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「搞定」自己的時間,掌握主導權

by蔡興正 
時間管理是舊的議題,有必要年年重新檢視與調整。2018年至目前為止已過三分之一,漸漸發現工作不準時的比例越來越高,並不急著用盡心力將事情完成,而是選擇重新檢視自己的時間管理系統。

彼得.杜拉克於《有效的管理者》提及,一般認為管理者都是從計畫說起,看似很合乎邏輯,可惜的是管理者的工作計畫,很少真正發生作用。計畫,常只是紙上談兵,無法產生價值。

彼得.杜拉克說,應不能先談計畫,而是要從掌握時間開始,認清自己花時間在甚麼地方,才是真正的起點。管理自己的時間,減少非生產性的工作所佔用的時間,是時間管理的要訣。

時間是一項不能取代的稀少的資源,數位時代之下,每一天都有卓越的軟體工具產出,但因為過多的選擇而間接造成工作效率的短路。工具是一種術法,一直會有新的軟體產生,而真正能滿足我們的需求,應是流程,以流程為主要的架構,然後去選擇自己慣用的軟體工具,這樣更能達到自己對於時間管理的需求,藉由不斷的精進流程,讓自己的目標逐步實現。

提到時間管理的流程,就不得不提「搞定」這一本書,裡面有眾所週知的GTD流程。我喜歡書中提及的一段話:

GTD流程並不是要做完所有的事,而是要推廣適度應個人世界的方式,也就是指引你在任何時刻都能做出最佳的決策,並排除當下未處理事項所帶來的干擾與壓力,最後得到清晰的思緒和心理空間。
現況我們正面臨到的問題是,更多的要求但資源不足。每一個人都有一堆的工作需要進行,而造成壓力不斷的攀升。過去,我們的可以很清楚的區分工作與生活,然而強調快速回應的世代裡,界線已變得糊糢,而導致工作影響生活,然而生活的不安定,也影響工作。

新時代需要新的方法,來達到我們對於時間管理的三個要求:❶可靠的系統協助我們收集,不必再依靠大腦來記憶;❷下一步的行動計畫,讓自己能允許雜事進入,並容易進行安排;❸期限中完成該完成的工作,行動內容經過管理與整合,就能維持對他人高度的承諾。相信以上的三點,是每一個人最基本的需求。


GTD流程的五步驟,讓你重新掌握生活,精通工作,主要關鍵在於您是否不斷的依據自己的現況進行調整,並持續願意不斷慢慢地轉化成為自己的一部份,於繁忙與龐大壓力下譜出美好人生曲調:




※捕捉整理上課筆記,丟棄過期雜誌,這些都是我們需要進行的工作,當然,你可以放在腦袋中,也可以將這些事項,放入一個「收件匣」中,將需要記憶的事情逐出腦袋中,然後定期的將這些事項清空。收集的工具不需要太多,以我為例,目前使用的工具為❶紙與筆;❷Good note-iPadApp;❸Google Keep-Mac+iPadApp進行同步;❹Google Mail的提醒,用來放我各式各樣的想法。

※理清:問自己是那是什麼?能否行動?答案若是否,進行三種選擇。答案若是,確認是否為專案,若是專案則以專案的方式來處理,若不是專案,則是兩分鐘原則,兩分鐘內可以完成直接處理,超過兩分鐘,則是進行思考,能否委派他人或是記錄於下一步清單中。目前清空收件匣的時機,是選在週三下午與週日晚上進行。

※整理:何謂整理,簡單的說法,就是事物都在您認定好該去的地方。整理有三件事:

  1. 不需要行動的資料,直接進入垃圾桶。
  2. 檔案資料整理,設計一個年度「參考資料」的資料匣,將一些不脈丟棄的資料都放於此,以便不時之需。
  3. Evernote印象筆記事中,我設有以下三則記事:
    • 第❶則:委任他人事項的清單記事。 
    • 第❷則:整理清單記事,任務為有確認的日期,則移轉到日曆,若無特定的日期,則放於此,用來讓將來想做的事情有一個「停靠區」,例如收集自己愛聽的歌,這件事情不急,但不確定何時有空。
    • 第❸則:專案記事,專案指的是,無法一個步驟即可完成且是一年以內事項。連結Google 雲端硬碟中的年度計劃文件,讓年度計畫專案則是放於最上方,其它臨時發生的專案,則是放於下方。 
※回顧:若能整理出自己該事的事情,接續要進行就是回顧。利用Google協作平台建立自己的戰情中心,記錄各種KPI的數據的變化,每日一早再依據數字進行調整,同時查看Google日曆的期限日曆與行程安排日曆而進行調派,這樣比較能創造出機動的空間。日曆是我主要的核心,負責連結整合相關的工具,利用提醒的功能,整合Google Keep與Inbox by Gmail,運用超連結整合Evernote印象筆記。除此之外,書中提醒,每週檢視是關鍵,要檢視的內容有❶收集與處理所有雜事;❷檢示系統;❸更新清單;❹理清思路,這是我之前沒有做完整的之處。

※執行:這一套系統主要協助我們隨時做出適宜的選擇與行動,例如週一早上的10點20分,是要打電話給小哲,還是進行提案,或是查看電子郵件。個人覺得,可以先安排專注時間,就是不可以打擾的時間,然後,再依據以下四個條件進行判斷,依序為:❶情境、❷可用時間、❸可用精力、❹優先順序,相信這樣的判斷,對您會有很大的幫助。於週日我會進行一週工作執行工作的清理,然後於每日的早晨,再依序排定工作確切的時間。

時間是最匱乏的資源,若無法管理時間,就絕對無法管理其他任何事。」彼得‧杜拉克(Peter Drucker)指出,時間的供給毫無彈性可言,無論需求何其龐大,供給也不會跟著增加。經過這樣的整理與思考,進行手上工作的清理,慢慢的思路也變得清晰,雖不能說解決所有的問題,但至少是讓自己有重新開機的機會,分享給同樣忙碌的您,別急完成所有事,有系統、有流程的處理,也許才是解決問題的重點。


※延伸學習:

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與您加分

閱讀《讓自己快速進化的PDCA筆記術》

by 蔡興正
PDCA是一套經常用在品質管理或改善業務流程,現在則成為不管任何業種、業態都耳熟能詳的商業用語,自己也很想嚐試,但總是找不到切入的點。閱讀《鬼速PDCA》之後,發現作者將這個方法用於思考目標落差時,思路變得非常清晰,因此我也用於年度計畫的專案管理上,果然就找出不少的問題。
若是要落實到每日的計畫中,這一本《讓自己快速進化的PDCA筆記術》給了自己不少想法。
書中提及,大家都知悉PDCA,但為何會轉不動呢?就是不知PDCA轉動方法,這句話引起不少我的好奇,進而閱讀。 PDCA筆記術介紹
為何要寫PDCA筆記術呢?有以下的優點:
短時間內就能找到改善問題的行動方式 自然而然就能釐清思緒 了解一天之內的行動或計劃問題點  從作者列舉的優點中,我找到閱讀這一本書的目標,藉由這本書來讓自己的產出更加有效率。如何讓PDCA轉動,其中有三個原則:

原則1:視覺化,只要能將PDCA視覺化,就能啟動循環。意思是,將自己想做的事情寫下來,只要有寫下來,成功的比率就高出很多。 原則2:模式化,運用商業模式轉動PDCA。利用複製的模式,輕易的往下展開。如同中央廚房的概念,不受到天氣、人員、心情的影響。 原則3:習慣化,讓轉動PDCA成為習慣。不要靠意志力,我們想要養成一個習慣,如何做到呢?就是讓時間與行為成為群組。決定好固定寫筆記的時間,利用雲端軟體讓筆記在不同的裝置隨時能夠出現。

PDCA筆記術製作方式
圖片來源:http://bit.ly/2k5TGHL 我希望這一本書能解決我的日常行動計劃,於書提出做筆記的方式,我重利用Evernote印象筆記設計自己的模版,同時也加入顏色,代表比較習慣於何時處理何事,以進行區別。

Evernote印象筆記更新表格的功能之後,讓人眼睛為之一亮,畫出來的質感與整體配色,讓人感覺很舒服,設計完每日的行動規畫表之後,寫下幾個工作的原則,讓自己可以依循,慢慢養成新習慣:
晚上睡前10分鐘,啟動明日的工作安排,作為一整天工作的結束。 早上0610再看是否要進行調整,但要空出30%緩衝時間。 每一個工作段落之後,利用二分鐘寫一下心得,不要等最後才寫。 中午休息過後,利用5分鐘,看是否有需要調整。 PDCA筆記術結合GTD時間管理法
書中後半部,作者提出讓PDCA高速運轉的GTD時間管理法,以這一個方法作為「入口控管工作」,讓PDCA筆記術與GTD時間管理法能於流程上進行…

閱讀《自宅創業聖經》

by蔡興正
低薪,讓人不知如何前進?除正職的工作之外,如何運用自己的專業、知識、技能,為自己創造更多的價值與產值?不坊開個小「外掛」,讓自己有超車的機會,不受限傳統的模式,另外走出一條路來…

開路需要是動腦 沒錢、沒才能、沒人脈,要如何開發另一條路,是危機也是契機,正因為什麼都沒有,因此必須動腦。

舉例,沒有錢的平谷與有存款二十萬的大洋,兩人都想利用網路來增加自己的價值。
平谷沒錢也沒有做網路的技術,所以使用免費且不需專業級技術的Google協作平台作為起步。
另一方面,大洋因為有錢,先到圖書館認真的進修半年,接著再委託專業人士,花了二十萬架設網站及部落格。
那麼,你認為哪一個人會率先成功呢?答案不一定,但從壓力角度來看,平谷早早就進入市場,不斷的調整網頁內容,再來是不用成本,只要有賺就是利潤,而大洋則需要處處受限於專業與成本的壓力,感覺日子難熬。

創造收入來源
如何來開啟「一人事業」,獲得金錢與自由呢?首先第一個問題是,請問你擁有幾個收入來源﹙Cash Point﹚呢?可以利用九宮的模式,來進行思考與盤點。
請問你有辦法全數填滿嗎?可能很多人會說,怎麼可能?一個是常態,可以填寫三個是不正常,更別說八個了?
如何來思考呢?就是將自己的興趣、經驗、強項進行轉換,對外自由地發佈自己的訊息,讓客戶說出「謝謝您!」,進而獲得金錢,想想看,從小到大的你,有哪些興趣?工作有什麼很棒的經驗與能力,可以進行轉換,相信就不難。

「一人事業」與「自由工作者」最大的差異,在於自由工作者需要迎合對方的要求,也就是接案型。而「一人事業」是更主動的提案型,主動出擊提供商品與服務販售。兩者都是自雇者,基礎雖然相同,情緒層面卻載然不同。

一人事業在不辭職的狀況之外,持續經營自己的事業,請不要設定今年要賺多少這種目標值,更重要的是自己是否擁有期待的感覺。

準備篇
* 商品就這樣打造:有商品才會有價值,也就是將自己的能力進行產出,才能進行販售。如何來思考,利用以下思考,輕鬆打造出24種不同商品,有沒有覺得可做的事情突然變很多呢? * 經營自我品牌:自己本身就是個「移動式廣告」,因此要善加的經營自己,將個人的能力、個性以及個人特質融為一體,並發揮個人的最大影響力。書中提及四個步驟,就是商用名稱→頭銜→宣傳口號→商號,這些都是經營個人品牌要注意的事項,更重要的是,記得準備好自己的作品集。

* 網路活用術:網路活用術方面,目前我們可以與人…

標註PDF學習講義的三個小工具

by 蔡興正
上課都會提供紙本講議,但每一次上完課之後,你會如何來處理這些講義,一般而言,不是被放在某一個角落裡,就是在資源回收區,因為實在不知如何處理它,更重要的時,想要用的時候,無法快速找到它,白白浪費這些資源。

因此只要上課完之後,我會盡量將紙本的講義,掃瞄成PDF檔案,以方便存查。隨著時代的演化,一些課程也開始提供電子講義。自己開設的課程,大部份是數位課程,因此,也開始與主辦單位、學員討論,能否提供電子講義,而不要再提供紙本。
一般而言,為了讓大家能用不同的裝置讀取,同時內容能夠被正確的顯示,PDF檔案格式就是最佳的選擇。那什麼是PDF呢?

PDF檔案的好處 可攜式文件格式(英語:Portable Document Format,簡稱PDF)是一種用獨立於應用程式、硬體、作業系統的方式呈現文件的檔案格式。PDF檔案格式在1990年代早期開發,用於分享包括文字格式和內建影像的文件,能跨平台操作,即使電腦平台完全不同,收件者亦無需適配相關或合用的應用軟體介面。

軟體介紹
PDF檔案格式檔可以滿足不同裝置讀取,但於編輯上就不像一般文書檔案容易編輯,學員想要在檔案中做筆記,就需要額外的軟體來搭配。分享個人於PDF檔案做筆記的三個小工具:
點選簡報說明三個工具﹙點我超連結﹚ MAC預覽程式:MAC內建的程式,利用它即可進行PDF檔案標註。只要將PDF檔案開啟,使用文字工具為 PDF 中的文字加入重點、底線和刪除線來進行重點標示,還可以將一些重點放大,這樣一來,您可以邊上課邊看筆記,順便完成學習筆記。

Evernote印象筆記:這一款數位軟體,相信有些學習夥伴很熟悉,除了於圖片上標示之外,也可以進行PDF檔案的標註。其中,個人喜歡標註的小工具,有箭頭,圖章,還有可以進行整份筆記的標註摘要,一看就知悉筆記的重點與位置,使用上也相當方便。 MAC系統:於PDF檔案上按右鍵,標註此PDF…Win系統:游標移到PDF 檔上,點擊 PDF 瀏覽工具上的「標註」按鈕(英文字母 'a’)KAMI線上系統:這是一個線上標註系統,最大的好處就是免安裝。我使用的原因在於它能Google 雲端硬碟結合,能直接開啟Google 雲端硬碟的PDF檔案,同時也可以回存,更重要的是,能夠同步編輯。我可以於筆記型電腦上開啟Google 雲端硬碟中的檔案,同時利用iPad開啟同樣的一個檔案進行編輯,不會產生衝突。如…