一管。因此,衍生出了「專案管理」以及「時間管理」兩個概念。不過專案管理聽起來有點難,到底什麼是專案?常聽高手說,人生無處不是「專案」。

專案感覺上很特別,其實專案無所不在,例如:搬家結婚舉辦員工旅遊…等都是專案。專案與一般工作有什麼差別呢?通常工作,一般指的是例行性的日常工作,對相於一般工作來說,專案是屬於非例行性的,專案有以下幾個特徵:
  • 清楚定義的工作範疇
  • 具一次性跟多工作業
  • 會有明確的開始及結束的時間
  • 有預算的限制
  • 有一個專責團隊

由以上幾特徵,進行簡區分一下,是否比較容易判斷呢?進一步來說明,專案管理的三五十,分別為金三角,五流程,十領域。當然這是給初次進行專案管理的夥伴,相關的細節就請參照PMP。

專案管理裡的金三角為何?就是時間、品質與成本,這三個是專案經人最關心的,完成一個專案我們經常掛在嘴邊,要如期、如質、如預算。

專案進行時要管理的事務較多,因此會有一個標準的流程讓大家依循。為了要讓專案能達到金三角的要求,進行專案時候我們通常會依據五大流程。五大流程從右上角開始分別為起始、計劃、執行、控管最後是結案,那這五個流程的關係是什麼呢?

專案的起始會有一個目標,這個目標用來訂計劃有了計劃之後會執行,在執行的過程我們必需要進行監控與控制,因此計劃、執行與監控就會形成一個小循環,不斷的循環到專案結束為止,然後最後會進行專案結案的動作,五個流程當中會有許多的細項需要執行,依序往下開展我們稱之為十大領域。

專案管理的十大領域裡,A會有序為專案的整合、專案的範疇,專案時程規劃、專案的成本,專案的品質、裡面會有哪些成員,還有溝通的機制、專案的利害關係人,專案的風險、最後為採購,以上就是我們經常聽到的五個大流程及十大領域。



對於第一次接觸專案管理的朋友是否有初步的認識呢?如果想要進一步深入瞭解專案管理的運作方式,建議各位可以買相關書或上網搜尋相關的資料或是參與相關課程,在專案有了基礎概念之後在未展開專案之前,通常我們先會對專案範疇先進行確認,專案範疇是非常重要。

範疇管理大概是我們在工作上頭最關鍵的一項工作了,當主管交辦一項工作下來時,你如何確保你完全明瞭主管要你做的內容是什麼?也就是說做到那些東西就能滿足老闆的需求。

以讀書會例,主管要的是大家都參加,你限制名額,因為你告訴他,這樣做,比較省成本,也不會浪費大家的時間,但主管卻說,要大家參加主要是要提升競爭力,為未來準備,把你「柔性勸導」一陣子,希望下次能問清楚,當你犯了類似的錯誤,代表執行的範疇不對,因為範疇管理清楚的告訴我們:「完成所有範疇內的事情,且只做範疇內的事情。」為何?回到專案的定義與金三角,就清楚明瞭。

重新來過,如果公司想要辦一個讀書會,那大家都會一頭霧水,讀書會目的?讀書會的內容?我要去哪裡讀?我一定要參加嗎?那麼如果我們要將讀書會的內容,描述的清楚一點我們可運用管理理論5W2H,這是一個廣為人知用於工作內容思考通用型架構。

用一個實際的案例來跟各位說明例,例如公司想要辦讀書會但這樣子不容易定義清楚,我們可以將它展開配合管理理論五W2H來,展開之後就會變成這樣,有目的、內容、地點、成本、時間、人員、以及如何做,各位有沒有發現我們要辦讀書會這件事情,透過這樣的架構來展開就會變得非常清楚,這一張圖是如何做出來的呢?它是用心智圖軟體Xmind完成的,相關請參考以下文章:架構思考讓企劃有好開始-11


一個專案的範疇在定義上,若是初學者或是一般性的專案,可善用管理理論來配合,才不會導致專案無法結案的困境,範疇一但出現誤差時,時程、成本與資源的預估就會造成偏差,甚至可以說是整個專案的規劃都會出了問題,專案範疇定義不清或者範疇控制不當,專案執行過程中,若是進行修正時,所花費的成本往往非常高,範疇定義首重需求的收集與確認,前頭多下功夫,後頭才會輕鬆。

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閱讀《讓自己快速進化的PDCA筆記術》

by 蔡興正
PDCA是一套經常用在品質管理或改善業務流程,現在則成為不管任何業種、業態都耳熟能詳的商業用語,自己也很想嚐試,但總是找不到切入的點。閱讀《鬼速PDCA》之後,發現作者將這個方法用於思考目標落差時,思路變得非常清晰,因此我也用於年度計畫的專案管理上,果然就找出不少的問題。
若是要落實到每日的計畫中,這一本《讓自己快速進化的PDCA筆記術》給了自己不少想法。
書中提及,大家都知悉PDCA,但為何會轉不動呢?就是不知PDCA轉動方法,這句話引起不少我的好奇,進而閱讀。 PDCA筆記術介紹
為何要寫PDCA筆記術呢?有以下的優點:
短時間內就能找到改善問題的行動方式 自然而然就能釐清思緒 了解一天之內的行動或計劃問題點  從作者列舉的優點中,我找到閱讀這一本書的目標,藉由這本書來讓自己的產出更加有效率。如何讓PDCA轉動,其中有三個原則:

原則1:視覺化,只要能將PDCA視覺化,就能啟動循環。意思是,將自己想做的事情寫下來,只要有寫下來,成功的比率就高出很多。 原則2:模式化,運用商業模式轉動PDCA。利用複製的模式,輕易的往下展開。如同中央廚房的概念,不受到天氣、人員、心情的影響。 原則3:習慣化,讓轉動PDCA成為習慣。不要靠意志力,我們想要養成一個習慣,如何做到呢?就是讓時間與行為成為群組。決定好固定寫筆記的時間,利用雲端軟體讓筆記在不同的裝置隨時能夠出現。

PDCA筆記術製作方式
圖片來源:http://bit.ly/2k5TGHL 我希望這一本書能解決我的日常行動計劃,於書提出做筆記的方式,我重利用Evernote印象筆記設計自己的模版,同時也加入顏色,代表比較習慣於何時處理何事,以進行區別。

Evernote印象筆記更新表格的功能之後,讓人眼睛為之一亮,畫出來的質感與整體配色,讓人感覺很舒服,設計完每日的行動規畫表之後,寫下幾個工作的原則,讓自己可以依循,慢慢養成新習慣:
晚上睡前10分鐘,啟動明日的工作安排,作為一整天工作的結束。 早上0610再看是否要進行調整,但要空出30%緩衝時間。 每一個工作段落之後,利用二分鐘寫一下心得,不要等最後才寫。 中午休息過後,利用5分鐘,看是否有需要調整。 PDCA筆記術結合GTD時間管理法
書中後半部,作者提出讓PDCA高速運轉的GTD時間管理法,以這一個方法作為「入口控管工作」,讓PDCA筆記術與GTD時間管理法能於流程上進行…

閱讀《自宅創業聖經》

by蔡興正
低薪,讓人不知如何前進?除正職的工作之外,如何運用自己的專業、知識、技能,為自己創造更多的價值與產值?不坊開個小「外掛」,讓自己有超車的機會,不受限傳統的模式,另外走出一條路來…

開路需要是動腦 沒錢、沒才能、沒人脈,要如何開發另一條路,是危機也是契機,正因為什麼都沒有,因此必須動腦。

舉例,沒有錢的平谷與有存款二十萬的大洋,兩人都想利用網路來增加自己的價值。
平谷沒錢也沒有做網路的技術,所以使用免費且不需專業級技術的Google協作平台作為起步。
另一方面,大洋因為有錢,先到圖書館認真的進修半年,接著再委託專業人士,花了二十萬架設網站及部落格。
那麼,你認為哪一個人會率先成功呢?答案不一定,但從壓力角度來看,平谷早早就進入市場,不斷的調整網頁內容,再來是不用成本,只要有賺就是利潤,而大洋則需要處處受限於專業與成本的壓力,感覺日子難熬。

創造收入來源
如何來開啟「一人事業」,獲得金錢與自由呢?首先第一個問題是,請問你擁有幾個收入來源﹙Cash Point﹚呢?可以利用九宮的模式,來進行思考與盤點。
請問你有辦法全數填滿嗎?可能很多人會說,怎麼可能?一個是常態,可以填寫三個是不正常,更別說八個了?
如何來思考呢?就是將自己的興趣、經驗、強項進行轉換,對外自由地發佈自己的訊息,讓客戶說出「謝謝您!」,進而獲得金錢,想想看,從小到大的你,有哪些興趣?工作有什麼很棒的經驗與能力,可以進行轉換,相信就不難。

「一人事業」與「自由工作者」最大的差異,在於自由工作者需要迎合對方的要求,也就是接案型。而「一人事業」是更主動的提案型,主動出擊提供商品與服務販售。兩者都是自雇者,基礎雖然相同,情緒層面卻載然不同。

一人事業在不辭職的狀況之外,持續經營自己的事業,請不要設定今年要賺多少這種目標值,更重要的是自己是否擁有期待的感覺。

準備篇
* 商品就這樣打造:有商品才會有價值,也就是將自己的能力進行產出,才能進行販售。如何來思考,利用以下思考,輕鬆打造出24種不同商品,有沒有覺得可做的事情突然變很多呢? * 經營自我品牌:自己本身就是個「移動式廣告」,因此要善加的經營自己,將個人的能力、個性以及個人特質融為一體,並發揮個人的最大影響力。書中提及四個步驟,就是商用名稱→頭銜→宣傳口號→商號,這些都是經營個人品牌要注意的事項,更重要的是,記得準備好自己的作品集。

* 網路活用術:網路活用術方面,目前我們可以與人…

主題文章-大腦的IPO

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