將工作計畫變成延展工作任務

如何將工作準時完成？一直是我費盡心思的問題，觀察一些前輩，明明手上有好幾個案子，應該和自己一樣忙的夥伴，總能每天在固定時間完成，還能巧妙安排時間，培養興趣，進行家務處理，不假他人之手。

還有能在繁忙課業中，找出空檔用於自己的興趣，成績還名列前茅的同學，這到底是怎麼回事？這些人真是超人？能夠一心多用，感覺真的是超好的。

你與我一樣羨慕他們有「多工」作業的能力嗎？閱讀《成功最關鍵的事》一書，才知悉原來這只是霧裡看花，這是我們對時間安排有重大的誤解！一心多用，能夠事事做得很好嗎？根據書上所述猶他大學一項研究，有一種人無論進行任何作業都不會降低效率，他們被稱為「Super Tasker」，但事實上擁有這項能力者，僅占總人口數二%，你若不是屬於這二%，就記得不要多工作業。

拿著放大鏡，細細觀察高效能職場人士，他們並不是多工作業，而是完成單一任務後，再繼續下一個單一任務，然後再下一個…，像這樣反覆進行。因為於短時間完成許多的工作，讓人誤以為他們是多工作業。

除此之外，我們總認為，大腦會挑簡單的先做。其實，從另一個面向來思考，是你的任務切得不夠細。若能切割至較小的任務，讓大腦認為這個很簡單，那麼，大腦自然不會拒絕你，你的工作也能順利展開。

為了讓工作計畫順利展開，需修煉排定任務的能力，其關鍵有二：

1. 合理的切割工作計畫﹙包含應變計畫﹚，直到看起來簡單﹙符合你的能力﹚。
2. 列出任務的先後順序，確保在時間內，集中精神每次處理單一任務。

這一篇文章，我們鎖定在第一個關鍵，我們經常將工作切割得不夠細緻，而間接造成專案上的延誤，讓大腦不斷超載，進而抗拒，即使用了強大的意志力，讓我們的大腦「就範」，也因為資料過於複雜，使得自己無法集中精神來進行工作的展開。

還記得，我們有分享這個例子嗎？要「為凱特規劃一個生日派對」，於過去的經驗中，我們立即產出三個想法：

1. 邀請朋友出席。
2. 詢問凱特喜歡什麼派對。
3. 買禮物送給她。

若你只是寫下這樣的工作任務，一樣無法執行，因為大腦無法進入心流，原因在於無法將工作一步到位的完成。因此，再重提一次，拆解工作，依據個人的能力，讓工作能夠一步到位的完成，才是一個好的計畫。

如何來拆解呢？這一次，我們運用心智圖的「關鍵字思考法」來對此詳加說明，心智圖運作的四個核心原則，第一個為關鍵字，若是將句子用關鍵字﹙ 指的是主要名詞、次要為動詞﹚進行拆解，留下思考的活口，謂之關鍵字思考法。

讓大家更為清楚任務的拆解，我將《待辦事項這樣列，工作當場完成一半》書中的案例，以心智圖法的方式來呈現，供大家參考，說明如下：

從上述這一張圖來看，原始的三個想法，我們放於原述中，因為想法無法一步到位，必需要想法拆解，拆解過程如下：

1. 將原述的句子，以動詞、名詞的方式，進行拆解。﹙黃底﹚
2. 逐一檢視，哪一個詞是問題的來源，以「邀請朋友出席」而言，問題是出現在「朋友」，不夠具體。
3. 將「朋友」加以外框，再拆解至下一層。
4. 若是要「邀請朋友出席」，需要先進行名單的擬定與最後名單確認。
5. 「邀請朋友出席」即產出兩項子任務，「 1.1擬定朋友名單」與「 1.2確認朋友名單」﹙綠底﹚。
6. 確認子任務，依據個人的能力，是否能一步到位，若可以則依務拆解完成。

這些細緻的過程，即能將工作任務進行合理的切割。於時間的安排上，我們可以規劃十五分鐘時間，進行「擬定朋友名單」，然後，休息2~3分鐘，再規劃十五分鐘時間，進行「確認朋友名單」，「邀請朋友出席」這個任務，約於三十分鐘內即可完成。短時間的集中精神進行工作處理與休息，每次集中精神處理一件任務，這是成功人士共同具有的特色，工作完成度才會一切順利。

為何說，若是不進行工作的切割，會造成大腦不斷的超載？美國心理學家米勒對於工作記憶提出的神奇數字七﹙7±2﹚，這個數字代表的是，大腦中工作記憶體一次能容納多少組塊。雖然，我們對大腦的運作模式還無法很確認，不過，多數心理學家確定的是，工作記憶能處理的資訊組塊數量有限，而且相當少。

若是資訊量過多，大腦則無法專注。然而，每一個任務都會用到主詞、動詞、受詞，每一個詞代表的是一個組塊，以「擬定朋友名單」為例，就代表三個工作記憶，若是我們不將「邀請朋友出席」進行拆解，大腦是在九個工作憶之下運作，一不小心就超載，難怪我們工作專心度無法集中。

有了工作拆解的能力，我們可以重新定義熟悉的六個字，專案-計畫-任務。我個人的定義，用上述的例子來進行說明：

• 專案：幾個計畫的總合。案例：為凱特規劃一個生日派對。
• 計畫：幾個任務的總合。案例：邀請朋友出席、詢問凱特喜歡什麼派對、買禮物送她。
• 任務：依能力進行拆解，一步到位為準標。案例：擬定朋友名單、確認朋友名單。

這樣大家對工作任務的拆解，不知是否有更進一步的想法與思考。

專案管理並不是一件容易的事，而且專案執行的過程中，常會有不如預期的事情發生，如何來強化應變力的思考呢？於《大腦減壓的子彈筆記術》中，提到任務拆解的四個面向，作者以任務為核心，展開四個方向：

上：我需要先做什麼？這個任務需要哪些前置行動？有哪些前置條件？
下：我能繼續做什麼？完成這個行動後？我還可以繼續採取哪些行動？
左：我還可以做什麼？這條路如果走不通，可以換成做什麼？
右：我還想要做什麼？這個任務我有沒有其他想要的成果？

作者提及一段話，並不是什麼任務都要用此四個面向，而是如果當你發現任務走不通、卡住、拖延，那麼可以從這四種方向裡面，去尋找一個方向，或是採用兩個、三個方向試試看，有沒有可能把行動拆解得更具體、更詳細以及更可能被執行?

運用這四個面向來自我提問，讓大腦重新再檢視工作任務的安排。先利用心智圖的關鍵字思考，再配合四個面向的提問，將這兩者進行工作任務排定時，前後思路的整合，或許是一個很好的工作方式。

如何妥善安排工作，切成最適規模的任務，自動完成好計畫，這個作法威力十足，不但能建立良好的自我覺察、工作時直覺的找出任務的最適規模，還能帶動心流的感覺。只要具備這項能力，當然能隨時把專案切割成符合自己工作記憶的任務。碰到沒遇過的工作專案時，只需要重複這些步驟即可。

巧妙安排時間人人想，但切割任務這一項技能，卻是隱藏在冰山之下，是工作準時背後看不見的手。短短的時間，因為任務切割得夠小而能專注，再也不用背負著壓力，強記所有資訊來完成工作，只要一步一步依循任務，你也能「同時」完成好多事，不是嗎？

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※ 首頁圖片 Photo by Bernard Hermant on Unsplash