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專案資訊整合至協作平台序曲-05


《Google工具輕鬆上手!專案管理不用怕》   

主動解決問題是職場升遷的必備的要件之一,若是覺得太難,或許可以從主動回去開始。專案主動的回報,是一件重要的事情,時代正在變化,回報的方式,也可以多元。

前一篇的例子中,凱文輕鬆的回報專案進度,與過去大家使用的傳統的Google Mail不同,這倒引起同事羅傑的好奇心。「你所謂的專案管理回報系統,能讓人看仔細嗎?什麼是Google協作平台,有聽過Google Mail、Google日曆…等,就是沒聽過這個玩意?」羅傑好奇的問。樂於分享的凱文,說明了什麼是Google協作平台。



協作平台可以用於建置網站,重點是無需網頁設計人員或是資訊人員的協助,就能輕鬆打造內部專案中心、對外公開網站。目前Google提供是新版協作平台,可以將所有檔案都儲存在 Google 雲端硬碟中,即能編輯協作平台及進行協作。設計完成之後,新版的協作平台是響應式設計,協作平台會自動調整大小,為使用者提供最佳使用體驗。

回到專案管理而言,專案的資訊來自四面八方,要持續追蹤小組時間表、專案資訊和資源等是相當耗時的一件事,整合變得很重要,建立一個單一的平台,找到專案小組的聯絡資訊、專案最新狀態、規劃藍圖、相關資源與其他資源。

那麼?什麼樣的專案資訊,要放於協作平台?協作平台要如何排版,與進行使用呢?我們就慢慢進一步來拆解與使用。


 

在還沒有開始使用Google協作平台之前,心中應要想法。如同寫作文一般,需要進行草稿設計。以下這個例子從草稿到數位化的例子,取自「人人都能上手的資訊圖表設計術」,左邊為草稿,右邊為成品。事前的準備,可以為數位化的工作節省不少的空間與時間。

先放下Google協作平台不談,一般而言,先來想想專案管理需要管理清單,要列入管理的有首先,會有專案的目標、公佈欄。第二、時程的管理,會有專案時程與共用日曆,過程中,我們也需要一些圖表 來掌控成本、工時統計以及組織表,最後,專案文件放置的位置也需要被定義。另外也有些專案可能有需要申請相關的技術文件與文具,我們也設計一些表單來進行流程的申請

有了清單之後要進行版面的配置,我們可以很快的用草圖將他設計出來,設計草圖的時候其實都是一些簡單的概念,只要進行一些示意圖的設計即可。如何來設計草圖呢?



每一個人專案背景經驗都不一樣,因為有些人會想看成本 有些人則會想到進度,就依自己的需求而定。興正分享自己的經驗。個人比較從資訊架構的角度來思考,如何來配置?有助於有控管專案,因此通常時間與成本對我而言,是重要,通常我會將時間放於最上面,接續才是成本,如此一來,Google協作平台的草圖的內容與上下位置配置,即能展開。

請您拿出筆與紙,將您腦中的想法畫下來不必太複雜,只用示意圖,只要能看懂即可,未開始進行Google協作平台之前,利用Google搜尋圖片,再利用Google簡報將圖片組合而成,草圖一下子就完成。

最後,介紹給您這一款APP-Goodnotes,這一款APP 它很適用來畫草圖,這是我個人非常慣用的工具。數位化方便我修修改改,同時也便於攜帶,創意總是想不到的地方出現。完成之後也可以將草稿,匯出至雲端硬碟或Evernote中,使用非常方便哦!您也可以試試看或是找其它類似的工具。

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個人年度計劃﹙職涯發展﹚ for 2020

5、4、3、2、1…新年快樂,新年新希望…﹙不變的台詞,變化的歲月﹚

「煙火好像沒有比從前好看,但還是不自覺地走過來。真希望明年能到世界各地去旅行,不再被一堆鳥事圍繞!!」看著煙火的Sandy,自然地脫口而出。「這不是跟去年一樣嗎?又是去旅行,S小姐,能點些別的嗎?」Sandy最要好朋友,一旁吐糟說…
旅行,不是許願就好,總是要做點什麼吧??每個人心中都有想做的事,只是有人經常想,有人只有在「特別節日想」,例如:12/31、或是生日時,有人費了很大的勁,也不太清楚自己要許什麼願望,因為想要的太多。

秋高氣爽的九月,公司會開始例行性進行一項計畫,就是設定明年目標。光是為公司想明年的目標,再加上今年底公司要檢討今年成果,早已有些焦頭爛額,再也找不出時間為自己想想,自己需要的是什麼?

每年都為達成公司的使命而努力,自己的願望清單早已深埋工作中,難道這是上班族無法扭轉的宿命嗎?回想起,就有些許不甘心,為何我變成現在這個樣子?

古有云:「你想什麼?就會去做什麼?然後經驗什麼?你就是什麼?」我們都希望明天的我,變得比今天更好更進步。期待未來的生活與過去不同,享有人生不同面貌,實踐自己的夢想。

夢想很大,有點摸不著頭緒,容易讓人感覺是混亂的,那倒不如從一個點出發。想要重整人生,或許年度計畫是一個不錯的起點。

如何來展開年度計畫呢?當我們覺得混亂的時候,擺脫方法超簡單,解法就在各位的手機上。當我們把玩著手機時,發現有點混亂時,會想到回到原始點,此時,會直覺按Home鍵。年度計畫也是一樣,要先找到一個起始點,按下Home鍵是一個不錯的方法。


年度計畫的Home鍵是什麼呢?其實,它是一個人生的參考點。探索人生參考點的方法有很多,推薦一個方法給大家,就是生命之輪。運用生命之輪的八個面向﹙分別為:工作、學習、家庭、健身、休閒、人脈、靈性、理財﹚進行反思,如同Home鍵,用來找到年度計畫的起始點。

生命之輪的操作方式為,將八個面向分為滿意度與時間配置。最滿意為10分,不滿意為0分。利用十分鐘的時間,就可以得出兩個輪子樣貌,不知您手上的形狀為何?是圓滑平衡?還是奇形怪狀?

完成之後,問問自己為何會有這樣分數?有什麼樣高峰經驗可以回想?從高峰經驗中獲得什麼?想要改善的是什麼?這就是年度畫的Home鍵,找到立足點,就知悉自己目前處境為何?依據這樣的結果來設定年度計畫,就會有所依據,進退之間能夠拿捏。

接續,開始構思年…

Evernote筆記進階搜尋技巧-07

《數位職人必備的超效知識管理術》 搜尋,是改變人類學習樣貌的兩個關鍵字。過去,是一個擁有知識為王的年代,有知識佔盡先機。但近年來,人們學習的方式產生很大的變化,在這個網路上幾乎什麼都查得到的年代,「補習」、「上課」似乎慢慢過時了。

Google認為,現代人需要的不是課程,而是「經驗值」。若要能快速吸收好的經驗值,自己也需要下一些功夫,需要有一些先備的知識。在自己打造的圖書館﹙Evernote﹚內搜尋,就是一個重要的起始點,若發現不足,再以這些知識為背景,向外去延伸與求助時,目標與範疇明確,進而漫遊於網路知識海時就不會迷失。
於Evernote中搜尋,廣義而言,個人總共分以下三種:
搜尋語法:利用關鍵字或是程式語法標籤記事:利用標籤,串接不同的「記事本」的「記事」記事內連結:利用「記事」內部超連結,變成一個知識網,如同大腦一樣,可以利用聯想找您需要的內容這一篇文章,將專注於第一種類別的介紹,讓大家知悉相關的語法。要於Evernote中搜尋,可以直接使用我們已學會搜尋技巧,不過,Evernote也有進階的語法﹙參考網址於最下方﹚,讓我們來嚐試應用,一起來操做。

關鍵字搜尋
於右上角搜尋的欄位中,鍵字您要搜尋的內容:
不確定需要的資料的位置時,想要擴大搜尋範圍:any: 專家 知識管理已確定需要的資料所含的關鍵字,想要縮小搜尋範圍:專家 知識管理﹙去除any: 這個語法﹚若記得「記事」的標題,可以直接搜尋標題:intitle:知識管理※小秘技:搜尋時可以加入 “知識管理"﹙雙引號﹚來找出完全符合這個詞組的「記事」,或是透過「 -專家 」在搜尋時排除有出現 “專家“ 關鍵字的「記事」。

利用時間搜尋找回憶
機器幫我們「快速」找資料,人類則賦予這些資料存在的「意義」,時間流是人重要的認知,運用對時間的概念加上語法來搜尋,可以如此來巧妙搭配應用:
想知道過去一週使用Evernote的狀況:created:week-1想知道過去一週完成哪些事情:reminderDoneTime:day-7﹙若要有結果,記事內含核取方塊且勾選完成之記事﹚想知道2017這一整年收集的資料:created:20170101 -created:20171231
強化資源應用的方法
書是我們最好的朋友,但很多時候,我們並未充份使用它。我將有關於書的「記事」,建立一則範本給記錄書籍用。書買來之後,利用「記事」範本來記錄…

主題文章-大腦的IPO

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