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閱讀《讓自己快速進化的PDCA筆記術》

by 蔡興正
PDCA是一套經常用在品質管理或改善業務流程,現在則成為不管任何業種、業態都耳熟能詳的商業用語,自己也很想嚐試,但總是找不到切入的點。閱讀《鬼速PDCA》之後,發現作者將這個方法用於思考目標落差時,思路變得非常清晰,因此我也用於年度計畫的專案管理上,果然就找出不少的問題。

若是要落實到每日的計畫中,這一本《讓自己快速進化的PDCA筆記術》給了自己不少想法。

書中提及,大家都知悉PDCA,但為何會轉不動呢?就是不知PDCA轉動方法,這句話引起不少我的好奇,進而閱讀。
PDCA筆記術介紹
為何要寫PDCA筆記術呢?有以下的優點:

  • 短時間內就能找到改善問題的行動方式 
  • 自然而然就能釐清思緒 
  • 了解一天之內的行動或計劃問題點 
從作者列舉的優點中,我找到閱讀這一本書的目標,藉由這本書來讓自己的產出更加有效率。如何讓PDCA轉動,其中有三個原則:

原則1:視覺化,只要能將PDCA視覺化,就能啟動循環。意思是,將自己想做的事情寫下來,只要有寫下來,成功的比率就高出很多。
原則2:模式化,運用商業模式轉動PDCA。利用複製的模式,輕易的往下展開。如同中央廚房的概念,不受到天氣、人員、心情的影響。
原則3:習慣化,讓轉動PDCA成為習慣。不要靠意志力,我們想要養成一個習慣,如何做到呢?就是讓時間與行為成為群組。決定好固定寫筆記的時間,利用雲端軟體讓筆記在不同的裝置隨時能夠出現。

PDCA筆記術製作方式
圖片來源:http://bit.ly/2k5TGHL
我希望這一本書能解決我的日常行動計劃,於書提出做筆記的方式,我重利用Evernote印象筆記設計自己的模版,同時也加入顏色,代表比較習慣於何時處理何事,以進行區別。

Evernote印象筆記更新表格的功能之後,讓人眼睛為之一亮,畫出來的質感與整體配色,讓人感覺很舒服,設計完每日的行動規畫表之後,寫下幾個工作的原則,讓自己可以依循,慢慢養成新習慣:
  1. 晚上睡前10分鐘,啟動明日的工作安排,作為一整天工作的結束。 
  2. 早上0610再看是否要進行調整,但要空出30%緩衝時間。 
  3. 每一個工作段落之後,利用二分鐘寫一下心得,不要等最後才寫。 
  4. 中午休息過後,利用5分鐘,看是否有需要調整。 
PDCA筆記術結合GTD時間管理法
書中後半部,作者提出讓PDCA高速運轉的GTD時間管理法,以這一個方法作為「入口控管工作」,讓PDCA筆記術與GTD時間管理法能於流程上進行整合,這正是我想要的。

關於GTD時間管理法的用途在於決定是否接收工作,工作下一步要如何處理?依據該流程,若決定是要由自己完成時,就填入PDCA的計畫表中。這樣整日的工作流程,慢慢就會受到管理,自己也有一個架構可以依循。

開始改變日常工作模式之後,這一週發現,自己有許多要改善的之處,利用PDCA的自我反饋機制,每一個小段時間,就能提醒自己,效果十分顯著。

最後,書中還分享兩個提高生產效能的提問框架:
提問❶:是否可以複製?這是一個重要的提問,我們總是浪費許多時間在不必要細節上,將自己工作流程寫清楚,將來除了可以交接給他人之外,自己想要進一步改善時也有所依循。

提問❷:可否更簡單?這句話,讓人立即想到賈伯斯,Apple系列產品讓我著迷的關鍵,就是直覺式的操作,不複雜品質超好。如何來更簡單,有效的方法共有三點:
  1. 為了誰?為了什麼?不要急著要完成工作,而是應從這個問題著手,自然就會看見哪些該刪除?哪些該留下來的? 
  2. 看我這裡!完成一份的工作時,能否說出這句話,代表工作簡單,有重點,而不是看看這個或那個。 
  3. 是否能做出行動建議?明確產出來行動方案,是一個重要評估點,因為夠明確,自然你的價值也能夠直接提升。 
時代的演化,我們不斷接受新的方法來改變自己。大前研一說,改變自己有三種方法:
  • 改變時間的分配方式 
  • 改變居住場所 
  • 改變來往的對象 
還有,最「沒有」意義的做法,就是下定決心改變自己,去實現一個新的目標。重點不在於「下定決心」,而是付諸行動,就讓我們用PDCA筆記術來轉動自己吧!
分享給您,若您覺得這篇文章對您有幫助,也希望您分享給其他人!一起轉動美好的人生…

※Key關鍵字:PDCA cycle 筆記術 GTD時間管理法 Evernote 印象筆記
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by蔡興正
低薪,讓人不知如何前進?除正職的工作之外,如何運用自己的專業、知識、技能,為自己創造更多的價值與產值?不坊開個小「外掛」,讓自己有超車的機會,不受限傳統的模式,另外走出一條路來…

開路需要是動腦 沒錢、沒才能、沒人脈,要如何開發另一條路,是危機也是契機,正因為什麼都沒有,因此必須動腦。

舉例,沒有錢的平谷與有存款二十萬的大洋,兩人都想利用網路來增加自己的價值。
平谷沒錢也沒有做網路的技術,所以使用免費且不需專業級技術的Google協作平台作為起步。
另一方面,大洋因為有錢,先到圖書館認真的進修半年,接著再委託專業人士,花了二十萬架設網站及部落格。
那麼,你認為哪一個人會率先成功呢?答案不一定,但從壓力角度來看,平谷早早就進入市場,不斷的調整網頁內容,再來是不用成本,只要有賺就是利潤,而大洋則需要處處受限於專業與成本的壓力,感覺日子難熬。

創造收入來源
如何來開啟「一人事業」,獲得金錢與自由呢?首先第一個問題是,請問你擁有幾個收入來源﹙Cash Point﹚呢?可以利用九宮的模式,來進行思考與盤點。
請問你有辦法全數填滿嗎?可能很多人會說,怎麼可能?一個是常態,可以填寫三個是不正常,更別說八個了?
如何來思考呢?就是將自己的興趣、經驗、強項進行轉換,對外自由地發佈自己的訊息,讓客戶說出「謝謝您!」,進而獲得金錢,想想看,從小到大的你,有哪些興趣?工作有什麼很棒的經驗與能力,可以進行轉換,相信就不難。

「一人事業」與「自由工作者」最大的差異,在於自由工作者需要迎合對方的要求,也就是接案型。而「一人事業」是更主動的提案型,主動出擊提供商品與服務販售。兩者都是自雇者,基礎雖然相同,情緒層面卻載然不同。

一人事業在不辭職的狀況之外,持續經營自己的事業,請不要設定今年要賺多少這種目標值,更重要的是自己是否擁有期待的感覺。

準備篇
* 商品就這樣打造:有商品才會有價值,也就是將自己的能力進行產出,才能進行販售。如何來思考,利用以下思考,輕鬆打造出24種不同商品,有沒有覺得可做的事情突然變很多呢? * 經營自我品牌:自己本身就是個「移動式廣告」,因此要善加的經營自己,將個人的能力、個性以及個人特質融為一體,並發揮個人的最大影響力。書中提及四個步驟,就是商用名稱→頭銜→宣傳口號→商號,這些都是經營個人品牌要注意的事項,更重要的是,記得準備好自己的作品集。

* 網路活用術:網路活用術方面,目前我們可以與人…

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