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建構知識庫的五流程-11

《數位職人必備的超效知識管理術》

「在哪裡?到底在哪裡!記得明明資料已經從網路存下來了嗎?」兩天之後要於學習社群分享的小桂,在一家安靜優雅的咖啡店中,簡報整理到一半,因為找不到前陣子費時搜尋的資料,而顯得心浮氣燥。

此時小桂又想起,好像保存在Line的記事本中,快速的開啟Line之後,大量未讀的資訊湧入,朋友也急需幫個小忙。時間不知不覺的流逝下,手機提醒下一個行程的到來,小桂的那一份資料依然沒有下落。

現代人每天都會接觸大量訊息,人一發現有價值的東西,就會想要保存下來,以利以後使用,同時閱讀過中,亦會產生相關的想法,亦需要
同步保存,否則思緒一過即忘。但,如今的工作職場中,我們在知識的產出過程中,遇到了麻煩,如同小桂一樣,保存時散落各地﹙內容與自己當時的想法﹚,以致要使用知識時卻找不到。

 

回到職場,中年的許先生,月薪六至七萬元,也爬到中階主管的位置,但四十五歲的他,連日來展轉難眠,每天工作都昏昏沉沉。看醫生用藥依然沒有起色,經由心理醫師的協助,說出他真正睡不著的原因,他每日擔心被老闆 fire (開除),同梯進來的同事都升到比他高的職位,善用科技的部屬,每次簡報都讓老闆印象深刻,世界轉翻的速度讓人來不及反應,是許先生真正睡不著的原因。

然而,現在是知識工作者時代,對於知識的倚種程度也愈來愈甚。著名未來學家托夫勒在他的《權力的轉移》一書中, 人類歷史上權力的來源已經從暴力、財富轉移到知識,他提出「知識將顛覆全球的權力格局」,他預言正在成真。國家、企業面臨的挑戰,到個人也是一樣。學習新的事與進修課程,是中年人突圍的思路之一,不斷地讓新舊知識進行整併,創造新的機會,也是中年人必修的學分之一。

知識將顛覆全球的權力格局。~未來學家托夫勒
個人的知識管理,不僅僅是指資訊和知識的保存,而是知識學習、知識保存、知識分享、知識運用和知識創新的過程。這五大領域給我們指引方向,如何進行個人化的知識管理與建置。


學習知識:學習學習再學習
如何學習,引用《通往財富自由之路》書中的一段話,未來一個關鍵的想法是「學習學習再學習」。學習的第一個是名詞,第二個是動詞,第三個也是動詞,意思是說,先要把「學習」(名詞)這個本領「學習」(動詞)好,「再」繼續「學習」(動詞),如何學習是每人的第一步。那第零步為何?就是大家所熟知的目標,設定好目標,才能上得了岸。

保存知識:用時能找到
保存知識不是目的,保存目的是為了使用時候能快速和準確地查詢到相關的內容,讓過去的累積能快速的解決目前問題。因此,並不能毫無限制的大量儲存知識和訊息,而是要從自己的職場的優勢出發,建立個人知識的分類與命名的規則,充份利用數位平台來協助自己。Evernote是個人最喜歡也慣用的數位筆記,保存不同的學習媒材的形式,統整於一個平台中,亦能經由不同的裝置,取得最新的訊息,去除資訊不同步惱人的瑣事。

知識共享:讓人知道你知道
數位時代下,現在擁有的知識並無法維持太久的領先優先勢,而是要不斷的吸收與融合。於個人化的大媒體時代,自媒體成為一種顯學,你需要讓別人知悉「你所知道的」,才能擁有更多的選擇機會。姚仁碌老師於2009年設計思考中就提及「版權沒有,翻印不究」,降低追隨者的門檻,有人潮才會有錢潮。社群聚集,正是共享於這個時代下,所演生出來最具體的表現。

知識使用:讓知識帶來價值
古人有云:「百無一用是書生」,我們比較強調知識的學習,而比較少思考將知識用於何處。如何讓知識,帶來你想要的回報,例如提高效能、幸福的家庭、心理的滿足感…等,也許這樣說明會更具體,讓知識產生價值,就是目前我花費最大心力的部份。學習GoogleAPP的過程,我將學習到的技能,用於架設網站,網站的內容就是小孩成長的時光機,這是我給小孩無形的資產。

知識創新:不斷優化取代創新
創新,人人口中必提的字眼。然而,我卻喜歡「適性演化」這四個字,沒有很大的驚喜,卻可不斷的累積,沒有終止的一日,因為量而產質變,因質變再演化。運用不斷的蒐集與解讀資訊的能力,有系統將自己的知識進行更新與替換,不斷的拆解再統整,在時代下,重新將問題定義,以利知識重組,舊的問題給予新的視角,就會有一種新的概念。

丘吉爾曾經預言過「未來的帝國是建立在腦力上的」,因為我們現在看到的真正有價值的工作都是需要知識工作,都需要學習知識、利用知識的工作,已經不僅僅是原來的「人與物一起工作」,而轉變成了人與人、人與信息和知識的工作,當今的社會環境下,你我所從事的工作,大都要依靠知識展開。


 
Evernote 進階使用就由五個領域開始,進行展開與延伸。讓Evernote與自己的工作、生活與學習來進行整合。目前,個人使用Evernote過程中,是以存放個人工作知識為主,幾乎佔滿了百分之八十比例,主要目的是,世界環境大變動的過程中,沒有退休觀念,要有效的運用知識,來將職涯軌跡不斷的延續,同時還能悠遊在自己的旅程當中。

準備好了嗎?記得將機票換登機證,來趟知識學習之旅吧!

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用心智圖畫出未來的職涯道路-08

《職場心智圖-超簡單、高效能》  

週五的夜晚,小秀與同事聚餐之後道別,隔日是週末假期但心情卻不如以往,有著一點點憂愁。一位與自己熟悉的夥伴即將離職轉換跑道,小秀面對未來的工作,心中多了一份焦慮。

小秀從事這份主編的工作,已將近三年,面對未來的職場,並沒有因為工作的熟悉度而展現出自信,反而因為世界正在快速的轉變,對自己的未來迷惘加深,卻不知該如何有效的思考。

除此自己考量之外,還有當我們遇見AI,人的優勢在哪裡?美國智庫皮尤研究中心,2017年調查4100名美國人,對此看法,超過7成的受調者擔心電腦將會搶走自己的飯碗。創新工場董事長兼首席執行官李開復曾說:「AL幫我們做重複性工作、釋放我們去做更多該做的事情。」

面對未來職涯該如何規劃?從三個面向來進行,稱之為職涯的金三角,三個要素為職業興趣、能力強項與價值觀。三要素對職涯上所代表意涵為:
能力強項:代表的是我最會什麼?少了『能力』,做起來會辛苦。職業興趣:呈現我喜歡做什麼?少了『興趣』,做起來會無趣。價值觀:我重視什麼?沒有什麼覺得沒有意義?少了『價值觀』,做起來難持久…
這三個面向,要考量的內容有很多,如何思考?這時可以利用心智圖來進行整合思緒,發散思考的同時兼具邏輯性的整合,
以小秀的個人職涯規劃為案例,繪製步驟如下:

一、繪製中心主題
中心主題代表的是一個未來性,代表自己未來的職涯想要達到的理想狀態。現職從事主編的小秀,在未來三年,希望能更有自信的去面對多變的未來,並且能獨當一面,於是在中心主題上畫下一位女生代表自己,看起來很開心,再加入一件超人裝,傳達的意涵為三年後的自己能力如同超人一般,最後於中心主題下方,再寫上自己的名字。圖案視覺化於中央,對於各面向的整合更容易聚焦。

二、職涯內容的展開
依據職涯金三角,將職業興趣、能力強項與價值觀,變成是心智圖的主幹。對於主幹顏色的選擇,職業興趣選用綠色來呈現,代表是一種樂在工作的感覺。能力強項,則是用橙色,有點黃金富裕的感覺,代表是內容越多,報酬就會越多金。價值觀選用藍色,代表是心中一把尺。



三、資料的探索與統整
能力強項:小秀最需要的是能力強項的探索,此時可以利用運用能力探索工具,例如個人技能評估表、能力強項卡…等,來協助小秀更加瞭解自己,將探索後的結果,整理至心智圖中。除了工具輔助之外,這時也可以回顧近幾年的工作經驗,將這些工具不足之處,加以補充。每一個人能力很多元,於未來職場發展的概…

個人年度計劃﹙職涯發展﹚ for 2020

5、4、3、2、1…新年快樂,新年新希望…﹙不變的台詞,變化的歲月﹚

「煙火好像沒有比從前好看,但還是不自覺地走過來。真希望明年能到世界各地去旅行,不再被一堆鳥事圍繞!!」看著煙火的Sandy,自然地脫口而出。「這不是跟去年一樣嗎?又是去旅行,S小姐,能點些別的嗎?」Sandy最要好朋友,一旁吐糟說…
旅行,不是許願就好,總是要做點什麼吧??每個人心中都有想做的事,只是有人經常想,有人只有在「特別節日想」,例如:12/31、或是生日時,有人費了很大的勁,也不太清楚自己要許什麼願望,因為想要的太多。

秋高氣爽的九月,公司會開始例行性進行一項計畫,就是設定明年目標。光是為公司想明年的目標,再加上今年底公司要檢討今年成果,早已有些焦頭爛額,再也找不出時間為自己想想,自己需要的是什麼?

每年都為達成公司的使命而努力,自己的願望清單早已深埋工作中,難道這是上班族無法扭轉的宿命嗎?回想起,就有些許不甘心,為何我變成現在這個樣子?

古有云:「你想什麼?就會去做什麼?然後經驗什麼?你就是什麼?」我們都希望明天的我,變得比今天更好更進步。期待未來的生活與過去不同,享有人生不同面貌,實踐自己的夢想。

夢想很大,有點摸不著頭緒,容易讓人感覺是混亂的,那倒不如從一個點出發。想要重整人生,或許年度計畫是一個不錯的起點。

如何來展開年度計畫呢?當我們覺得混亂的時候,擺脫方法超簡單,解法就在各位的手機上。當我們把玩著手機時,發現有點混亂時,會想到回到原始點,此時,會直覺按Home鍵。年度計畫也是一樣,要先找到一個起始點,按下Home鍵是一個不錯的方法。


年度計畫的Home鍵是什麼呢?其實,它是一個人生的參考點。探索人生參考點的方法有很多,推薦一個方法給大家,就是生命之輪。運用生命之輪的八個面向﹙分別為:工作、學習、家庭、健身、休閒、人脈、靈性、理財﹚進行反思,如同Home鍵,用來找到年度計畫的起始點。

生命之輪的操作方式為,將八個面向分為滿意度與時間配置。最滿意為10分,不滿意為0分。利用十分鐘的時間,就可以得出兩個輪子樣貌,不知您手上的形狀為何?是圓滑平衡?還是奇形怪狀?

完成之後,問問自己為何會有這樣分數?有什麼樣高峰經驗可以回想?從高峰經驗中獲得什麼?想要改善的是什麼?這就是年度畫的Home鍵,找到立足點,就知悉自己目前處境為何?依據這樣的結果來設定年度計畫,就會有所依據,進退之間能夠拿捏。

接續,開始構思年…